Una piattaforma e-mail europea: dove si trovano i tuoi dati conta
Una piattaforma e-mail europea è un servizio di invio i cui server, archiviazione e gestione si trovano all'interno dell'Unione europea, così i dati personali contenuti nelle tue e-mail non lasciano l'UE. Conta perché ogni invio contiene dati personali — quantomeno un indirizzo e-mail — e devi poter dimostrare dove finiscono.
2Mail è il marchio e-mail di JAAN bv, un'azienda belga che dal 2000 costruisce e gestisce le proprie piattaforme. Invio, archiviazione, statistiche e assistenza sono in Belgio, non presso un intermediario fuori dall'UE.
Quattro motivi per cui la sede della tua piattaforma conta
Non per una questione di principio, ma in pratica: sono i punti in cui la differenza diventa visibile non appena qualcosa va storto o qualcuno fa domande.
Ogni e-mail contiene dati personali
Una lista di invio è per definizione una raccolta di dati personali: indirizzi e-mail, spesso nomi, a volte numeri d'ordine o di pratica nel contenuto. Chi li tratta e dove è una domanda a cui devi saper rispondere — anche se invii soltanto fatture.
Il trasferimento fuori dall'UE non è un dettaglio
Non appena un fornitore tratta dati fuori dall'UE, per quel trasferimento ti serve una base giuridica valida e devi poterla documentare. Se tutto resta nell'UE, quell'intero livello viene meno — meno burocrazia e meno discussioni in caso di controllo.
Chi può accedere ai tuoi log?
Una piattaforma di invio conserva più della sola e-mail: chi ha aperto che cosa, da quale dispositivo, in quale momento. Chiedi chi può consultare quei log, per quanto tempo vengono conservati e se il tracciamento finisce presso terzi. Con 2Mail il tracciamento di aperture e clic avviene su server belgi propri, senza affidare i tuoi dati a terzi.
Resti tu il titolare del trattamento
Il tuo fornitore è responsabile del trattamento; tu sei il titolare. In caso di violazione dei dati o di richiesta di un interessato sei tu a dover rispondere entro i termini, con informazioni che devi ottenere dal tuo fornitore. Un referente nella tua lingua e nel tuo fuso orario non è allora un lusso.
Verifica in quattro passaggi com'è gestita la tua situazione
Non devi aspettare un audit. Questi quattro passaggi richiedono insieme mezza giornata e danno subito risposte utili.
Scopri dove gira oggi il tuo invio
Consulta nelle condizioni o nell'informativa privacy del tuo fornitore il luogo del trattamento e i sub-responsabili. Se compare solo una casa madre senza indicazione della sede, richiedilo per iscritto — quella risposta ti serve comunque per il tuo registro dei trattamenti.
Mappa quali dati invii effettivamente
Passa in rassegna i tuoi tipi di e-mail: newsletter, conferma d'ordine, fattura, sollecito. Annota per ciascuno quali dati personali contiene. Spesso risulta che serve meno di quanto c'è ora, ed eliminarlo è la misura più economica che puoi adottare.
Richiedi l'accordo sul trattamento dei dati
Ogni fornitore che tratta dati personali per tuo conto deve poterne presentare uno, con l'elenco dei sub-responsabili. Leggilo prima di firmare e non dopo che qualcosa è andato storto. Con 2Mail è disponibile su richiesta.
In caso di cambio: riconfigura l'autenticazione
Se il tuo invio migra, cambia il tuo canale di invio. Adatta il record SPF, pubblica la nuova chiave DKIM e verifica che DMARC continui a passare. Aumenta gradualmente il volume nelle prime settimane, così la reputazione del tuo dominio migra con te.
Sei domande da porre a qualsiasi fornitore
Questa pagina non indica nessun altro fornitore come riferimento e volutamente non ne cita alcuno per nome. Ciò che ti diamo sono le domande con cui puoi confrontarli tu stesso. Le risposte dovrebbero essere brevi e per iscritto.
Se alla prima domanda ricevi una regione invece di un paese, quella è già di per sé un'informazione: l'indicazione di una regione non esclude un trattamento altrove.
Come lo interpreta 2Mail
Quanto segue riguarda esclusivamente la nostra piattaforma. È verificabile e puoi chiedercene conto.