E-mail contactenbeheer: een lijst die schoon blijft
Contactenbeheer in 2Mail betekent dat u uw adressen importeert, opschoont en in lijsten en segmenten onderbrengt, terwijl het platform bounces en afmeldingen automatisch verwerkt. Zo verstuurt u alleen naar adressen die bestaan en die u mogen ontvangen, en blijft de reputatie van uw domein intact.
Een goede campagne begint niet bij de template maar bij de lijst. Deze pagina toont hoe u contacten binnenbrengt, hoe 2Mail ze schoon houdt en wat de GDPR van u vraagt.
Wat u met contacten en lijsten doet
Vier handelingen die u in het dashboard uitvoert, van de eerste import tot de dag dat een klant zijn gegevens opvraagt.
Importeren vanuit een bestand
U laadt uw adressen op als CSV-bestand, bijvoorbeeld een export uit uw webshop, uw CRM of uw factuurpakket. Naast het e-mailadres neemt u de velden mee die u later nodig hebt: naam, taal, klanttype, laatste bestelling. Die velden vormen straks de basis voor uw segmenten.
Toestemming vastleggen
Bewaar per contact wanneer en waar de toestemming gegeven is: het formulier, de datum, het IP-adres of het bestelnummer. Dat bewijs hebt u nodig als iemand vraagt waarom hij uw nieuwsbrief krijgt. Neem het mee in de import of voeg het toe in het dashboard.
Dubbels en ongeldige adressen opruimen
Een lijst uit meerdere bronnen bevat altijd dubbels en tikfouten: een ontbrekend punt, een verkeerd domein, een spatie te veel. Controleer de import op ongeldige adressen en dubbele vermeldingen vóór u verstuurt. Elk foutief adres is een bounce die u zelf had kunnen vermijden.
Exporteren wanneer u dat wilt
Uw contacten blijven van u. U exporteert een lijst of een segment naar CSV om ze in uw CRM te synchroniseren, voor een audit of om te vertrekken. Afgemelde en gebouncede adressen blijven herkenbaar, zodat u ze niet per ongeluk opnieuw importeert.
Lijsthygiëne die vanzelf gebeurt
Het onderhoud dat de meeste tijd kost, doet 2Mail voor u. Bounces en afmeldingen komen automatisch binnen en worden meteen op de contacten toegepast, zonder dat u een bestand hoeft te downloaden en terug te laden.
Waarom dit telt: mailboxen beoordelen uw domein op wat u naar hen stuurt. Blijft u mailen naar adressen die niet bestaan of die zich hebben afgemeld, dan zakt de reputatie van uw domein, en dat voelen ook uw orderbevestigingen en facturen.
Lijsten en segmenten
Een lijst is een verzameling contacten met een gemeenschappelijke bron of doel: nieuwsbriefabonnees, klanten van de webshop, deelnemers aan een evenement. Een segment is een selectie binnen zo'n lijst op basis van de velden die u meegaf: taal, klanttype, laatste bestelling, of het gedrag in vorige campagnes.
Segmentatie is de eenvoudigste manier om relevanter te mailen en minder afmeldingen te krijgen. Hoe u segmenten opbouwt en welke criteria in de praktijk werken, leest u op de aparte pagina over lijstsegmentatie.
Contacten beheren volgens de GDPR
Een e-mailadres is een persoonsgegeven. Dat legt u vier verplichtingen op, en voor elk daarvan biedt contactenbeheer een praktische oplossing.
Bewaartermijn
Bewaar contacten niet langer dan nodig voor het doel waarvoor u ze verzamelde. Spreek een termijn af, bijvoorbeeld voor abonnees die twee jaar niets openden, en ruim die periodiek op. Een kleinere, actieve lijst presteert bovendien beter.
Verzoeken van betrokkenen
Iemand mag vragen welke gegevens u van hem hebt, ze laten corrigeren of laten wissen. Zoek het contact op in het dashboard, exporteer of verwijder het en noteer de datum. U moet binnen een maand antwoorden.
Grondslag en bewijs
Voor een nieuwsbrief hebt u toestemming nodig, voor een orderbevestiging niet. Leg per lijst vast op welke grondslag u mailt en bewaar het opt-in-bewijs bij het contact, zodat u het bij een vraag of controle meteen kunt tonen.
Verwerker binnen de EU
2Mail verwerkt en bewaart uw contacten op eigen servers in België. U blijft verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker. Een verwerkersovereenkomst is op aanvraag beschikbaar.
Van import tot eerste verzending in vier stappen
Zo zet u een bestaande adressenlijst veilig over naar 2Mail, zonder uw reputatie in de eerste week op het spel te zetten.
Exporteer en schoon uw huidige lijst op
Haal de adressen uit uw webshop, CRM of vorige platform als CSV. Verwijder dubbels en duidelijke fouten, en zet adressen die daar al gebounced of afgemeld waren apart. Die importeert u niet.
Importeer met de velden die u nodig hebt
Laad het bestand op in het dashboard en koppel de kolommen: e-mailadres, naam, taal en de toestemmingsgegevens. Hoe meer bruikbare velden u meeneemt, hoe fijner u straks kunt segmenteren.
Controleer uw domein en authenticatie
Stel SPF, DKIM en DMARC in vanuit het dashboard vóór de eerste verzending. Zonder authenticatie belandt zelfs een perfecte lijst in de spammap. Bij de opstart kijken we dit samen met u na.
Verstuur eerst naar een klein, actief segment
Kies uw meest betrokken contacten voor de eerste campagne, bijvoorbeeld wie de laatste maanden bestelde. Bekijk de bounces en klachten in de statistieken en breid het volume pas uit als die laag blijven.