Gestión de contactos de correo: una lista que se mantiene limpia
La gestión de contactos en 2Mail significa que usted importa, limpia y organiza sus direcciones en grupos, mientras la plataforma procesa automáticamente los rebotes y las bajas. Así envía solo a direcciones que existen y que pueden recibirle, y la reputación de su dominio se mantiene intacta.
Una buena campaña no empieza por la plantilla, sino por la lista. Esta página muestra cómo introducir contactos, cómo los mantiene limpios 2Mail y qué le exige el RGPD.
Qué hace con los contactos y las listas
Cuatro operaciones que realiza en el panel, desde la primera importación hasta el registro de quién se dio de baja.
Importar desde un archivo
Sube sus direcciones como archivo CSV, TSV o Excel, por ejemplo una exportación de su tienda online, de su CRM o de su programa de facturación. 2Mail reconoce las columnas automáticamente, también con nombres de columna en neerlandés, y muestra una vista previa de las primeras filas; donde haga falta, vincula una columna a mano. Además de la dirección de correo, incluya el nombre, los apellidos, la empresa, el teléfono y el idioma. Esos campos los usa después como merge tags en su plantilla y en la línea de asunto.
Consentimiento: la prueba se queda en el origen
Anote por contacto cuándo y dónde se dio el consentimiento: el formulario, la fecha, la dirección IP o el número de pedido. Esa prueba la conserva en el sistema donde se hizo el alta, como su tienda online, su CRM o su herramienta de formularios; a 2Mail solo van los campos del contacto. La necesitará si alguien pregunta por qué recibe su newsletter.
Eliminar duplicados y direcciones no válidas
Una lista procedente de varias fuentes siempre contiene duplicados y erratas: un punto que falta, un dominio mal escrito, un espacio de más. En la importación, 2Mail valida la dirección de correo de cada fila y fusiona las direcciones duplicadas. Las direcciones que ya habían rebotado o se habían dado de baja en otro sitio conviene que las quite usted mismo del archivo: cada dirección errónea es un rebote que podría haber evitado.
Registro de bajas con exportación a CSV
Cada baja queda en un registro con la fecha, la dirección IP, la campaña y los grupos. Usted busca en ese registro y lo exporta a CSV, por ejemplo para aplicar las bajas también en su CRM o en su tienda online. En la vista de contactos, los contactos dados de baja y los que han rebotado siguen siendo reconocibles por su estado.
Higiene de listas que se hace sola
El mantenimiento que más tiempo cuesta lo hace 2Mail por usted. Los rebotes y las bajas entran automáticamente y se aplican de inmediato a los contactos, sin que tenga que descargar un archivo y volver a subirlo.
Por qué cuenta esto: los buzones juzgan su dominio por lo que usted les envía. Si sigue enviando a direcciones que no existen o que se han dado de baja, la reputación de su dominio baja, y eso lo notan también sus confirmaciones de pedido y sus facturas.
Grupos: así segmenta su lista
En 2Mail organiza sus contactos en grupos: suscriptores de la newsletter, clientes de la tienda online, participantes en un evento. Cada grupo tiene un nombre, una descripción y un color, y usted elige si es público o privado. Una campaña la envía a uno o varios grupos. En la vista de contactos busca y filtra por texto, estado y grupo, y con las acciones en bloque añade contactos a un grupo, los saca de él, los elimina o los copia de un grupo a otro.
La segmentación es la forma más sencilla de enviar correo más relevante y recibir menos bajas. Cómo repartir su lista en grupos y qué criterios funcionan en la práctica lo puede leer en la página aparte sobre la segmentación de listas.
Gestionar contactos conforme al RGPD
Una dirección de correo es un dato personal. Eso le impone cuatro obligaciones, y en cada una lee cómo abordarla en la práctica.
Plazo de conservación
No conserve los contactos más tiempo del necesario para el fin con el que los recogió. Fije un plazo, por ejemplo dos años sin pedido ni respuesta, y depure la lista periódicamente. Además, una lista más pequeña y activa rinde mejor.
Solicitudes de los interesados
Cualquiera puede preguntar qué datos suyos tiene, pedir que se corrijan o que se borren. Busque el contacto en el panel, consulte los campos guardados, corríjalo o elimínelo y anote la fecha. Debe responder en el plazo de un mes.
Base jurídica y prueba
Para una newsletter necesita consentimiento; para una confirmación de pedido, no. Deje registrado por grupo con qué base jurídica envía y guarde la prueba del consentimiento en el sistema donde se hizo el alta, de modo que pueda mostrarla al instante ante una pregunta o una inspección. Las bajas están en el propio 2Mail, en un registro con fecha, dirección IP y campaña.
Encargado del tratamiento dentro de la UE
2Mail trata y conserva sus contactos en servidores propios en Bélgica. Usted sigue siendo el responsable del tratamiento y nosotros somos el encargado. Hay un contrato de encargado del tratamiento disponible bajo petición.
De la importación al primer envío en cuatro pasos
Así traslada con seguridad una lista de direcciones existente a 2Mail, sin poner en juego su reputación durante la primera semana.
Exporte y limpie su lista actual
Saque las direcciones de su tienda online, su CRM o su plataforma anterior en un archivo CSV o Excel. Elimine los duplicados y los errores evidentes, y aparte las direcciones que allí ya habían rebotado o se habían dado de baja. Esas no las importa.
Importe con los campos que necesita
Suba el archivo al panel y vincule las columnas: dirección de correo, nombre, apellidos, empresa, teléfono e idioma. Elija ya el grupo en el que entran los contactos: quien importa un archivo aparte por cada público ya tiene su lista segmentada al cargarla.
Compruebe su dominio y su autenticación
El panel crea la clave DKIM y muestra los registros SPF, DKIM y DMARC listos para copiar. Usted los publica en su proveedor de DNS y los comprueba con un clic antes del primer envío. Sin autenticación, hasta una lista perfecta acaba en la carpeta de spam. En la puesta en marcha lo revisamos junto con usted.
Envíe primero a un grupo pequeño y activo
Elija sus contactos más comprometidos para la primera campaña, por ejemplo quien haya comprado en los últimos meses, y póngalos en un grupo propio. Mire los rebotes y las bajas en las estadísticas y amplíe el volumen solo cuando se mantengan bajos.
