E-Mail-Kontaktverwaltung: eine Liste, die sauber bleibt
Kontaktverwaltung in 2Mail bedeutet, dass Sie Ihre Adressen importieren, bereinigen und in Gruppen einordnen, während die Plattform Bounces und Abmeldungen automatisch verarbeitet. So senden Sie nur an Adressen, die existieren und Sie empfangen dürfen, und die Reputation Ihrer Domain bleibt intakt.
Eine gute Kampagne beginnt nicht bei der Vorlage, sondern bei der Liste. Diese Seite zeigt, wie Sie Kontakte hereinholen, wie 2Mail sie sauber hält und was die DSGVO von Ihnen verlangt.
Was Sie mit Kontakten und Listen tun
Vier Handlungen, die Sie im Dashboard ausführen, vom ersten Import bis zum Log darüber, wer sich abgemeldet hat.
Aus einer Datei importieren
Sie laden Ihre Adressen als CSV-, TSV- oder Excel-Datei hoch, zum Beispiel einen Export aus Ihrem Onlineshop, Ihrem CRM oder Ihrer Rechnungssoftware. 2Mail erkennt die Spalten automatisch, auch mit niederländischen Spaltennamen, und zeigt eine Vorschau der ersten Zeilen; bei Bedarf ordnen Sie eine Spalte von Hand zu. Neben der E-Mail-Adresse übernehmen Sie Vorname, Nachname, Unternehmen, Telefon und Sprache. Diese Felder nutzen Sie später als Merge-Tags in Ihrem Template und in der Betreffzeile.
Einwilligung: Der Nachweis bleibt bei der Quelle
Notieren Sie pro Kontakt, wann und wo die Einwilligung gegeben wurde: das Formular, das Datum, die IP-Adresse oder die Bestellnummer. Diesen Nachweis bewahren Sie in dem System auf, in dem die Anmeldung stattfand, etwa in Ihrem Onlineshop, Ihrem CRM oder Ihrem Formular-Tool; an 2Mail gehen nur die Kontaktfelder. Sie brauchen ihn, wenn jemand fragt, warum er Ihren Newsletter erhält.
Duplikate und ungültige Adressen bereinigen
Eine Liste aus mehreren Quellen enthält immer Duplikate und Tippfehler: ein fehlender Punkt, eine falsche Domain, ein Leerzeichen zu viel. Beim Import validiert 2Mail die E-Mail-Adresse jeder Zeile, und doppelte Adressen werden zusammengeführt. Adressen, die anderswo bereits gebounced oder abgemeldet waren, nehmen Sie am besten selbst aus der Datei: Jede fehlerhafte Adresse ist ein Bounce, den Sie hätten vermeiden können.
Abmelde-Log mit CSV-Export
Jede Abmeldung landet in einem Log mit Datum, IP-Adresse, Kampagne und Gruppen. Sie durchsuchen dieses Log und exportieren es als CSV, zum Beispiel um die Abmeldungen auch in Ihrem CRM oder Onlineshop zu verarbeiten. In der Kontaktübersicht bleiben abgemeldete und gebouncte Kontakte an ihrem Status erkennbar.
Listenhygiene, die von selbst passiert
Die Pflege, die die meiste Zeit kostet, übernimmt 2Mail für Sie. Bounces und Abmeldungen gehen automatisch ein und werden sofort auf die Kontakte angewendet, ohne dass Sie eine Datei herunterladen und wieder hochladen müssen.
Warum das zählt: Postfächer bewerten Ihre Domain anhand dessen, was Sie ihnen senden. Mailen Sie weiter an Adressen, die nicht existieren oder sich abgemeldet haben, sinkt die Reputation Ihrer Domain — und das spüren auch Ihre Bestellbestätigungen und Rechnungen.
Gruppen: So segmentieren Sie Ihre Liste
In 2Mail teilen Sie Ihre Kontakte in Gruppen ein: Newsletter-Abonnenten, Kunden des Onlineshops, Teilnehmer einer Veranstaltung. Jede Gruppe erhält einen Namen, eine Beschreibung und eine Farbe, und Sie wählen, ob sie öffentlich oder privat ist. Eine Kampagne senden Sie an eine oder mehrere Gruppen. In der Kontaktübersicht suchen und filtern Sie nach Text, Status und Gruppe, und mit Massenaktionen fügen Sie Kontakte einer Gruppe hinzu, nehmen sie heraus, löschen sie oder kopieren sie von einer Gruppe in eine andere.
Segmentierung ist der einfachste Weg, relevanter zu mailen und weniger Abmeldungen zu bekommen. Wie Sie Ihre Liste in Gruppen aufteilen und welche Kriterien in der Praxis funktionieren, lesen Sie auf der eigenen Seite zur Listensegmentierung.
Kontakte gemäß DSGVO verwalten
Eine E-Mail-Adresse ist ein personenbezogenes Datum. Das legt Ihnen vier Pflichten auf, und zu jeder davon lesen Sie hier, wie Sie sie praktisch angehen.
Aufbewahrungsfrist
Bewahren Sie Kontakte nicht länger auf, als für den Zweck nötig ist, zu dem Sie sie gesammelt haben. Legen Sie eine Frist fest, zum Beispiel zwei Jahre ohne Bestellung oder Reaktion, und räumen Sie regelmäßig auf. Eine kleinere, aktive Liste liefert zudem bessere Ergebnisse.
Anfragen von Betroffenen
Jemand darf fragen, welche Daten Sie über ihn haben, sie korrigieren oder löschen lassen. Suchen Sie den Kontakt im Dashboard, lesen Sie die gespeicherten Felder ab, korrigieren oder löschen Sie ihn und notieren Sie das Datum. Sie müssen innerhalb eines Monats antworten.
Rechtsgrundlage und Nachweis
Für einen Newsletter brauchen Sie eine Einwilligung, für eine Bestellbestätigung nicht. Halten Sie pro Gruppe fest, auf welcher Grundlage Sie mailen, und bewahren Sie den Opt-in-Nachweis in dem System auf, in dem die Anmeldung stattfand, damit Sie ihn bei einer Frage oder Prüfung sofort vorlegen können. Die Abmeldungen stehen in 2Mail selbst, in einem Log mit Datum, IP-Adresse und Kampagne.
Auftragsverarbeiter innerhalb der EU
2Mail verarbeitet und speichert Ihre Kontakte auf eigenen Servern in Belgien. Sie bleiben Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist auf Anfrage erhältlich.
Vom Import bis zum ersten Versand in vier Schritten
So übertragen Sie eine bestehende Adressliste sicher zu 2Mail, ohne Ihre Reputation in der ersten Woche aufs Spiel zu setzen.
Exportieren und bereinigen Sie Ihre aktuelle Liste
Holen Sie die Adressen aus Ihrem Onlineshop, CRM oder Ihrer bisherigen Plattform als CSV- oder Excel-Datei. Entfernen Sie Duplikate und offensichtliche Fehler und legen Sie Adressen, die dort bereits gebounced oder abgemeldet waren, beiseite. Die importieren Sie nicht.
Importieren Sie mit den Feldern, die Sie brauchen
Laden Sie die Datei im Dashboard hoch und ordnen Sie die Spalten zu: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Unternehmen, Telefon und Sprache. Wählen Sie gleich die Gruppe, in der die Kontakte landen: Wer pro Zielgruppe eine eigene Datei importiert, hat seine Liste schon beim Import segmentiert.
Prüfen Sie Ihre Domain und Authentifizierung
Das Dashboard erstellt den DKIM-Schlüssel und zeigt die SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge zum Kopieren bereit. Sie veröffentlichen sie bei Ihrem DNS-Anbieter und prüfen sie mit einem Klick, bevor Sie zum ersten Mal senden. Ohne Authentifizierung landet selbst eine perfekte Liste im Spam-Ordner. Beim Start prüfen wir das gemeinsam mit Ihnen.
Senden Sie zuerst an eine kleine, aktive Gruppe
Wählen Sie Ihre engagiertesten Kontakte für die erste Kampagne, zum Beispiel wer in den letzten Monaten bestellt hat, und legen Sie sie in eine eigene Gruppe. Sehen Sie sich Bounces und Abmeldungen in den Statistiken an und erhöhen Sie das Volumen erst, wenn diese niedrig bleiben.