Zarządzanie kontaktami e-mail: lista, która pozostaje czysta
Zarządzanie kontaktami w 2Mail oznacza, że importują, czyszczą i porządkują Państwo swoje adresy w listach i segmentach, podczas gdy platforma automatycznie przetwarza odbicia i wypisy. Dzięki temu wysyłają Państwo wyłącznie na adresy, które istnieją i mogą Państwa odbierać, a reputacja Państwa domeny pozostaje nienaruszona.
Dobra kampania zaczyna się nie od szablonu, lecz od listy. Ta strona pokazuje, jak wprowadzić kontakty, jak 2Mail utrzymuje je w czystości i czego wymaga od Państwa RODO.
Co robią Państwo z kontaktami i listami
Cztery czynności wykonywane w panelu, od pierwszego importu po dzień, w którym klient poprosi o swoje dane.
Import z pliku
Wgrywają Państwo swoje adresy jako plik CSV, na przykład eksport ze sklepu, CRM-u albo pakietu do fakturowania. Obok adresu e-mail warto zabrać pola potrzebne później: imię, język, typ klienta, ostatnie zamówienie. Te pola staną się potem podstawą Państwa segmentów.
Zapisanie zgody
Prosimy przechowywać przy każdym kontakcie, kiedy i gdzie udzielono zgody: formularz, datę, adres IP albo numer zamówienia. Ten dowód będzie potrzebny, gdy ktoś zapyta, dlaczego dostaje Państwa newsletter. Prosimy zabrać go w imporcie albo dodać w panelu.
Usunięcie duplikatów i nieprawidłowych adresów
Lista z kilku źródeł zawsze zawiera duplikaty i literówki: brakującą kropkę, złą domenę, jedną spację za dużo. Prosimy sprawdzić import pod kątem nieprawidłowych adresów i powtórzeń przed wysyłką. Każdy błędny adres to odbicie, którego dało się uniknąć.
Eksport, kiedy Państwo zechcą
Państwa kontakty pozostają Państwa własnością. Eksportują Państwo listę albo segment do CSV, aby zsynchronizować je z CRM-em, na potrzeby audytu albo aby odejść. Adresy wypisane i odbite pozostają rozpoznawalne, dzięki czemu nie zaimportują ich Państwo przypadkiem ponownie.
Higiena listy, która dzieje się sama
Konserwację, która zabiera najwięcej czasu, 2Mail wykonuje za Państwa. Odbicia i wypisy przychodzą automatycznie i są od razu stosowane do kontaktów, bez konieczności pobierania i wgrywania pliku.
Dlaczego to się liczy: skrzynki oceniają Państwa domenę po tym, co do nich wysyłają. Jeśli będą Państwo dalej wysyłać na adresy, które nie istnieją albo się wypisały, reputacja Państwa domeny spada, a odczują to również potwierdzenia zamówień i faktury.
Listy i segmenty
Lista to zbiór kontaktów o wspólnym źródle albo celu: subskrybenci newslettera, klienci sklepu, uczestnicy wydarzenia. Segment to wybór wewnątrz takiej listy na podstawie pól, które Państwo zabrali: języka, typu klienta, ostatniego zamówienia albo zachowania w poprzednich kampaniach.
Segmentacja to najprostszy sposób, aby wysyłać trafniej i dostawać mniej wypisów. Jak budować segmenty i jakie kryteria działają w praktyce, opisujemy na osobnej stronie o segmentacji listy.
Zarządzanie kontaktami zgodnie z RODO
Adres e-mail to dana osobowa. Nakłada to na Państwa cztery obowiązki, a dla każdego z nich zarządzanie kontaktami oferuje praktyczne rozwiązanie.
Okres przechowywania
Prosimy nie przechowywać kontaktów dłużej, niż to konieczne do celu, w którym je Państwo zebrali. Prosimy ustalić termin, na przykład dla subskrybentów, którzy od dwóch lat niczego nie otworzyli, i okresowo je usuwać. Mniejsza, aktywna lista radzi sobie do tego lepiej.
Żądania osób, których dane dotyczą
Każdy może zapytać, jakie dane Państwo o nim mają, kazać je poprawić albo usunąć. Prosimy odszukać kontakt w panelu, wyeksportować go albo usunąć i zanotować datę. Odpowiedzieć trzeba w ciągu miesiąca.
Podstawa prawna i dowód
Do newslettera potrzebna jest zgoda, do potwierdzenia zamówienia nie. Prosimy dla każdej listy zapisać, na jakiej podstawie Państwo wysyłają, i przechowywać dowód opt-in przy kontakcie, aby móc go od razu pokazać przy pytaniu albo kontroli.
Podmiot przetwarzający w UE
2Mail przetwarza i przechowuje Państwa kontakty na własnych serwerach w Belgii. Państwo pozostają administratorem danych, my jesteśmy podmiotem przetwarzającym. Umowa powierzenia przetwarzania jest dostępna na życzenie.
Od importu do pierwszej wysyłki w czterech krokach
Tak bezpiecznie przenoszą Państwo istniejącą listę adresów do 2Mail, nie ryzykując reputacji już w pierwszym tygodniu.
Prosimy wyeksportować i wyczyścić swoją obecną listę
Prosimy pobrać adresy ze sklepu, CRM-u albo poprzedniej platformy jako CSV. Prosimy usunąć duplikaty i oczywiste błędy oraz odłożyć osobno adresy, które już tam się odbijały albo wypisały. Tych Państwo nie importują.
Prosimy zaimportować z potrzebnymi polami
Prosimy wgrać plik w panelu i powiązać kolumny: adres e-mail, imię, język i dane o zgodach. Im więcej użytecznych pól Państwo zabiorą, tym precyzyjniej będą mogli później segmentować.
Prosimy sprawdzić swoją domenę i uwierzytelnianie
Prosimy ustawić SPF, DKIM i DMARC z panelu przed pierwszą wysyłką. Bez uwierzytelniania nawet idealna lista wyląduje w spamie. Przy uruchomieniu sprawdzamy to razem z Państwem.
Prosimy wysłać najpierw do małego, aktywnego segmentu
Prosimy wybrać do pierwszej kampanii swoje najbardziej zaangażowane kontakty, na przykład tych, którzy zamawiali w ostatnich miesiącach. Prosimy przyjrzeć się odbiciom i skargom w statystykach i zwiększać wolumen dopiero wtedy, gdy pozostają niskie.