Europejska platforma e-mail: to, gdzie stoją Państwa dane, ma znaczenie

Europejska platforma e-mail to usługa wysyłkowa, której serwery, przechowywanie i zarządzanie znajdują się w Unii Europejskiej, dzięki czemu dane osobowe w Państwa wiadomościach nie opuszczają UE. Ma to znaczenie, bo każda wysyłka zawiera dane osobowe — co najmniej adres e-mail — a Państwo muszą umieć wykazać, gdzie one trafiają.

2Mail to marka e-mailowa JAAN bv, belgijskiej firmy, która od 2000 roku buduje i utrzymuje własne platformy. Wysyłka, przechowywanie, statystyki i pomoc techniczna są w Belgii, a nie u pośrednika spoza UE.

Cztery powody, dla których siedziba Państwa platformy ma znaczenie

Nie jako kwestia zasad, lecz praktycznie: to punkty, w których różnica staje się widoczna, gdy coś pójdzie nie tak albo ktoś o to zapyta.

Każdy e-mail zawiera dane osobowe

Lista wysyłkowa to z definicji zbiór danych osobowych: adresy e-mail, często nazwiska, czasem numery zamówień albo spraw w treści. Kto je przetwarza i gdzie, to pytanie, na które muszą Państwo umieć odpowiedzieć — także wtedy, gdy wysyłają tylko faktury.

Przekazanie poza UE to nie detal

Gdy tylko dostawca przetwarza dane poza UE, potrzebują Państwo ważnej podstawy tego przekazania i muszą je udokumentować. Jeśli wszystko zostaje w UE, cała ta warstwa odpada — mniej papierologii i mniej dyskusji przy kontroli.

Kto ma dostęp do Państwa logów?

Platforma wysyłkowa przechowuje więcej niż samą pocztę: kto co otworzył, z jakiego urządzenia, w jakim momencie. Prosimy zapytać, kto może zajrzeć do tych logów, jak długo są przechowywane i czy śledzenie trafia do podmiotów trzecich. W 2Mail śledzenie otwarć i kliknięć odbywa się na własnych belgijskich serwerach, bez umieszczania Państwa danych u osób trzecich.

Pozostają Państwo administratorem danych

Państwa dostawca jest podmiotem przetwarzającym; Państwo są administratorem. Przy naruszeniu ochrony danych albo żądaniu osoby, której dane dotyczą, to Państwo muszą odpowiedzieć w terminie, informacjami, które muszą dostać od dostawcy. Osoba kontaktowa we własnym języku i strefie czasowej nie jest wtedy luksusem.

Sprawdź w czterech krokach, jak to wygląda u Państwa

Nie trzeba na to czekać na audyt. Te cztery kroki zajmują razem pół dnia i od razu przynoszą użyteczne odpowiedzi.

1

Prosimy sprawdzić, gdzie dziś działa Państwa wysyłka

Prosimy poszukać w warunkach albo polityce prywatności dostawcy informacji o miejscu przetwarzania i o podwykonawcach. Jeśli widnieje tam wyłącznie spółka matka bez lokalizacji, prosimy zapytać na piśmie — ta odpowiedź i tak będzie potrzebna do rejestru czynności przetwarzania.

2

Prosimy zmapować, jakie dane faktycznie Państwo wysyłają

Prosimy przejść swoje rodzaje wiadomości: newsletter, potwierdzenie zamówienia, faktura, przypomnienie. Przy każdym rodzaju prosimy zanotować, jakie dane osobowe w nim są. Często okazuje się, że potrzeba mniej, niż tam obecnie jest, a skreślenie nadmiaru to najtańszy środek, jaki mogą Państwo zastosować.

3

Prosimy poprosić o umowę powierzenia przetwarzania

Każdy dostawca przetwarzający dla Państwa dane osobowe powinien umieć ją przedstawić, wraz z podwykonawcami. Prosimy przeczytać ją przed podpisaniem, a nie po tym, jak coś pójdzie nie tak. W 2Mail jest dostępna na życzenie.

4

Przy zmianie dostawcy: ustaw uwierzytelnianie od nowa

Gdy wysyłka się przenosi, zmienia się Państwa kanał wysyłkowy. Prosimy dostosować rekord SPF, opublikować nowy klucz DKIM i sprawdzić, czy DMARC dalej przechodzi. Prosimy budować wolumen w pierwszych tygodniach stopniowo, aby reputacja domeny przeniosła się razem z Państwem.

Sześć pytań, które mogą Państwo zadać każdemu dostawcy

Ta strona nie stawia żadnego innego dostawcy za wzór i świadomie nie wymienia nikogo z nazwy. Dajemy natomiast pytania, którymi sami Państwo ich porównają. Odpowiedzi powinny być krótkie i na piśmie.

1 W jakim kraju stoją serwery przetwarzające i wysyłające moje e-maile?
2 Gdzie przechowywane są dane statystyczne i śledzące i jak długo pozostają zapisane?
3 Jacy są podwykonawcy przetwarzania i gdzie się znajdują?
4 Czy istnieje umowa powierzenia przetwarzania i czy mogę ją zobaczyć wcześniej?
5 Z kim rozmawiam przy awarii albo naruszeniu ochrony danych, w jakim języku i w jakim terminie?
6 Jakie listy, logi i statystyki mogę wyeksportować, gdy odejdę, i w jakim formacie?

Jeśli na pierwsze pytanie dostaną Państwo region zamiast kraju, to samo w sobie jest już informacją: wskazanie regionu nie wyklucza przetwarzania gdzie indziej.

Jak wypełnia to 2Mail

To, co poniżej, dotyczy wyłącznie naszej własnej platformy. Da się to sprawdzić i wolno nam o to wypominać.

Wysyłka, przechowywanie i statystyki działają na własnej infrastrukturze w belgijskich centrach danych, w UE.
Śledzenie otwarć i kliknięć odbywa się na tych samych serwerach, bez umieszczania Państwa danych u osób trzecich.
Wysyłają Państwo z własnej domeny, z poprawnie ustawionymi SPF, DKIM i DMARC.
Umowa powierzenia przetwarzania jest dostępna na życzenie.
JAAN bv to belgijska firma z siedzibą w Zelzate, działająca od 2000 roku.
Pomoc techniczna po niderlandzku, francusku i angielsku, telefonicznie pod numerem +32 9 328 03 83.
Zobacz cennik Przeczytaj o dostarczalności Skontaktuj się z nami

Najczęściej zadawane pytania

To usługa wysyłkowa, której serwery, przechowywanie i zarządzanie znajdują się w Unii Europejskiej, dzięki czemu dane osobowe w Państwa wiadomościach nie opuszczają UE. W 2Mail działa to na własnej infrastrukturze w belgijskich centrach danych.
Nie. RODO nie zakazuje przetwarzania poza UE, ale wymaga dla takiego przekazania ważnej podstawy, którą trzeba udokumentować i uzasadnić. Jeśli wszystko zostaje w UE, ten obowiązek odpada — to oszczędza papierkowej roboty i dyskusji przy kontroli.
Tak. Adres e-mail identyfikuje osobę bezpośrednio albo pośrednio i podlega więc RODO. Dotyczy to również listy zawierającej wyłącznie adresy służbowe.
W belgijskich centrach danych, na własnym sprzęcie JAAN bv. Wysyłka, przechowywanie i statystyki Państwa kampanii zostają tam, a śledzenie otwarć i kliknięć odbywa się na tych samych serwerach. Umowa powierzenia przetwarzania jest dostępna na życzenie.
Przede wszystkim uwierzytelnianie domeny: prosimy dostosować rekord SPF, opublikować klucz DKIM nowego dostawcy i sprawdzić, czy DMARC nadal przechodzi. Potem prosimy budować wolumen stopniowo zamiast jednym szczytem, aby reputacja domeny przeniosła się razem z Państwem.
Prosimy dopytać o to, zanim zaczną Państwo, a nie w chwili odejścia: które listy, logi i statystyki da się wyeksportować i w jakim formacie. Odpowiedź na to pytanie wiele mówi o tym, jak dostawca patrzy na Państwa dane.
Zadzwoń teraz
Wyślij e-mail