Auftragsverarbeitungsvertrag für Ihren E-Mail-Versand über 2Mail
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist der Vertrag, den die DSGVO (Artikel 28) verlangt, sobald eine andere Partei personenbezogene Daten für Sie verarbeitet. Senden Sie E-Mails über 2Mail, verarbeitet JAAN bv die Adressen und den Inhalt Ihrer Nachrichten in Ihrem Auftrag: Sie sind Verantwortlicher, JAAN bv ist Auftragsverarbeiter. Der 2Mail-Auftragsverarbeitungsvertrag hält diese Rollenverteilung und die dazugehörigen Vereinbarungen schriftlich fest und ist auf Anfrage verfügbar.
Auf dieser Seite lesen Sie, was im Vertrag steht, wie Sie ihn anfordern und was Sie darüber hinaus selbst regeln. Die Seite ist eine Erläuterung; nur der unterzeichnete Vertrag ist verbindlich.
Was ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist und warum Sie einen brauchen
Jede E-Mail, die Sie senden, enthält personenbezogene Daten: mindestens eine E-Mail-Adresse, oft auch einen Namen, eine Bestellnummer oder einen Rechnungsbetrag. Sobald diese Daten über einen Dienst eines anderen Unternehmens laufen, ist dieses Unternehmen ein Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Artikel 28 verpflichtet Sie dann zu einem schriftlichen Vertrag, der festlegt, was der Auftragsverarbeiter mit den Daten tun darf, wie er sie schützt und was passiert, wenn die Zusammenarbeit endet.
Das gilt für einen Onlineshop, der Bestellbestätigungen sendet, genauso wie für einen Verein mit einem monatlichen Newsletter. Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag können Sie bei einer Kontrolle oder einer Beschwerde nicht nachweisen, dass Sie Ihren Auftragsverarbeiter korrekt eingebunden haben — und das ist ein Versäumnis von Ihnen als Verantwortlichem, nicht des Auftragsverarbeiters.
Sie: Verantwortlicher
Sie bestimmen, warum und an wen Sie mailen, welche Daten enthalten sind und wie lange Sie Ihre Listen aufbewahren. Sie sorgen für die Rechtsgrundlage (Einwilligung oder Kundenbeziehung) und beantworten die Anfragen der betroffenen Personen.
JAAN bv: Auftragsverarbeiter
JAAN bv verarbeitet die Daten ausschließlich, um Ihre E-Mails zu senden, zuzustellen, zu protokollieren und die Statistiken anzuzeigen, die Sie im Dashboard sehen. Nicht für eigene Zwecke, und nur nach Ihren Weisungen.
Was der 2Mail-Auftragsverarbeitungsvertrag regelt
Der Vertrag folgt dem Aufbau, den Artikel 28 DSGVO vorschreibt. Das sind die acht Bestandteile, in einfacher Sprache.
Gegenstand und Dauer
Die Verarbeitung umfasst den Versand von E-Mails über das SMTP-Relay, die API und die Kampagnenverwaltung, für die Laufzeit Ihres 2Mail-Abonnements.
Art und Zweck
Senden, Zustellen, Protokollieren von Zustellungen und Bounces sowie das Erfassen von Öffnungs- und Klickstatistiken — ausschließlich damit Sie Ihren Versand nachverfolgen können.
Kategorien von Daten und betroffenen Personen
E-Mail-Adressen, Namen und der Inhalt Ihrer Nachrichten; betroffene Personen sind Ihre Kunden, Abonnenten, Mitglieder oder Nutzer. Sie ergänzen selbst, was auf Ihre Situation zutrifft.
Sicherheitsmaßnahmen
Verarbeitung auf eigenen Servern von JAAN bv in Belgien, verschlüsselte Verbindungen (TLS), separater Zugang pro Anwendung und 24/7-Monitoring. Die vollständige Liste liegt dem Vertrag als Anlage bei.
Unterauftragsverarbeiter
Ein neuer Unterauftragsverarbeiter wird nur mit Mitteilung an Sie eingebunden, sodass Sie Einspruch erheben können. Die aktuelle Liste ist Bestandteil des Vertrags.
Unterstützung bei Anfragen und Datenpannen
Bei einer Anfrage einer betroffenen Person oder bei einer Datenpanne liefert JAAN bv die Informationen, die Sie benötigen, um innerhalb der gesetzlichen Frist zu reagieren. Eine Datenpanne melden wir Ihnen ohne unangemessene Verzögerung.
Rückgabe oder Löschung bei Beendigung
Nach Ablauf werden Ihre Daten nach Ihrer Wahl zurückgegeben oder gelöscht, außer wo eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt. Die Aufbewahrungsfrist der Logs steht im Vertrag.
Audit
Sie haben das Recht, die Einhaltung zu überprüfen, und JAAN bv wirkt daran mit, auf eine Weise, die die Dienstleistung für andere Kunden nicht beeinträchtigt.
So fordern Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag an
Vier Schritte, keine Rechtsabteilung nötig. Rechnen Sie mit einigen Werktagen zwischen der Anfrage und dem unterzeichneten Exemplar.
Fordern Sie ihn über das Kontaktformular an
Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre MwSt.-Nummer und die E-Mail-Adresse der unterschriftsberechtigten Person an. Sind Sie noch kein Kunde, erwähnen Sie das: Sie dürfen den Text vorab einsehen.
Sie erhalten den Vertrag per E-Mail
Sie bekommen den Text mit den Anlagen (Sicherheitsmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter) als Dokument. Lesen Sie vor allem die Datenkategorien durch und ergänzen Sie, was für Ihre Organisation besonders ist.
Stellen Sie Ihre Fragen, bevor Sie unterschreiben
Unklar, was eine Klausel für Sie bedeutet? Rufen Sie +32 9 328 03 83 an oder antworten Sie auf die E-Mail. Anpassungen sind verhandelbar, solange sie den Kern von Artikel 28 respektieren.
Unterzeichnen und Ihr Exemplar aufbewahren
Unterzeichnen, zurücksenden und das von beiden Parteien unterzeichnete Exemplar bei Ihrem Verarbeitungsverzeichnis aufbewahren. Bei einer Kontrolle ist das das Dokument, nach dem gefragt wird.
Was Sie darüber hinaus selbst regeln
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag deckt den Auftragsverarbeiter ab. Diese Punkte bleiben Ihre Verantwortung als Verantwortlicher — und Sie brauchen sie, um den Vertrag korrekt auszufüllen.
Unsicher, welche Rechtsgrundlage für ein bestimmtes Mailing gilt? Diese Frage beantwortet Ihr Datenschutzbeauftragter oder Rechtsberater. JAAN bv kann erklären, wie die Plattform funktioniert, urteilt aber nicht über Ihre Verarbeitung.
Warum das bei 2Mail kurz bleibt
Weil Versand, Speicherung, Logging und Support bei JAAN bv selbst liegen, auf eigenen Servern in Belgien, bleibt die Kette kurz: ein Auftragsverarbeiter, ein Land, ein Ansprechpartner. Das macht den Vertrag kürzer und Ihr Verarbeitungsverzeichnis übersichtlicher.