Pourquoi utiliser un sous-domaine d'envoi ?
Un sous-domaine d'envoi est un nom distinct sous votre domaine principal, par exemple news.votreentreprise.be ou mail.votreentreprise.be, depuis lequel vous envoyez votre courrier automatique ou commercial au lieu de le faire directement depuis votreentreprise.be. On l'utilise parce que la réputation tient en partie au domaine d'envoi : si une campagne tourne mal, c'est le sous-domaine qui en pâtit, et non le courrier avec lequel vous correspondez chaque jour avec clients et fournisseurs.
Pourquoi la réputation se compte par domaine
Les fournisseurs destinataires suivent, pour chaque domaine d'envoi, la réaction de leurs utilisateurs : ouvrir, ignorer, supprimer, signaler comme spam. Cet historique détermine en partie où atterrit votre prochain message. Si vous envoyez tout depuis un seul domaine, vos devis, vos factures et votre newsletter partagent une seule et même réputation. Une seule promotion mal calibrée vers une vieille liste coûte alors aussi le courrier de votre comptabilité. Avec un sous-domaine, chaque type de courrier construit son propre historique, et les dégâts restent là où ils doivent rester.
La configuration type
Trois niveaux, chacun avec son rôle :
- Le domaine principal (votreentreprise.be) pour la correspondance personnelle : le courrier que des humains écrivent et auquel ils répondent.
- Un sous-domaine pour le transactionnel (par exemple mail.votreentreprise.be) pour les confirmations de commande, réinitialisations de mot de passe, factures et notifications. Du courrier qui doit arriver, et qui est rarement signalé.
- Un sous-domaine pour les campagnes (par exemple news.votreentreprise.be) pour les newsletters et promotions. Du courrier avec un risque de plainte plus élevé.
Ainsi, une campagne ne peut pas entraîner vos confirmations de commande, et un formulaire de contact piraté ne peut pas contaminer votre newsletter. Ce que recouvre exactement la distinction entre ces deux types de courrier est expliqué sur la page e-mail transactionnel.
Un exemple concret
Un grossiste envoie chaque mois une promotion à vingt mille adresses et chaque jour quelques centaines de confirmations de commande et de factures. Tout part du domaine principal. Après une promotion vers une liste mal entretenue, la livraison chute chez un grand fournisseur, et la semaine suivante des clients signalent que les factures arrivent en indésirables. Si la promotion était partie de news.grossiste.be, ce fournisseur n'aurait pénalisé que ce sous-domaine et les factures seraient arrivées normalement.
Ce que cela ne résout pas
Une mauvaise liste reste une mauvaise liste. Le sous-domaine déplace le problème dans une pièce séparée, mais le problème lui-même subsiste. Et la réputation de votre domaine principal compte toujours : les fournisseurs voient bien que news.votreentreprise.be appartient à votreentreprise.be. C'est une séparation, pas une échappatoire. Qui utilise un sous-domaine pour masquer un comportement de spammeur découvre vite que cela ne marche pas.
Les points d'attention
- Chaque sous-domaine a besoin de ses propres réglages SPF, DKIM et DMARC. Les enregistrements du domaine principal ne s'appliquent pas automatiquement au sous-domaine. Ce qu'il faut placer dans le DNS par domaine est expliqué sur la page SPF, DKIM et DMARC.
- Chaque sous-domaine doit être réchauffé séparément. Un nouveau sous-domaine démarre sans historique. Basculer le lundi et envoyer la newsletter complète le mardi, c'est exactement ce qu'il ne faut pas faire.
- Choisissez un nom qui inspire confiance. « news », « mail », « info » ou « shop » sont reconnaissables. Des noms cryptiques comme « mta3 » ou « srv-out » ressemblent à du phishing pour le lecteur.
- L'adresse de réponse peut rester sur le domaine principal. Qui répond à votre newsletter arrive alors simplement chez votre équipe.
- Les plateformes d'envoi facturent généralement par domaine d'envoi. Chaque sous-domaine compte alors comme un domaine ; le fonctionnement chez 2Mail est décrit sur la page des tarifs.
Comment reconnaître qu'il vous en faut un
Vos factures ou confirmations arrivent moins bien la semaine qui suit chaque grande campagne. Ou l'inverse : vous n'osez plus envoyer de campagne par crainte pour votre courrier quotidien. Les deux signalent que deux types de courrier sont trop proches l'un de l'autre.
Pour qui c'est superflu
Si vous envoyez quelques centaines de messages par mois depuis un seul domaine, et surtout de la correspondance personnelle, cette séparation apporte peu. Les enregistrements DNS supplémentaires et le réchauffement coûtent plus qu'ils ne rapportent. La séparation commence à compter dès que marketing et courrier système tournent tous deux à un volume sérieux, ou dès que plusieurs systèmes envoient en votre nom.
Questions fréquentes
Le destinataire voit-il la différence ?
À peine. Le nom d'expéditeur reste votre marque ; seule l'adresse derrière le nom passe de info@votreentreprise.be à info@news.votreentreprise.be. La plupart des lecteurs ne le remarquent pas.
Puis-je utiliser un tout autre domaine à la place d'un sous-domaine ?
C'est possible, mais moins bon. Un domaine séparé comme votreentreprise-news.be n'a aucun lien avec votre marque et paraît plus suspect aux filtres comme aux lecteurs. Un sous-domaine hérite d'une partie de la confiance du domaine principal.
Faut-il un sous-domaine par application ?
Non. Un par type de courrier suffit. Plusieurs applications qui envoient du courrier transactionnel partagent le même sous-domaine, chacune avec son propre identifiant SMTP pour pouvoir la suivre et la révoquer séparément.