Gestione dei contatti e-mail: una lista che resta pulita
Gestire i contatti in 2Mail significa importare, ripulire e organizzare i tuoi indirizzi in gruppi, mentre la piattaforma gestisce automaticamente bounce e disiscrizioni. Così invii solo a indirizzi che esistono e che possono riceverti, e la reputazione del tuo dominio resta intatta.
Una buona campagna non inizia dal template ma dalla lista. Questa pagina mostra come inserire i contatti, come 2Mail li mantiene puliti e che cosa richiede il GDPR.
Che cosa fai con contatti ed elenchi
Quattro operazioni che esegui nella dashboard, dalla prima importazione al log di chi si è disiscritto.
Importare da un file
Carichi i tuoi indirizzi come file CSV, TSV o Excel, ad esempio un'esportazione dal tuo e-commerce, dal tuo CRM o dal tuo software di fatturazione. 2Mail riconosce automaticamente le colonne, anche con nomi di colonna in neerlandese, e mostra un'anteprima delle prime righe; dove serve associ una colonna a mano. Oltre all'indirizzo e-mail porti con te nome, cognome, azienda, telefono e lingua. Quei campi li usi poi come merge tag nel tuo template e nella riga d'oggetto.
Consenso: la prova resta alla fonte
Annota per ogni contatto quando e dove è stato dato il consenso: il modulo, la data, l'indirizzo IP o il numero d'ordine. Quella prova la conservi nel sistema in cui è avvenuta l'iscrizione, come il tuo e-commerce, il tuo CRM o il tuo strumento per i moduli; a 2Mail arrivano solo i campi del contatto. Ti serve se qualcuno chiede perché riceve la tua newsletter.
Eliminare duplicati e indirizzi non validi
Una lista proveniente da più fonti contiene sempre duplicati ed errori di battitura: un punto mancante, un dominio sbagliato, uno spazio di troppo. Durante l'importazione 2Mail convalida l'indirizzo e-mail di ogni riga e unisce gli indirizzi doppi. Gli indirizzi che altrove risultavano già con bounce o disiscritti è meglio toglierli tu dal file: ogni indirizzo errato è un bounce che avresti potuto evitare.
Log delle disiscrizioni con esportazione CSV
Ogni disiscrizione finisce in un log con la data, l'indirizzo IP, la campagna e i gruppi. Quel log lo consulti e lo esporti in CSV, ad esempio per registrare le disiscrizioni anche nel tuo CRM o nel tuo e-commerce. Nell'elenco dei contatti, quelli disiscritti e con bounce restano riconoscibili dal loro stato.
Igiene della lista che avviene da sé
La manutenzione che richiede più tempo la fa 2Mail per te. Bounce e disiscrizioni arrivano automaticamente e vengono applicati subito ai contatti, senza che tu debba scaricare e ricaricare un file.
Perché conta: le caselle di posta giudicano il tuo dominio in base a ciò che invii loro. Se continui a scrivere a indirizzi inesistenti o che si sono disiscritti, la reputazione del tuo dominio cala, e lo sentono anche le tue conferme d'ordine e le tue fatture.
Gruppi: così segmenti la tua lista
In 2Mail organizzi i tuoi contatti in gruppi: iscritti alla newsletter, clienti dell'e-commerce, partecipanti a un evento. Ogni gruppo ha un nome, una descrizione e un colore, e scegli se è pubblico o privato. Una campagna la invii a uno o più gruppi. Nell'elenco dei contatti cerchi e filtri per testo, stato e gruppo, e con le azioni di massa aggiungi contatti a un gruppo, li togli, li elimini o li copi da un gruppo all'altro.
La segmentazione è il modo più semplice per inviare messaggi più pertinenti e ricevere meno disiscrizioni. Come suddividere la tua lista in gruppi e quali criteri funzionano nella pratica lo leggi nella pagina dedicata alla segmentazione delle liste.
Gestire i contatti secondo il GDPR
Un indirizzo e-mail è un dato personale. Ciò ti impone quattro obblighi, e per ciascuno leggi qui come affrontarlo in pratica.
Periodo di conservazione
Non conservare i contatti più a lungo di quanto serva per lo scopo per cui li hai raccolti. Stabilisci un termine, ad esempio due anni senza ordini né risposte, e fai pulizia periodicamente. Una lista più piccola e attiva rende inoltre di più.
Richieste degli interessati
Una persona può chiedere quali dati hai su di lei, farli correggere o cancellare. Cerca il contatto nella dashboard, leggi i campi conservati, correggilo o eliminalo e annota la data. Devi rispondere entro un mese.
Base giuridica e prova
Per una newsletter ti serve il consenso, per una conferma d'ordine no. Stabilisci per ogni gruppo su quale base giuridica invii e conserva la prova dell'opt-in nel sistema in cui è avvenuta l'iscrizione, così puoi mostrarla subito in caso di domanda o di controllo. Le disiscrizioni si trovano in 2Mail stesso, in un log con data, indirizzo IP e campagna.
Responsabile del trattamento nell'UE
2Mail tratta e conserva i tuoi contatti su server propri in Belgio. Tu resti titolare del trattamento, noi siamo responsabili del trattamento. Un accordo sul trattamento dei dati è disponibile su richiesta.
Dall'importazione al primo invio in quattro passaggi
Ecco come trasferire in sicurezza una lista di indirizzi esistente in 2Mail, senza mettere a rischio la tua reputazione nella prima settimana.
Esporta e ripulisci la tua lista attuale
Estrai gli indirizzi dal tuo e-commerce, dal tuo CRM o dalla piattaforma precedente come file CSV o Excel. Elimina duplicati ed errori evidenti e metti da parte gli indirizzi che lì risultavano già con bounce o disiscritti. Quelli non li importi.
Importa con i campi che ti servono
Carica il file nella dashboard e associa le colonne: indirizzo e-mail, nome, cognome, azienda, telefono e lingua. Scegli subito il gruppo in cui finiscono i contatti: chi importa un file separato per ogni pubblico ha già segmentato la propria lista al momento del caricamento.
Verifica il tuo dominio e l'autenticazione
La dashboard crea la chiave DKIM e mostra i record SPF, DKIM e DMARC pronti da copiare. Tu li pubblichi presso il tuo gestore DNS e li verifichi con un clic prima del primo invio. Senza autenticazione anche una lista perfetta finisce nella cartella spam. All'avvio lo verifichiamo insieme a te.
Invia prima a un gruppo piccolo e attivo
Scegli i tuoi contatti più coinvolti per la prima campagna, ad esempio chi ha ordinato negli ultimi mesi, e mettili in un gruppo dedicato. Guarda bounce e disiscrizioni nelle statistiche e amplia il volume solo se restano bassi.
