E-mail contactenbeheer: een lijst die schoon blijft
Contactenbeheer in 2Mail betekent dat u uw adressen importeert, opschoont en in groepen onderbrengt, terwijl het platform bounces en afmeldingen automatisch verwerkt. Zo verstuurt u alleen naar adressen die bestaan en die u mogen ontvangen, en blijft de reputatie van uw domein intact.
Een goede campagne begint niet bij de template maar bij de lijst. Deze pagina toont hoe u contacten binnenbrengt, hoe 2Mail ze schoon houdt en wat de GDPR van u vraagt.
Wat u met contacten en lijsten doet
Vier handelingen die u in het dashboard uitvoert, van de eerste import tot het log van wie zich afmeldde.
Importeren vanuit een bestand
U laadt uw adressen op als CSV-, TSV- of Excel-bestand, bijvoorbeeld een export uit uw webshop, uw CRM of uw factuurpakket. 2Mail herkent de kolommen automatisch, ook met Nederlandse kolomnamen, en toont een voorbeeld van de eerste rijen; waar nodig koppelt u een kolom met de hand. Naast het e-mailadres neemt u voornaam, achternaam, bedrijf, telefoon en taal mee. Die velden gebruikt u later als merge tags in uw template en in de onderwerpregel.
Toestemming: het bewijs blijft bij de bron
Noteer per contact wanneer en waar de toestemming gegeven is: het formulier, de datum, het IP-adres of het bestelnummer. Dat bewijs bewaart u in het systeem waar de inschrijving gebeurde, zoals uw webshop, uw CRM of uw formulierentool; naar 2Mail gaan enkel de contactvelden. U hebt het nodig als iemand vraagt waarom hij uw nieuwsbrief krijgt.
Dubbels en ongeldige adressen opruimen
Een lijst uit meerdere bronnen bevat altijd dubbels en tikfouten: een ontbrekend punt, een verkeerd domein, een spatie te veel. Bij de import valideert 2Mail het e-mailadres van elke rij en worden dubbele adressen samengevoegd. Adressen die elders al gebounced of afgemeld waren, haalt u best zelf uit het bestand: elk foutief adres is een bounce die u had kunnen vermijden.
Afmeldlog met CSV-export
Elke afmelding komt in een log met de datum, het IP-adres, de campagne en de groepen. U doorzoekt dat log en exporteert het naar CSV, bijvoorbeeld om de afmeldingen ook in uw CRM of webshop te verwerken. In het contactoverzicht blijven afgemelde en gebouncede contacten herkenbaar aan hun status.
Lijsthygiëne die vanzelf gebeurt
Het onderhoud dat de meeste tijd kost, doet 2Mail voor u. Bounces en afmeldingen komen automatisch binnen en worden meteen op de contacten toegepast, zonder dat u een bestand hoeft te downloaden en terug te laden.
Waarom dit telt: mailboxen beoordelen uw domein op wat u naar hen stuurt. Blijft u mailen naar adressen die niet bestaan of die zich hebben afgemeld, dan zakt de reputatie van uw domein, en dat voelen ook uw orderbevestigingen en facturen.
Groepen: zo segmenteert u uw lijst
In 2Mail deelt u uw contacten in groepen in: nieuwsbriefabonnees, klanten van de webshop, deelnemers aan een evenement. Elke groep krijgt een naam, een omschrijving en een kleur, en u kiest of ze publiek of privé is. Een campagne stuurt u naar één of meer groepen. In het contactoverzicht zoekt en filtert u op tekst, status en groep, en met bulkacties voegt u contacten aan een groep toe, haalt u ze eruit, verwijdert u ze of kopieert u ze van de ene groep naar de andere.
Segmentatie is de eenvoudigste manier om relevanter te mailen en minder afmeldingen te krijgen. Hoe u uw lijst in groepen verdeelt en welke criteria in de praktijk werken, leest u op de aparte pagina over lijstsegmentatie.
Contacten beheren volgens de GDPR
Een e-mailadres is een persoonsgegeven. Dat legt u vier verplichtingen op, en bij elk daarvan leest u hoe u het praktisch aanpakt.
Bewaartermijn
Bewaar contacten niet langer dan nodig voor het doel waarvoor u ze verzamelde. Spreek een termijn af, bijvoorbeeld twee jaar zonder bestelling of reactie, en ruim periodiek op. Een kleinere, actieve lijst presteert bovendien beter.
Verzoeken van betrokkenen
Iemand mag vragen welke gegevens u van hem hebt, ze laten corrigeren of laten wissen. Zoek het contact op in het dashboard, lees de bewaarde velden af, corrigeer of verwijder het en noteer de datum. U moet binnen een maand antwoorden.
Grondslag en bewijs
Voor een nieuwsbrief hebt u toestemming nodig, voor een orderbevestiging niet. Leg per groep vast op welke grondslag u mailt en bewaar het opt-in-bewijs in het systeem waar de inschrijving gebeurde, zodat u het bij een vraag of controle meteen kunt tonen. De afmeldingen staan in 2Mail zelf, in een log met datum, IP-adres en campagne.
Verwerker binnen de EU
2Mail verwerkt en bewaart uw contacten op eigen servers in België. U blijft verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker. Een verwerkersovereenkomst is op aanvraag beschikbaar.
Van import tot eerste verzending in vier stappen
Zo zet u een bestaande adressenlijst veilig over naar 2Mail, zonder uw reputatie in de eerste week op het spel te zetten.
Exporteer en schoon uw huidige lijst op
Haal de adressen uit uw webshop, CRM of vorige platform als CSV- of Excel-bestand. Verwijder dubbels en duidelijke fouten, en zet adressen die daar al gebounced of afgemeld waren apart. Die importeert u niet.
Importeer met de velden die u nodig hebt
Laad het bestand op in het dashboard en koppel de kolommen: e-mailadres, voornaam, achternaam, bedrijf, telefoon en taal. Kies meteen de groep waarin de contacten terechtkomen: wie per doelgroep een apart bestand importeert, heeft zijn lijst bij het binnenbrengen al gesegmenteerd.
Controleer uw domein en authenticatie
Het dashboard maakt de DKIM-sleutel aan en toont de SPF-, DKIM- en DMARC-records klaar om te kopiëren. U publiceert ze bij uw DNS-beheerder en controleert ze met één klik vóór de eerste verzending. Zonder authenticatie belandt zelfs een perfecte lijst in de spammap. Bij de opstart kijken we dit samen met u na.
Verstuur eerst naar een kleine, actieve groep
Kies uw meest betrokken contacten voor de eerste campagne, bijvoorbeeld wie de laatste maanden bestelde, en zet ze in een eigen groep. Bekijk de bounces en afmeldingen in de statistieken en breid het volume pas uit als die laag blijven.