Zarządzanie kontaktami e-mail: lista, która pozostaje czysta
Zarządzanie kontaktami w 2Mail oznacza, że importują, czyszczą i porządkują Państwo swoje adresy w grupach, podczas gdy platforma automatycznie przetwarza odbicia i wypisy. Dzięki temu wysyłają Państwo wyłącznie na adresy, które istnieją i mogą Państwa odbierać, a reputacja Państwa domeny pozostaje nienaruszona.
Dobra kampania zaczyna się nie od szablonu, lecz od listy. Ta strona pokazuje, jak wprowadzić kontakty, jak 2Mail utrzymuje je w czystości i czego wymaga od Państwa RODO.
Co robią Państwo z kontaktami i listami
Cztery czynności wykonywane w panelu, od pierwszego importu po log tych, którzy się wypisali.
Import z pliku
Wgrywają Państwo swoje adresy jako plik CSV, TSV albo Excel, na przykład eksport ze sklepu, CRM-u albo pakietu do fakturowania. 2Mail automatycznie rozpoznaje kolumny, także z niderlandzkimi nazwami, i pokazuje podgląd pierwszych wierszy; w razie potrzeby kolumnę przypisują Państwo ręcznie. Obok adresu e-mail zabierają Państwo imię, nazwisko, firmę, telefon i język. Tych pól używają Państwo później jako merge tagów w szablonie i w temacie wiadomości.
Zgoda: dowód zostaje u źródła
Prosimy notować przy każdym kontakcie, kiedy i gdzie udzielono zgody: formularz, datę, adres IP albo numer zamówienia. Ten dowód przechowują Państwo w systemie, w którym nastąpił zapis, na przykład w sklepie, CRM-ie albo narzędziu do formularzy; do 2Mail trafiają wyłącznie pola kontaktu. Będzie on potrzebny, gdy ktoś zapyta, dlaczego dostaje Państwa newsletter.
Usunięcie duplikatów i nieprawidłowych adresów
Lista z kilku źródeł zawsze zawiera duplikaty i literówki: brakującą kropkę, złą domenę, jedną spację za dużo. Przy imporcie 2Mail sprawdza poprawność adresu e-mail w każdym wierszu, a powtarzające się adresy są scalane. Adresy, które gdzie indziej już się odbijały albo wypisały, najlepiej samemu usunąć z pliku: każdy błędny adres to odbicie, którego dało się uniknąć.
Log wypisów z eksportem do CSV
Każdy wypis trafia do logu z datą, adresem IP, kampanią i grupami. Log ten mogą Państwo przeszukiwać i eksportować do CSV, na przykład po to, aby uwzględnić wypisy także w CRM-ie albo sklepie. W przeglądzie kontaktów kontakty wypisane i odbite pozostają rozpoznawalne po statusie.
Higiena listy, która dzieje się sama
Konserwację, która zabiera najwięcej czasu, 2Mail wykonuje za Państwa. Odbicia i wypisy przychodzą automatycznie i są od razu stosowane do kontaktów, bez konieczności pobierania i wgrywania pliku.
Dlaczego to się liczy: skrzynki oceniają Państwa domenę po tym, co do nich wysyłają. Jeśli będą Państwo dalej wysyłać na adresy, które nie istnieją albo się wypisały, reputacja Państwa domeny spada, a odczują to również potwierdzenia zamówień i faktury.
Grupy: tak segmentują Państwo swoją listę
W 2Mail dzielą Państwo kontakty na grupy: subskrybenci newslettera, klienci sklepu, uczestnicy wydarzenia. Każda grupa dostaje nazwę, opis i kolor, a Państwo wybierają, czy jest publiczna, czy prywatna. Kampanię wysyłają Państwo do jednej albo kilku grup. W przeglądzie kontaktów szukają i filtrują Państwo po tekście, statusie i grupie, a akcjami zbiorczymi dodają kontakty do grupy, wyjmują je z niej, usuwają albo kopiują z jednej grupy do drugiej.
Segmentacja to najprostszy sposób, aby wysyłać trafniej i dostawać mniej wypisów. Jak podzielić listę na grupy i jakie kryteria działają w praktyce, opisujemy na osobnej stronie o segmentacji listy.
Zarządzanie kontaktami zgodnie z RODO
Adres e-mail to dana osobowa. Nakłada to na Państwa cztery obowiązki, a przy każdym z nich opisujemy, jak podejść do niego w praktyce.
Okres przechowywania
Prosimy nie przechowywać kontaktów dłużej, niż to konieczne do celu, w którym je Państwo zebrali. Prosimy ustalić termin, na przykład dwa lata bez zamówienia albo reakcji, i okresowo robić porządki. Mniejsza, aktywna lista radzi sobie do tego lepiej.
Żądania osób, których dane dotyczą
Każdy może zapytać, jakie dane Państwo o nim mają, kazać je poprawić albo usunąć. Prosimy odszukać kontakt w panelu, odczytać zapisane pola, poprawić go albo usunąć i zanotować datę. Odpowiedzieć trzeba w ciągu miesiąca.
Podstawa prawna i dowód
Do newslettera potrzebna jest zgoda, do potwierdzenia zamówienia nie. Prosimy dla każdej grupy zapisać, na jakiej podstawie Państwo wysyłają, i przechowywać dowód opt-in w systemie, w którym nastąpił zapis, aby móc go od razu pokazać przy pytaniu albo kontroli. Wypisy znajdują się w samym 2Mail, w logu z datą, adresem IP i kampanią.
Podmiot przetwarzający w UE
2Mail przetwarza i przechowuje Państwa kontakty na własnych serwerach w Belgii. Państwo pozostają administratorem danych, my jesteśmy podmiotem przetwarzającym. Umowa powierzenia przetwarzania jest dostępna na życzenie.
Od importu do pierwszej wysyłki w czterech krokach
Tak bezpiecznie przenoszą Państwo istniejącą listę adresów do 2Mail, nie ryzykując reputacji już w pierwszym tygodniu.
Prosimy wyeksportować i wyczyścić swoją obecną listę
Prosimy pobrać adresy ze sklepu, CRM-u albo poprzedniej platformy jako plik CSV albo Excel. Prosimy usunąć duplikaty i oczywiste błędy oraz odłożyć osobno adresy, które już tam się odbijały albo wypisały. Tych Państwo nie importują.
Prosimy zaimportować z potrzebnymi polami
Prosimy wgrać plik w panelu i powiązać kolumny: adres e-mail, imię, nazwisko, firma, telefon i język. Prosimy od razu wybrać grupę, do której trafią kontakty: kto dla każdej grupy docelowej importuje osobny plik, ma listę posegmentowaną już przy wprowadzaniu.
Prosimy sprawdzić swoją domenę i uwierzytelnianie
Panel tworzy klucz DKIM i pokazuje rekordy SPF, DKIM i DMARC gotowe do skopiowania. Publikują je Państwo u swojego dostawcy DNS i sprawdzają jednym kliknięciem przed pierwszą wysyłką. Bez uwierzytelniania nawet idealna lista wyląduje w spamie. Przy uruchomieniu sprawdzamy to razem z Państwem.
Prosimy wysłać najpierw do małej, aktywnej grupy
Prosimy wybrać do pierwszej kampanii swoje najbardziej zaangażowane kontakty, na przykład tych, którzy zamawiali w ostatnich miesiącach, i umieścić je w osobnej grupie. Prosimy przyjrzeć się odbiciom i wypisom w statystykach i zwiększać wolumen dopiero wtedy, gdy pozostają niskie.
