Umowa powierzenia przetwarzania dla Państwa wysyłki poczty przez 2Mail
Umowa powierzenia przetwarzania to kontrakt wymagany przez RODO (art. 28), gdy tylko inny podmiot przetwarza dla Państwa dane osobowe. Jeśli wysyłają Państwo pocztę przez 2Mail, JAAN bv przetwarza adresy i treść Państwa wiadomości na Państwa zlecenie: Państwo są administratorem danych, a JAAN bv podmiotem przetwarzającym. Umowa powierzenia przetwarzania 2Mail utrwala ten podział ról i związane z nim ustalenia na piśmie i jest dostępna na życzenie.
Na tej stronie opisujemy, co znajduje się w umowie, jak o nią wystąpić i co poza tym trzeba samodzielnie uregulować. Ta strona to objaśnienie; wiążąca jest wyłącznie podpisana umowa.
Czym jest umowa powierzenia przetwarzania i dlaczego jest potrzebna
Każdy e-mail, który Państwo wysyłają, zawiera dane osobowe: co najmniej adres e-mail, często także nazwisko, numer zamówienia albo kwotę faktury. Gdy tylko te dane przechodzą przez usługę innej firmy, firma ta jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu RODO. Artykuł 28 zobowiązuje Państwa wtedy do pisemnej umowy określającej, co podmiot przetwarzający może z danymi robić, jak je zabezpiecza i co dzieje się po zakończeniu współpracy.
Dotyczy to sklepu wysyłającego potwierdzenia zamówień równie mocno jak stowarzyszenia z comiesięcznym newsletterem. Bez umowy powierzenia przetwarzania nie wykażą Państwo przy kontroli ani skardze, że prawidłowo zaangażowali swojego przetwarzającego — a to uchybienie Państwa jako administratora, nie przetwarzającego.
Państwo: administrator danych
Państwo decydują, dlaczego i do kogo wysyłają, jakie dane się w tym znajdują i jak długo przechowują swoje listy. Państwo dbają o podstawę prawną (zgodę albo relację z klientem) i odpowiadają na żądania osób, których dane dotyczą.
JAAN bv: podmiot przetwarzający
JAAN bv przetwarza dane wyłącznie po to, aby wysyłać, dostarczać i logować Państwa wiadomości oraz pokazywać statystyki, które widzą Państwo w panelu. Nie do własnych celów i wyłącznie zgodnie z Państwa poleceniami.
Co reguluje umowa powierzenia przetwarzania 2Mail
Umowa ma budowę wymaganą przez art. 28 RODO. Oto osiem jej elementów, zwykłym językiem.
Przedmiot i czas trwania
Przetwarzanie obejmuje wysyłkę poczty przez relay SMTP, API i zarządzanie kampaniami, przez czas trwania Państwa abonamentu 2Mail.
Charakter i cel
Wysyłka, dostarczanie, logowanie dostarczeń i odbić oraz prowadzenie statystyk otwarć i kliknięć — wyłącznie po to, aby mogli Państwo śledzić swoją wysyłkę.
Kategorie danych i osób, których dane dotyczą
Adresy e-mail, nazwiska i treść Państwa wiadomości; osobami, których dane dotyczą, są Państwa klienci, subskrybenci, członkowie albo użytkownicy. Sami Państwo uzupełniają to, co odnosi się do Państwa sytuacji.
Środki bezpieczeństwa
Przetwarzanie na własnych serwerach JAAN bv w Belgii, szyfrowane połączenia (TLS), osobny dostęp dla każdej aplikacji i monitoring 24/7. Pełna lista stanowi załącznik do umowy.
Dalsze podmioty przetwarzające
Nowy podwykonawca przetwarzania angażowany jest wyłącznie po powiadomieniu Państwa, aby mogli Państwo zgłosić sprzeciw. Aktualna lista stanowi część umowy.
Pomoc przy żądaniach i naruszeniach ochrony danych
Przy żądaniu osoby, której dane dotyczą, albo przy naruszeniu ochrony danych JAAN bv dostarcza informacje potrzebne Państwu do reakcji w ustawowym terminie. O naruszeniu informujemy Państwa bez zbędnej zwłoki.
Zwrot albo usunięcie po zakończeniu
Po zakończeniu Państwa dane zostają — według Państwa wyboru — zwrócone albo usunięte, z wyjątkiem przypadków, w których obowiązuje ustawowy obowiązek przechowywania. Okres przechowywania logów określa umowa.
Audyt
Mają Państwo prawo skontrolować przestrzeganie umowy, a JAAN bv współdziała w tym w sposób, który nie zakłóca świadczenia usług innym klientom.
Tak występują Państwo o umowę powierzenia przetwarzania
Cztery kroki, bez potrzeby działu prawnego. Prosimy liczyć na kilka dni roboczych między zgłoszeniem a podpisanym egzemplarzem.
Prosimy zgłosić się przez formularz kontaktowy
Prosimy podać nazwę firmy, numer VAT i adres e-mail osoby uprawnionej do podpisu. Jeśli nie są Państwo jeszcze klientem, prosimy o tym wspomnieć: tekst mogą Państwo zobaczyć wcześniej.
Otrzymują Państwo umowę e-mailem
Dostają Państwo tekst wraz z załącznikami (środki bezpieczeństwa i podwykonawcy przetwarzania) w formie dokumentu. Prosimy zwłaszcza sprawdzić kategorie danych i uzupełnić to, co szczególne dla Państwa organizacji.
Prosimy zadać pytania przed podpisaniem
Niejasne, co dana klauzula dla Państwa oznacza? Prosimy dzwonić pod +32 9 328 03 83 albo odpowiedzieć na e-mail. Zmiany są do omówienia, dopóki respektują istotę art. 28.
Prosimy podpisać i zachować swój egzemplarz
Prosimy podpisać, odesłać i zachować podpisany przez obie strony egzemplarz przy swoim rejestrze czynności przetwarzania. Przy kontroli to właśnie o ten dokument się pyta.
Co poza tym regulują Państwo samodzielnie
Umowa powierzenia przetwarzania obejmuje podmiot przetwarzający. Poniższe punkty pozostają Państwa odpowiedzialnością jako administratora — i będą potrzebne, aby poprawnie wypełnić umowę.
Wahają się Państwo, jaka podstawa prawna obowiązuje przy konkretnym mailingu? Na to pytanie odpowie Państwa inspektor ochrony danych albo doradca prawny. JAAN bv może wyjaśnić, jak działa platforma, ale nie ocenia Państwa przetwarzania.
Dlaczego w 2Mail pozostaje to krótkie
Ponieważ wysyłka, przechowywanie, logowanie i pomoc techniczna są u samego JAAN bv, na własnych serwerach w Belgii, łańcuch pozostaje krótki: jeden podmiot przetwarzający, jeden kraj, jedna osoba kontaktowa. Dzięki temu umowa jest krótsza, a Państwa rejestr czynności przetwarzania czytelniejszy.