Europejska platforma e-mail: to, gdzie stoją Państwa dane, ma znaczenie

Europejska platforma e-mail to usługa wysyłkowa, której serwery, przechowywanie i zarządzanie znajdują się w Unii Europejskiej, dzięki czemu dane osobowe w Państwa wiadomościach nie opuszczają UE. Ma to znaczenie, bo każda wysyłka zawiera dane osobowe — co najmniej adres e-mail — a Państwo muszą umieć wykazać, gdzie one trafiają.

2Mail to marka e-mailowa JAAN bv, belgijskiej firmy, która od 2000 roku buduje i utrzymuje własne platformy. Wysyłka, przechowywanie, statystyki i pomoc techniczna są w Belgii, a nie u pośrednika spoza UE.

Cztery powody, dla których siedziba Państwa platformy ma znaczenie

Nie jako kwestia zasad, lecz praktycznie: to punkty, w których różnica staje się widoczna, gdy coś pójdzie nie tak albo ktoś o to zapyta.

Każdy e-mail zawiera dane osobowe

Lista wysyłkowa to z definicji zbiór danych osobowych: adresy e-mail, często nazwiska, czasem numery zamówień albo spraw w treści. Kto je przetwarza i gdzie, to pytanie, na które muszą Państwo umieć odpowiedzieć — także wtedy, gdy wysyłają tylko faktury.

Przekazanie poza UE to nie detal

Gdy tylko dostawca przetwarza dane poza UE, potrzebują Państwo ważnej podstawy tego przekazania i muszą je udokumentować. Jeśli wszystko zostaje w UE, cała ta warstwa odpada — mniej papierologii i mniej dyskusji przy kontroli.

Kto ma dostęp do Państwa logów?

Platforma wysyłkowa przechowuje więcej niż samą pocztę: kto co otworzył, z jakiego urządzenia, w jakim momencie. Prosimy zapytać, kto może zajrzeć do tych logów, jak długo są przechowywane i czy śledzenie trafia do podmiotów trzecich. W 2Mail śledzenie otwarć odbywa się na własnych belgijskich serwerach, bez umieszczania Państwa danych u osób trzecich.

Pozostają Państwo administratorem danych

Państwa dostawca jest podmiotem przetwarzającym; Państwo są administratorem. Przy naruszeniu ochrony danych albo żądaniu osoby, której dane dotyczą, to Państwo muszą odpowiedzieć w terminie, informacjami, które muszą dostać od dostawcy. Osoba kontaktowa we własnym języku i strefie czasowej nie jest wtedy luksusem.

Sprawdź w czterech krokach, jak to wygląda u Państwa

Nie trzeba na to czekać na audyt. Te cztery kroki zajmują razem pół dnia i od razu przynoszą użyteczne odpowiedzi.

1

Prosimy sprawdzić, gdzie dziś działa Państwa wysyłka

Prosimy poszukać w warunkach albo polityce prywatności dostawcy informacji o miejscu przetwarzania i o podwykonawcach. Jeśli widnieje tam wyłącznie spółka matka bez lokalizacji, prosimy zapytać na piśmie — ta odpowiedź i tak będzie potrzebna do rejestru czynności przetwarzania.

2

Prosimy zmapować, jakie dane faktycznie Państwo wysyłają

Prosimy przejść swoje rodzaje wiadomości: newsletter, potwierdzenie zamówienia, faktura, przypomnienie. Przy każdym rodzaju prosimy zanotować, jakie dane osobowe w nim są. Często okazuje się, że potrzeba mniej, niż tam obecnie jest, a skreślenie nadmiaru to najtańszy środek, jaki mogą Państwo zastosować.

3

Prosimy poprosić o umowę powierzenia przetwarzania

Każdy dostawca przetwarzający dla Państwa dane osobowe powinien umieć ją przedstawić, wraz z podwykonawcami. Prosimy przeczytać ją przed podpisaniem, a nie po tym, jak coś pójdzie nie tak. W 2Mail jest dostępna na życzenie.

4

Przy zmianie dostawcy: ustaw uwierzytelnianie od nowa

Gdy wysyłka się przenosi, zmienia się Państwa kanał wysyłkowy. Prosimy dostosować rekord SPF, opublikować nowy klucz DKIM i sprawdzić, czy DMARC dalej przechodzi. Prosimy budować wolumen w pierwszych tygodniach stopniowo, aby reputacja domeny przeniosła się razem z Państwem.

Sześć pytań, które mogą Państwo zadać każdemu dostawcy

Ta strona nie stawia żadnego innego dostawcy za wzór i świadomie nie wymienia nikogo z nazwy. Dajemy natomiast pytania, którymi sami Państwo ich porównają. Odpowiedzi powinny być krótkie i na piśmie.

1 W jakim kraju stoją serwery przetwarzające i wysyłające moje e-maile?
2 Gdzie przechowywane są dane statystyczne i śledzące i jak długo pozostają zapisane?
3 Jacy są podwykonawcy przetwarzania i gdzie się znajdują?
4 Czy istnieje umowa powierzenia przetwarzania i czy mogę ją zobaczyć wcześniej?
5 Z kim rozmawiam przy awarii albo naruszeniu ochrony danych, w jakim języku i w jakim terminie?
6 Jakie listy, logi i statystyki mogę wyeksportować, gdy odejdę, i w jakim formacie?

Jeśli na pierwsze pytanie dostaną Państwo region zamiast kraju, to samo w sobie jest już informacją: wskazanie regionu nie wyklucza przetwarzania gdzie indziej.

Jak wypełnia to 2Mail

To, co poniżej, dotyczy wyłącznie naszej własnej platformy. Da się to sprawdzić i wolno nam o to wypominać.

Wysyłka, przechowywanie i statystyki działają na własnej infrastrukturze w belgijskich centrach danych, w UE.
Śledzenie otwarć odbywa się na tych samych serwerach, bez umieszczania Państwa danych u osób trzecich.
Wysyłają Państwo z własnej domeny; panel przygotowuje rekordy SPF, DKIM i DMARC i sprawdza je jednym kliknięciem.
Umowa powierzenia przetwarzania jest dostępna na życzenie.
JAAN bv to belgijska firma z siedzibą w Zelzate, działająca od 2000 roku.
Pomoc techniczna po niderlandzku, francusku i angielsku, telefonicznie pod numerem +32 9 328 03 83.
Zobacz cennik Przeczytaj o dostarczalności Skontaktuj się z nami

Porównania według platformy

2Mail obok innej platformy, zawsze w tych samych punktach: lokalizacja danych, model cenowy, kanały, wsparcie i uwierzytelnianie.

Alternatywa dla Flexmail Alternatywa dla Brevo Alternatywa dla MailerLite Alternatywa dla SendGrid Alternatywa dla Mailgun Alternatywa dla Amazon SES Alternatywa dla Postmark Alternatywa dla SMTP2GO Alternatywa dla Mailchimp

Czytaj dalej

Europejski relay SMTP (RODO) Przetwarzanie i logi w UE, dla działów IT
Bezpieczeństwo i lokalizacja danych Własne serwery w Belgii, TLS, dostęp
Umowa powierzenia przetwarzania Co reguluje i jak o nią wystąpić
Polityka antyspamowa Co wolno, czego nie i jak tego pilnujemy

Najczęściej zadawane pytania

To usługa wysyłkowa, której serwery, przechowywanie i zarządzanie znajdują się w Unii Europejskiej, dzięki czemu dane osobowe w Państwa wiadomościach nie opuszczają UE. W 2Mail działa to na własnej infrastrukturze w belgijskich centrach danych.
Nie. RODO nie zakazuje przetwarzania poza UE, ale wymaga dla takiego przekazania ważnej podstawy, którą trzeba udokumentować i uzasadnić. Jeśli wszystko zostaje w UE, ten obowiązek odpada — to oszczędza papierkowej roboty i dyskusji przy kontroli.
Tak. Adres e-mail identyfikuje osobę bezpośrednio albo pośrednio i podlega więc RODO. Dotyczy to również listy zawierającej wyłącznie adresy służbowe.
W belgijskich centrach danych, na własnym sprzęcie JAAN bv. Wysyłka, przechowywanie i statystyki Państwa kampanii zostają tam, a śledzenie otwarć odbywa się na tych samych serwerach. Umowa powierzenia przetwarzania jest dostępna na życzenie.
Przede wszystkim uwierzytelnianie domeny: prosimy dostosować rekord SPF, opublikować klucz DKIM nowego dostawcy i sprawdzić, czy DMARC nadal przechodzi. Potem prosimy budować wolumen stopniowo zamiast jednym szczytem, aby reputacja domeny przeniosła się razem z Państwem.
Prosimy dopytać o to, zanim zaczną Państwo, a nie w chwili odejścia: które listy, logi i statystyki da się wyeksportować i w jakim formacie. Odpowiedź na to pytanie wiele mówi o tym, jak dostawca patrzy na Państwa dane.
Te, które utrzymują swoje serwery, przechowywanie i zarządzanie w Unii Europejskiej, a zarazem nie mają spółki matki spoza UE, która mogłaby zażądać dostępu. 2Mail jest jedną z nich: platforma działa na własnych serwerach JAAN bv w Belgii, przetwarzanie i przechowywanie pozostają w UE, a JAAN bv jest spółką w 100% belgijską. Każdego dostawcę warto zapytać, gdzie stoją serwery, gdzie znajdują się kopie zapasowe, kto ma dostęp administracyjny i którzy podwykonawcy przetwarzania mają wgląd w dane.
Zadzwoń teraz
Wyślij e-mail