E-Mail-Kontaktverwaltung: eine Liste, die sauber bleibt
Kontaktverwaltung in 2Mail bedeutet, dass Sie Ihre Adressen importieren, bereinigen und in Listen und Segmente einordnen, während die Plattform Bounces und Abmeldungen automatisch verarbeitet. So senden Sie nur an Adressen, die existieren und Sie empfangen dürfen, und die Reputation Ihrer Domain bleibt intakt.
Eine gute Kampagne beginnt nicht bei der Vorlage, sondern bei der Liste. Diese Seite zeigt, wie Sie Kontakte hereinholen, wie 2Mail sie sauber hält und was die DSGVO von Ihnen verlangt.
Was Sie mit Kontakten und Listen tun
Vier Handlungen, die Sie im Dashboard ausführen, vom ersten Import bis zu dem Tag, an dem ein Kunde seine Daten anfragt.
Aus einer Datei importieren
Sie laden Ihre Adressen als CSV-Datei hoch, zum Beispiel einen Export aus Ihrem Onlineshop, Ihrem CRM oder Ihrer Rechnungssoftware. Neben der E-Mail-Adresse übernehmen Sie die Felder, die Sie später brauchen: Name, Sprache, Kundentyp, letzte Bestellung. Diese Felder bilden später die Grundlage für Ihre Segmente.
Einwilligung festhalten
Speichern Sie pro Kontakt, wann und wo die Einwilligung gegeben wurde: das Formular, das Datum, die IP-Adresse oder die Bestellnummer. Diesen Nachweis brauchen Sie, wenn jemand fragt, warum er Ihren Newsletter erhält. Nehmen Sie ihn in den Import auf oder ergänzen Sie ihn im Dashboard.
Duplikate und ungültige Adressen bereinigen
Eine Liste aus mehreren Quellen enthält immer Duplikate und Tippfehler: ein fehlender Punkt, eine falsche Domain, ein Leerzeichen zu viel. Prüfen Sie den Import auf ungültige Adressen und doppelte Einträge, bevor Sie senden. Jede fehlerhafte Adresse ist ein Bounce, den Sie selbst hätten vermeiden können.
Exportieren, wann Sie wollen
Ihre Kontakte bleiben Ihre. Sie exportieren eine Liste oder ein Segment als CSV, um sie mit Ihrem CRM zu synchronisieren, für ein Audit oder um zu wechseln. Abgemeldete und gebouncte Adressen bleiben erkennbar, damit Sie sie nicht versehentlich erneut importieren.
Listenhygiene, die von selbst passiert
Die Pflege, die die meiste Zeit kostet, übernimmt 2Mail für Sie. Bounces und Abmeldungen gehen automatisch ein und werden sofort auf die Kontakte angewendet, ohne dass Sie eine Datei herunterladen und wieder hochladen müssen.
Warum das zählt: Postfächer bewerten Ihre Domain anhand dessen, was Sie ihnen senden. Mailen Sie weiter an Adressen, die nicht existieren oder sich abgemeldet haben, sinkt die Reputation Ihrer Domain — und das spüren auch Ihre Bestellbestätigungen und Rechnungen.
Listen und Segmente
Eine Liste ist eine Sammlung von Kontakten mit gemeinsamer Quelle oder gemeinsamem Ziel: Newsletter-Abonnenten, Kunden des Onlineshops, Teilnehmer einer Veranstaltung. Ein Segment ist eine Auswahl innerhalb einer solchen Liste anhand der Felder, die Sie mitgegeben haben: Sprache, Kundentyp, letzte Bestellung oder das Verhalten in früheren Kampagnen.
Segmentierung ist der einfachste Weg, relevanter zu mailen und weniger Abmeldungen zu bekommen. Wie Sie Segmente aufbauen und welche Kriterien in der Praxis funktionieren, lesen Sie auf der eigenen Seite zur Listensegmentierung.
Kontakte gemäß DSGVO verwalten
Eine E-Mail-Adresse ist ein personenbezogenes Datum. Das legt Ihnen vier Pflichten auf, und für jede davon bietet die Kontaktverwaltung eine praktische Lösung.
Aufbewahrungsfrist
Bewahren Sie Kontakte nicht länger auf, als für den Zweck nötig ist, zu dem Sie sie gesammelt haben. Legen Sie eine Frist fest, zum Beispiel für Abonnenten, die zwei Jahre lang nichts geöffnet haben, und räumen Sie regelmäßig auf. Eine kleinere, aktive Liste liefert zudem bessere Ergebnisse.
Anfragen von Betroffenen
Jemand darf fragen, welche Daten Sie über ihn haben, sie korrigieren oder löschen lassen. Suchen Sie den Kontakt im Dashboard, exportieren oder löschen Sie ihn und notieren Sie das Datum. Sie müssen innerhalb eines Monats antworten.
Rechtsgrundlage und Nachweis
Für einen Newsletter brauchen Sie eine Einwilligung, für eine Bestellbestätigung nicht. Halten Sie pro Liste fest, auf welcher Grundlage Sie mailen, und speichern Sie den Opt-in-Nachweis beim Kontakt, damit Sie ihn bei einer Frage oder Prüfung sofort vorlegen können.
Auftragsverarbeiter innerhalb der EU
2Mail verarbeitet und speichert Ihre Kontakte auf eigenen Servern in Belgien. Sie bleiben Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist auf Anfrage erhältlich.
Vom Import bis zum ersten Versand in vier Schritten
So übertragen Sie eine bestehende Adressliste sicher zu 2Mail, ohne Ihre Reputation in der ersten Woche aufs Spiel zu setzen.
Exportieren und bereinigen Sie Ihre aktuelle Liste
Holen Sie die Adressen aus Ihrem Onlineshop, CRM oder Ihrer bisherigen Plattform als CSV. Entfernen Sie Duplikate und offensichtliche Fehler und legen Sie Adressen, die dort bereits gebounced oder abgemeldet waren, beiseite. Die importieren Sie nicht.
Importieren Sie mit den Feldern, die Sie brauchen
Laden Sie die Datei im Dashboard hoch und ordnen Sie die Spalten zu: E-Mail-Adresse, Name, Sprache und die Einwilligungsdaten. Je mehr brauchbare Felder Sie übernehmen, desto feiner können Sie später segmentieren.
Prüfen Sie Ihre Domain und Authentifizierung
Richten Sie SPF, DKIM und DMARC vom Dashboard aus ein, bevor Sie zum ersten Mal senden. Ohne Authentifizierung landet selbst eine perfekte Liste im Spam-Ordner. Beim Start prüfen wir das gemeinsam mit Ihnen.
Senden Sie zuerst an ein kleines, aktives Segment
Wählen Sie Ihre engagiertesten Kontakte für die erste Kampagne, zum Beispiel wer in den letzten Monaten bestellt hat. Sehen Sie sich Bounces und Beschwerden in den Statistiken an und erhöhen Sie das Volumen erst, wenn diese niedrig bleiben.