Accord de traitement des données pour vos envois d'e-mails via 2Mail
Un accord de traitement des données est le contrat que le RGPD (article 28) exige dès qu'un tiers traite des données personnelles pour votre compte. Si vous envoyez des e-mails via 2Mail, JAAN bv traite les adresses et le contenu de vos messages sur vos instructions : vous êtes responsable du traitement, JAAN bv est sous-traitant. L'accord de traitement de 2Mail fixe par écrit cette répartition des rôles et les engagements qui l'accompagnent, et il est disponible sur demande.
Cette page explique ce que contient l'accord, comment le demander et ce qu'il vous reste à régler vous-même. Elle est une explication ; seul l'accord signé fait foi.
Ce qu'est un accord de traitement et pourquoi il vous en faut un
Chaque e-mail que vous envoyez contient des données personnelles : au moins une adresse e-mail, souvent un nom, un numéro de commande ou un montant de facture. Dès que ces données transitent par le service d'une autre entreprise, cette entreprise est un sous-traitant au sens du RGPD. L'article 28 vous impose alors un contrat écrit qui fixe ce que le sous-traitant peut faire des données, comment il les protège et ce qu'il advient à la fin de la collaboration.
Cela vaut aussi bien pour une boutique en ligne qui envoie des confirmations de commande que pour une association avec une newsletter mensuelle. Sans accord de traitement, vous ne pouvez pas démontrer, lors d'un contrôle ou d'une plainte, que vous avez correctement engagé votre sous-traitant — et ce manquement vous est imputable en tant que responsable, pas au sous-traitant.
Vous : responsable du traitement
Vous décidez pourquoi et à qui vous écrivez, quelles données figurent dans vos messages et combien de temps vous conservez vos listes. Vous assurez la base légale (consentement ou relation client) et répondez aux demandes des personnes concernées.
JAAN bv : sous-traitant
JAAN bv traite les données uniquement pour envoyer, remettre et journaliser vos e-mails et afficher les statistiques que vous voyez dans le tableau de bord. Jamais pour ses propres finalités, et uniquement selon vos instructions.
Ce que règle l'accord de traitement de 2Mail
L'accord suit la structure prescrite par l'article 28 du RGPD. Voici ses huit volets, en langage courant.
Objet et durée
Le traitement couvre l'envoi d'e-mails via le relais SMTP, l'API et la gestion de campagnes, pour la durée de votre abonnement 2Mail.
Nature et finalité
Envoyer, remettre, journaliser les remises et les bounces, et tenir les statistiques d'ouverture et de clic — uniquement pour que vous puissiez suivre vos envois.
Catégories de données et de personnes concernées
Adresses e-mail, noms et contenu de vos messages ; les personnes concernées sont vos clients, abonnés, membres ou utilisateurs. Vous complétez ce qui s'applique à votre situation.
Mesures de sécurité
Traitement sur les serveurs propres de JAAN bv en Belgique, connexions chiffrées (TLS), accès séparé par application et surveillance 24h/24. La liste complète figure en annexe de l'accord.
Sous-traitants ultérieurs
Un nouveau sous-traitant ultérieur n'est engagé qu'après notification, afin que vous puissiez vous y opposer. La liste à jour fait partie de l'accord.
Assistance en cas de demande ou de violation
En cas de demande d'une personne concernée ou de violation de données, JAAN bv vous fournit les informations nécessaires pour réagir dans le délai légal. Une violation vous est notifiée sans retard injustifié.
Restitution ou suppression à la fin
Au terme du contrat, vos données sont, à votre choix, restituées ou supprimées, sauf obligation légale de conservation. La durée de conservation des logs est précisée dans l'accord.
Audit
Vous avez le droit de vérifier le respect de l'accord et JAAN bv y prête son concours, d'une manière qui ne perturbe pas le service aux autres clients.
Comment demander l'accord de traitement
Quatre étapes, sans service juridique. Comptez quelques jours ouvrables entre la demande et l'exemplaire signé.
Demandez-le via le formulaire de contact
Indiquez votre raison sociale, votre numéro de TVA et l'adresse e-mail de la personne habilitée à signer. Si vous n'êtes pas encore client, précisez-le : vous pouvez consulter le texte au préalable.
Vous recevez l'accord par e-mail
Vous recevez le texte avec ses annexes (mesures de sécurité et sous-traitants ultérieurs) sous forme de document. Relisez surtout les catégories de données et complétez ce qui est propre à votre organisation.
Posez vos questions avant de signer
Une clause vous semble floue ? Appelez le +32 9 328 03 83 ou répondez à l'e-mail. Des adaptations sont envisageables tant qu'elles respectent l'essentiel de l'article 28.
Signez et conservez votre exemplaire
Signez, renvoyez et conservez l'exemplaire signé par les deux parties avec votre registre des traitements. En cas de contrôle, c'est ce document qu'on vous demandera.
Ce qu'il vous reste à régler vous-même
Un accord de traitement couvre le sous-traitant. Ces points restent de votre responsabilité en tant que responsable du traitement — et vous en avez besoin pour compléter correctement l'accord.
Vous hésitez sur la base légale d'un mailing donné ? C'est votre DPO ou votre conseiller juridique qui y répond. JAAN bv peut expliquer le fonctionnement de la plateforme, mais ne se prononce pas sur votre traitement.
Pourquoi cela reste simple chez 2Mail
Parce que l'envoi, le stockage, la journalisation et le support sont assurés par JAAN bv, sur ses propres serveurs en Belgique, la chaîne reste courte : un sous-traitant, un pays, un interlocuteur. L'accord en est plus court et votre registre des traitements plus lisible.