Gestion des contacts e-mail : une liste qui reste propre
La gestion des contacts dans 2Mail consiste à importer, nettoyer et organiser vos adresses en listes et segments, tandis que la plateforme traite automatiquement les bounces et les désinscriptions. Vous n'envoyez ainsi qu'à des adresses qui existent et qui ont le droit de vous recevoir, et la réputation de votre domaine reste intacte.
Une bonne campagne ne commence pas par le modèle, mais par la liste. Cette page montre comment faire entrer vos contacts, comment 2Mail les garde propres et ce que le RGPD attend de vous.
Ce que vous faites avec vos contacts et vos listes
Quatre opérations que vous effectuez dans le tableau de bord, du premier import jusqu'au jour où un client demande ses données.
Importer depuis un fichier
Vous chargez vos adresses sous forme de fichier CSV, par exemple un export de votre boutique en ligne, de votre CRM ou de votre logiciel de facturation. Outre l'adresse e-mail, emportez les champs dont vous aurez besoin plus tard : nom, langue, type de client, dernière commande. Ces champs formeront la base de vos segments.
Consigner le consentement
Conservez pour chaque contact quand et où le consentement a été donné : le formulaire, la date, l'adresse IP ou le numéro de commande. Vous aurez besoin de cette preuve si quelqu'un demande pourquoi il reçoit votre newsletter. Incluez-la dans l'import ou ajoutez-la dans le tableau de bord.
Éliminer doublons et adresses invalides
Une liste issue de plusieurs sources contient toujours des doublons et des fautes de frappe : un point manquant, un mauvais domaine, une espace de trop. Vérifiez l'import pour les adresses invalides et les entrées en double avant d'envoyer. Chaque adresse erronée est un bounce que vous auriez pu éviter.
Exporter quand vous le souhaitez
Vos contacts restent les vôtres. Vous exportez une liste ou un segment en CSV pour les synchroniser avec votre CRM, pour un audit ou pour partir. Les adresses désinscrites et en bounce restent identifiables, pour ne pas les réimporter par erreur.
Une hygiène de liste qui se fait toute seule
L'entretien qui prend le plus de temps, 2Mail le fait pour vous. Les bounces et les désinscriptions arrivent automatiquement et sont appliqués immédiatement aux contacts, sans que vous deviez télécharger et recharger un fichier.
Pourquoi cela compte : les messageries jugent votre domaine sur ce que vous leur envoyez. Si vous continuez à écrire à des adresses inexistantes ou désinscrites, la réputation de votre domaine baisse, et vos confirmations de commande et factures en pâtissent aussi.
Listes et segments
Une liste est un ensemble de contacts ayant une source ou un objectif commun : abonnés à la newsletter, clients de la boutique, participants à un événement. Un segment est une sélection au sein d'une liste, basée sur les champs fournis : langue, type de client, dernière commande, ou comportement lors des campagnes précédentes.
La segmentation est le moyen le plus simple d'envoyer des messages plus pertinents et de recevoir moins de désinscriptions. La manière de construire des segments et les critères qui fonctionnent en pratique sont détaillés sur la page consacrée à la segmentation de liste.
Gérer ses contacts selon le RGPD
Une adresse e-mail est une donnée personnelle. Cela vous impose quatre obligations, et pour chacune la gestion des contacts offre une réponse pratique.
Durée de conservation
Ne conservez pas les contacts plus longtemps que nécessaire pour la finalité de la collecte. Fixez un délai, par exemple pour les abonnés qui n'ont rien ouvert depuis deux ans, et nettoyez périodiquement. Une liste plus petite et active donne d'ailleurs de meilleurs résultats.
Demandes des personnes concernées
Toute personne peut demander quelles données vous détenez à son sujet, les faire corriger ou effacer. Recherchez le contact dans le tableau de bord, exportez-le ou supprimez-le et notez la date. Vous devez répondre dans un délai d'un mois.
Base juridique et preuve
Pour une newsletter, il vous faut un consentement ; pour une confirmation de commande, non. Déterminez pour chaque liste la base sur laquelle vous envoyez et conservez la preuve d'opt-in avec le contact, pour pouvoir la montrer immédiatement en cas de question ou de contrôle.
Sous-traitant au sein de l'UE
2Mail traite et stocke vos contacts sur ses propres serveurs en Belgique. Vous restez responsable du traitement, nous sommes sous-traitant. Un contrat de sous-traitance est disponible sur demande.
De l'import au premier envoi en quatre étapes
Voici comment transférer en toute sécurité une liste d'adresses existante vers 2Mail, sans mettre votre réputation en jeu dès la première semaine.
Exportez et nettoyez votre liste actuelle
Extrayez les adresses de votre boutique, de votre CRM ou de votre ancienne plateforme en CSV. Supprimez les doublons et les erreurs évidentes, et mettez à part les adresses qui y étaient déjà en bounce ou désinscrites. Celles-là, vous ne les importez pas.
Importez avec les champs dont vous avez besoin
Chargez le fichier dans le tableau de bord et associez les colonnes : adresse e-mail, nom, langue et données de consentement. Plus vous emportez de champs utiles, plus vous pourrez segmenter finement.
Vérifiez votre domaine et votre authentification
Configurez SPF, DKIM et DMARC depuis le tableau de bord avant le premier envoi. Sans authentification, même une liste parfaite finit dans les indésirables. Au démarrage, nous vérifions cela avec vous.
Envoyez d'abord à un petit segment actif
Choisissez vos contacts les plus engagés pour la première campagne, par exemple ceux qui ont commandé ces derniers mois. Regardez les bounces et les plaintes dans les statistiques et n'augmentez le volume que s'ils restent bas.