Gestion des contacts e-mail : une liste qui reste propre
La gestion des contacts dans 2Mail consiste à importer, nettoyer et organiser vos adresses en groupes, tandis que la plateforme traite automatiquement les bounces et les désinscriptions. Vous n'envoyez ainsi qu'à des adresses qui existent et qui ont le droit de vous recevoir, et la réputation de votre domaine reste intacte.
Une bonne campagne ne commence pas par le modèle, mais par la liste. Cette page montre comment faire entrer vos contacts, comment 2Mail les garde propres et ce que le RGPD attend de vous.
Ce que vous faites avec vos contacts et vos listes
Quatre opérations que vous effectuez dans le tableau de bord, du premier import jusqu'au journal de ceux qui se sont désinscrits.
Importer depuis un fichier
Vous chargez vos adresses sous forme de fichier CSV, TSV ou Excel, par exemple un export de votre boutique en ligne, de votre CRM ou de votre logiciel de facturation. 2Mail reconnaît automatiquement les colonnes, y compris avec des noms de colonnes en néerlandais, et affiche un aperçu des premières lignes ; si nécessaire, vous associez une colonne à la main. Outre l'adresse e-mail, emportez le prénom, le nom, l'entreprise, le téléphone et la langue. Ces champs vous servent ensuite de balises de fusion (merge tags) dans votre modèle et dans la ligne d'objet.
Consentement : la preuve reste à la source
Notez pour chaque contact quand et où le consentement a été donné : le formulaire, la date, l'adresse IP ou le numéro de commande. Cette preuve, vous la conservez dans le système où l'inscription a eu lieu, comme votre boutique en ligne, votre CRM ou votre outil de formulaires ; seuls les champs de contact vont vers 2Mail. Vous en aurez besoin si quelqu'un demande pourquoi il reçoit votre newsletter.
Éliminer doublons et adresses invalides
Une liste issue de plusieurs sources contient toujours des doublons et des fautes de frappe : un point manquant, un mauvais domaine, une espace de trop. À l'import, 2Mail valide l'adresse e-mail de chaque ligne et fusionne les adresses en double. Les adresses qui étaient déjà en bounce ou désinscrites ailleurs, mieux vaut les retirer vous-même du fichier : chaque adresse erronée est un bounce que vous auriez pu éviter.
Journal des désinscriptions avec export CSV
Chaque désinscription est consignée dans un journal avec la date, l'adresse IP, la campagne et les groupes. Vous parcourez ce journal et l'exportez en CSV, par exemple pour traiter aussi les désinscriptions dans votre CRM ou votre boutique en ligne. Dans la liste des contacts, les contacts désinscrits et en bounce restent identifiables à leur statut.
Une hygiène de liste qui se fait toute seule
L'entretien qui prend le plus de temps, 2Mail le fait pour vous. Les bounces et les désinscriptions arrivent automatiquement et sont appliqués immédiatement aux contacts, sans que vous deviez télécharger et recharger un fichier.
Pourquoi cela compte : les messageries jugent votre domaine sur ce que vous leur envoyez. Si vous continuez à écrire à des adresses inexistantes ou désinscrites, la réputation de votre domaine baisse, et vos confirmations de commande et factures en pâtissent aussi.
Les groupes : votre façon de segmenter la liste
Dans 2Mail, vous répartissez vos contacts en groupes : abonnés à la newsletter, clients de la boutique, participants à un événement. Chaque groupe reçoit un nom, une description et une couleur, et vous choisissez s'il est public ou privé. Une campagne s'envoie à un ou plusieurs groupes. Dans la liste des contacts, vous recherchez et filtrez par texte, statut et groupe, et les actions groupées vous permettent d'ajouter des contacts à un groupe, de les en retirer, de les supprimer ou de les copier d'un groupe à l'autre.
La segmentation est le moyen le plus simple d'envoyer des messages plus pertinents et de recevoir moins de désinscriptions. La manière de répartir votre liste en groupes et les critères qui fonctionnent en pratique sont détaillés sur la page consacrée à la segmentation de liste.
Gérer ses contacts selon le RGPD
Une adresse e-mail est une donnée personnelle. Cela vous impose quatre obligations ; pour chacune, vous lisez ici comment vous y prendre en pratique.
Durée de conservation
Ne conservez pas les contacts plus longtemps que nécessaire pour la finalité de la collecte. Fixez un délai, par exemple deux ans sans commande ni réaction, et nettoyez périodiquement. Une liste plus petite et active donne d'ailleurs de meilleurs résultats.
Demandes des personnes concernées
Toute personne peut demander quelles données vous détenez à son sujet, les faire corriger ou effacer. Recherchez le contact dans le tableau de bord, relevez les champs conservés, corrigez-le ou supprimez-le et notez la date. Vous devez répondre dans un délai d'un mois.
Base juridique et preuve
Pour une newsletter, il vous faut un consentement ; pour une confirmation de commande, non. Déterminez pour chaque groupe la base sur laquelle vous envoyez et conservez la preuve d'opt-in dans le système où l'inscription a eu lieu, pour pouvoir la montrer immédiatement en cas de question ou de contrôle. Les désinscriptions, elles, se trouvent dans 2Mail même, dans un journal avec la date, l'adresse IP et la campagne.
Sous-traitant au sein de l'UE
2Mail traite et stocke vos contacts sur ses propres serveurs en Belgique. Vous restez responsable du traitement, nous sommes sous-traitant. Un contrat de sous-traitance est disponible sur demande.
De l'import au premier envoi en quatre étapes
Voici comment transférer en toute sécurité une liste d'adresses existante vers 2Mail, sans mettre votre réputation en jeu dès la première semaine.
Exportez et nettoyez votre liste actuelle
Extrayez les adresses de votre boutique, de votre CRM ou de votre ancienne plateforme sous forme de fichier CSV ou Excel. Supprimez les doublons et les erreurs évidentes, et mettez à part les adresses qui y étaient déjà en bounce ou désinscrites. Celles-là, vous ne les importez pas.
Importez avec les champs dont vous avez besoin
Chargez le fichier dans le tableau de bord et associez les colonnes : adresse e-mail, prénom, nom, entreprise, téléphone et langue. Choisissez d'emblée le groupe dans lequel les contacts arrivent : en important un fichier distinct par public cible, vous segmentez votre liste dès son entrée.
Vérifiez votre domaine et votre authentification
Le tableau de bord crée la clé DKIM et affiche les enregistrements SPF, DKIM et DMARC prêts à copier. Vous les publiez chez votre gestionnaire DNS et les vérifiez en un clic avant le premier envoi. Sans authentification, même une liste parfaite finit dans les indésirables. Au démarrage, nous vérifions cela avec vous.
Envoyez d'abord à un petit groupe actif
Choisissez vos contacts les plus engagés pour la première campagne, par exemple ceux qui ont commandé ces derniers mois, et placez-les dans un groupe à part. Regardez les bounces et les désinscriptions dans les statistiques et n'augmentez le volume que s'ils restent bas.