Bezpieczeństwo i lokalizacja danych: gdzie stoją Państwa dane e-mail i jak są chronione
Wszystkie dane, które wysyłają Państwo przez 2Mail — adresy, treść, logi i statystyki — są przetwarzane i przechowywane na własnych serwerach JAAN bv w Belgii, w obrębie UE. Połączenia do i z platformy są szyfrowane TLS, każda aplikacja ma własny, możliwy do unieważnienia login albo klucz API, a platforma jest nadzorowana 24/7 z dostępnością 99,99% zgodnie z umową SLA.
Ta strona opisuje stronę techniczną i organizacyjną: gdzie stoją dane, jak są chronione w drodze, kto ma do nich dostęp i co dzieje się, gdy coś pójdzie nie tak. Uzupełnia ona umowę powierzenia przetwarzania, a jej nie zastępuje.
Gdzie stoją Państwa dane
Jedna infrastruktura, jeden kraj. Wysyłka, przechowywanie, logowanie, śledzenie i pomoc techniczna działają u samego JAAN bv; Państwa dane nie są przekazywane osobie trzeciej w celu wysyłki ani analizy.
Wysyłka i przechowywanie
Relay SMTP, API i zarządzanie kampaniami działają na serwerach, którymi JAAN bv sam zarządza, w Belgii. Listy wysyłkowe i szablony przechowywane przez Państwa w platformie również tam się znajdują.
Logi i statystyki
Dostarczenia, odbicia, odrzucenia oraz dane o otwarciach są prowadzone na tej samej infrastrukturze. Okres przechowywania określa umowa powierzenia przetwarzania.
Śledzenie
Śledzenie otwarć odbywa się przez własne serwery i można je wyłączyć dla każdej kampanii, a w ruchu API — dla pojedynczej wiadomości albo skrzynki. W Państwa wiadomościach nie umieszczamy skryptu ani piksela śledzącego podmiotu trzeciego.
Pomoc techniczna
Osoba, do której Państwo dzwonią albo piszą, siedzi w Zelzate i pracuje na tych samych systemach. Nie ma warstwy wsparcia poza UE, która potrzebowałaby dostępu do Państwa konta.
Bezpieczeństwo w drodze i przy dostępie
Bezpieczeństwo poczty to łańcuch: od Państwa aplikacji do 2Mail, z 2Mail do serwera odbiorcy i dostęp do Państwa konta pomiędzy.
TLS z Państwa aplikacji do 2Mail
Łączą się Państwo przez SMTP ze STARTTLS na porcie 587 oraz przez HTTPS w przypadku API. Państwa login i treść wiadomości nigdy nie idą przez sieć bez szyfrowania.
TLS do serwera odbiorcy
Do serwerów pocztowych, które to obsługują — dziś zdecydowana większość — poczta dostarczana jest szyfrowana. Jeśli odbiorca nie obsługuje TLS, ten ostatni krok nie może być szyfrowany; leży to po stronie odbiorcy, a nie Państwa.
Własny login i klucz dla każdego zastosowania
Każda aplikacja dostaje własny login SMTP i własny klucz API. Gdy jeden wycieknie, unieważniają go Państwo bez ruszania reszty. Webhooki są podpisywane, dzięki czemu Państwa system może sprawdzić, że naprawdę pochodzą z 2Mail.
Dostęp do portalu
Do portalu 2Mail logują się Państwo jednorazowym kodem wysyłanym e-mailem albo przez wspólny portal klienta JAAN, który obsługuje hasło, weryfikację dwuetapową (2FA) i klucze dostępu (passkeys). To, kto w Państwa organizacji ma dostęp, ustalają Państwo sami.
Dostępność, kopie zapasowe i incydenty
Platforma e-mail musi być na miejscu w chwili, gdy Państwa sklep potwierdza zamówienie, a nie tylko w przeciętny dzień.
Monitoring 24/7 i SLA 99,99%
Platforma jest stale nadzorowana. Umowa SLA gwarantuje 99,99% dostępności oraz przekazanie każdej wiadomości serwerowi odbiorcy w ciągu dziesięciu sekund.
Redundancja i kopie zapasowe
Infrastruktura jest zbudowana redundantnie, a kopie zapasowe tworzone są regularnie i również pozostają w Belgii. Co dokładnie i z jaką częstotliwością jest przechowywane, objaśniamy w umowie powierzenia przetwarzania.
Procedura przy naruszeniu ochrony danych
Gdy stwierdzimy naruszenie dotykające Państwa danych, zgłaszamy je Państwu bez zbędnej zwłoki, tak jak nakazuje RODO, wraz z tym, co wiemy o charakterze, zakresie i danych, których dotyczy. Dzięki temu mogą Państwo w porę poinformować organ nadzorczy i osoby, których dane dotyczą.
Dalsze podmioty przetwarzające
Wysyłka, przechowywanie, logowanie i pomoc techniczna realizowane są przez sam JAAN bv, na własnej infrastrukturze. Przy ograniczonej liczbie usług pomocniczych — na przykład operatora płatności przy fakturowaniu albo podmiotu dostarczającego przestrzeń serwerową — mogą być zaangażowane inne firmy. Aktualna lista stanowi część umowy powierzenia przetwarzania i jest dostępna na życzenie; nowy podwykonawca przetwarzania angażowany jest wyłącznie po powiadomieniu Państwa.
Jeśli poproszą Państwo o tę listę, otrzymają ją na piśmie, z rolą i krajem przetwarzania przy każdym podmiocie.
Co mają Państwo we własnych rękach
Najmocniejsza infrastruktura nie pomoże, gdy klucz wisi na karteczce. Oto środki po Państwa stronie.
Sześć pytań technicznych do każdego dostawcy
Pytania organizacyjne znajdują się na stronie o europejskiej platformie e-mail; to ich techniczne odpowiedniki. Odpowiedzi 2Mail znajdują się powyżej.
Każde z tych pytań ma krótką, rzeczową odpowiedź. Jeśli dostaną Państwo długą odpowiedź bez kraju, portu albo terminu, to nie mają jeszcze odpowiedzi.
Tak bezpiecznie uruchamiają Państwo swoją wysyłkę
Cztery kroki na starcie, razem mniej niż pół dnia pracy, których potem nie trzeba już nigdy powtarzać.
Prosimy utworzyć dla każdego zastosowania własny login albo klucz API
Sklep, CRM, fakturowanie: każde z własnym dostępem i nazwą mówiącą, do czego służy. Dzięki temu widzą Państwo w logach, kto co wysłał, i unieważniają celnie.
Prosimy łączyć się szyfrowanie
Prosimy ustawić swojego klienta SMTP na STARTTLS na porcie 587 i przetestować połączenie. Jeśli Państwa oprogramowanie odmawia TLS, prosimy je zaktualizować, zanim pójdą Państwo dalej.
Prosimy opublikować SPF, DKIM i DMARC
Panel jednym kliknięciem tworzy Państwa klucz DKIM i trzy rekordy DNS; publikują je Państwo u swojego dostawcy DNS. Potem prosimy sprawdzić jednym kliknięciem w panelu oraz wiadomością testową na zewnętrzny adres, czy wszystkie trzy przechodzą.
Prosimy poprosić o umowę powierzenia przetwarzania i listę podwykonawców
Prosimy dołożyć je do swojego rejestru czynności przetwarzania razem z odpowiedziami na sześć powyższych pytań. Dokumentacja będzie wtedy kompletna, gdyby ktoś o nią zapytał.
