Plateforme e-mail européenne : le lieu de vos données compte
Une plateforme e-mail européenne est un service d'envoi dont les serveurs, le stockage et la gestion se situent dans l'Union européenne, de sorte que les données personnelles contenues dans vos e-mails ne quittent pas l'UE. Cela compte, car chaque envoi contient des données personnelles — au minimum une adresse e-mail — et vous devez pouvoir démontrer où elles aboutissent.
2Mail est la marque e-mail de JAAN bv, une entreprise belge qui construit et gère ses propres plateformes depuis 2000. Envoi, stockage, statistiques et support se trouvent en Belgique, et non chez un intermédiaire hors UE.
Quatre raisons pour lesquelles l'implantation de votre plateforme compte
Non par principe, mais en pratique : voici les points où la différence devient visible dès que quelque chose tourne mal ou que quelqu'un pose la question.
Chaque e-mail contient des données personnelles
Une liste d'envoi est par définition un ensemble de données personnelles : adresses e-mail, souvent des noms, parfois des numéros de commande ou de dossier dans le contenu. Qui les traite et où : c'est une question à laquelle vous devez pouvoir répondre, même si vous n'envoyez que des factures.
Un transfert hors UE n'est pas un détail
Dès qu'un prestataire traite des données hors de l'UE, il vous faut une base valable pour ce transfert et vous devez pouvoir le documenter. Si tout reste dans l'UE, toute cette couche disparaît — moins de paperasse, et moins de discussion lors d'un contrôle.
Qui a accès à vos logs ?
Une plateforme d'envoi conserve plus que l'e-mail lui-même : qui a ouvert quoi, depuis quel appareil, à quel moment. Demandez qui peut consulter ces logs, combien de temps ils sont conservés et si le tracking aboutit chez des tiers. Chez 2Mail, le suivi des ouvertures et des clics se fait sur nos propres serveurs belges, sans placer vos données chez des tiers.
Vous restez responsable du traitement
Votre prestataire est sous-traitant ; vous êtes responsable du traitement. En cas de fuite de données ou de demande d'une personne concernée, c'est vous qui devez répondre dans le délai, avec des informations que votre prestataire doit vous fournir. Un interlocuteur dans votre langue et votre fuseau horaire n'est alors pas un luxe.
Vérifiez en quatre étapes comment cela se présente chez vous
Nul besoin d'attendre un audit. Ces quatre étapes prennent ensemble une demi-journée et livrent des réponses immédiatement exploitables.
Cherchez où votre envoi tourne aujourd'hui
Consultez les conditions ou la politique de confidentialité de votre prestataire : lieu de traitement et sous-traitants. S'il n'y figure qu'une maison mère sans localisation, demandez-le par écrit — cette réponse vous sera de toute façon nécessaire pour votre registre des traitements.
Recensez les données que vous envoyez réellement
Passez vos types d'e-mails en revue : newsletter, confirmation de commande, facture, rappel. Notez pour chacun les données personnelles qu'il contient. Souvent, il en faut moins que ce qui s'y trouve aujourd'hui, et supprimer le superflu est la mesure la moins coûteuse à votre portée.
Demandez le contrat de sous-traitance
Tout prestataire qui traite des données personnelles pour vous doit pouvoir en présenter un, sous-traitants compris. Lisez-le avant de signer, et non après un incident. Chez 2Mail, il est disponible sur demande.
En cas de changement : reconfigurez l'authentification
Si votre envoi déménage, votre canal d'expédition change. Adaptez l'enregistrement SPF, publiez la nouvelle clé DKIM et vérifiez que DMARC passe toujours. Montez le volume progressivement les premières semaines, pour que la réputation de votre domaine suive.
Six questions à poser à tout prestataire
Cette page n'érige aucun autre prestataire en référence et n'en cite délibérément aucun par son nom. Ce que nous vous donnons, ce sont les questions qui vous permettent de les comparer vous-même. Les réponses doivent être brèves et écrites.
Si l'on vous répond par une région plutôt que par un pays à la première question, c'est déjà une information en soi : une indication régionale n'exclut pas un traitement ailleurs.
Comment 2Mail s'y prend
Ce qui suit ne concerne que notre propre plateforme. C'est vérifiable, et vous pouvez nous y tenir.
