Una plataforma de correo europea: dónde están sus datos también cuenta

Una plataforma de correo europea es un servicio de envío cuyos servidores, almacenamiento y gestión están dentro de la Unión Europea, de modo que los datos personales de sus correos no salen de la UE. Eso cuenta porque cada envío contiene datos personales —como mínimo una dirección de correo— y usted debe poder demostrar dónde acaban.

2Mail es la marca de correo de JAAN bv, una empresa belga que desde el año 2000 construye y gestiona sus propias plataformas. El envío, el almacenamiento, las estadísticas y el soporte están en Bélgica, no en un intermediario fuera de la UE.

Cuatro razones por las que cuenta dónde está su plataforma

No como cuestión de principios, sino en la práctica: estos son los puntos en los que la diferencia se nota en cuanto algo va mal o alguien pregunta.

Todo correo contiene datos personales

Una lista de envío es por definición un conjunto de datos personales: direcciones de correo, a menudo nombres y, a veces, números de pedido o de expediente en el contenido. Quién los trata y dónde es una pregunta que debe poder responder, aunque solo envíe facturas.

La transferencia fuera de la UE no es un detalle

En cuanto un proveedor trata datos fuera de la UE, usted necesita una base válida para esa transferencia y tiene que poder documentarla. Si todo se queda dentro de la UE, toda esa capa desaparece: menos papeleo y menos discusión en una inspección.

¿Quién puede acceder a sus registros?

Una plataforma de envío guarda más que el propio correo: quién abrió qué, desde qué dispositivo y en qué momento. Pregunte quién puede consultar esos registros, cuánto tiempo se conservan y si el seguimiento acaba en manos de terceros. En 2Mail el seguimiento de aperturas y clics se hace en servidores belgas propios, sin poner sus datos en manos de terceros.

Usted sigue siendo el responsable del tratamiento

Su proveedor es el encargado; usted es el responsable. Ante una violación de datos o una solicitud de un interesado, es usted quien debe responder dentro del plazo, con información que tiene que obtener de su proveedor. Un interlocutor en su propio idioma y en su misma franja horaria no es entonces un lujo.

Compruebe en cuatro pasos cómo lo tiene resuelto

Para eso no hace falta esperar a una auditoría. Estos cuatro pasos cuestan en conjunto media jornada y dan respuestas útiles de inmediato.

1

Averigüe dónde funciona hoy su envío

Mire en las condiciones o en la política de privacidad de su proveedor el lugar de tratamiento y los subencargados. Si solo aparece una matriz sin ubicación, pídalo por escrito: esa respuesta la necesitará de todos modos para su registro de tratamientos.

2

Identifique qué datos envía realmente

Repase sus tipos de correo: newsletter, confirmación de pedido, factura, recordatorio. Anote qué datos personales contiene cada tipo. A menudo resulta que hace falta menos de lo que hay ahora, y eliminarlo es la medida más barata que puede tomar.

3

Pida el contrato de encargado del tratamiento

Todo proveedor que trate datos personales por usted debe poder presentar uno, con los subencargados incluidos. Léalo antes de firmar y no después de que algo haya salido mal. En 2Mail está disponible bajo petición.

4

Si cambia: vuelva a montar la autenticación

Si traslada su envío, cambia su canal de salida. Ajuste el registro SPF, publique la nueva clave DKIM y compruebe que DMARC sigue pasando. Aumente el volumen gradualmente las primeras semanas, para que la reputación de su dominio se traslade con usted.

Seis preguntas que puede hacerle a cualquier proveedor

Esta página no presenta a ningún otro proveedor como norma y a propósito no menciona a ninguno por su nombre. Lo que sí le damos son las preguntas con las que puede compararlos usted mismo. Las respuestas deben ser breves y por escrito.

1 ¿En qué país están los servidores que procesan y envían mis correos?
2 ¿Dónde se almacenan los datos de estadísticas y de seguimiento, y cuánto tiempo se conservan?
3 ¿Qué subencargados hay y dónde están?
4 ¿Existe un contrato de encargado del tratamiento y puedo verlo de antemano?
5 ¿Con quién hablo ante una avería o una violación de datos, en qué idioma y en qué plazo?
6 ¿Qué listas, registros y estadísticas puedo exportar si me voy, y en qué formato?

Si a la primera pregunta le responden con una región en lugar de con un país, eso ya es información en sí: una indicación de región no excluye el tratamiento en otro sitio.

Cómo lo resuelve 2Mail

Lo que sigue se refiere únicamente a nuestra propia plataforma. Es verificable, y puede exigírnoslo.

El envío, el almacenamiento y las estadísticas funcionan en infraestructura propia en centros de datos belgas, dentro de la UE.
El seguimiento de aperturas y clics se hace en esos mismos servidores, sin poner sus datos en manos de terceros.
Usted envía desde su propio dominio, con SPF, DKIM y DMARC bien configurados.
Hay un contrato de encargado del tratamiento disponible bajo petición.
JAAN bv es una empresa belga, con sede en Zelzate y en activo desde el año 2000.
Soporte en neerlandés, francés e inglés, por teléfono en el +32 9 328 03 83.
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Preguntas frecuentes

Un servicio de envío cuyos servidores, almacenamiento y gestión están dentro de la Unión Europea, de modo que los datos personales de sus correos no salen de la UE. En 2Mail eso funciona en infraestructura propia en centros de datos belgas.
No. El RGPD no prohíbe el tratamiento fuera de la UE, pero exige para esa transferencia una base válida que pueda documentar y justificar. Si todo se queda dentro de la UE, esa obligación desaparece, y eso ahorra papeleo y discusiones en una inspección.
Sí. Una dirección de correo identifica a una persona de forma directa o indirecta y cae, por tanto, bajo el RGPD. Eso vale también para una lista con direcciones exclusivamente profesionales.
En centros de datos belgas, en hardware propio de JAAN bv. El envío, el almacenamiento y las estadísticas de sus campañas se quedan ahí, y el seguimiento de aperturas y clics se hace en esos mismos servidores. Hay un contrato de encargado del tratamiento disponible bajo petición.
Sobre todo la autenticación de su dominio: ajuste el registro SPF, publique la clave DKIM de su nuevo proveedor y compruebe que DMARC sigue pasando. Aumente después el volumen de forma gradual en lugar de en un solo pico, para que la reputación de su dominio se traslade con usted.
Pregúntelo antes de empezar, no en el momento de irse: qué listas, registros y estadísticas puede exportar y en qué formato. La respuesta a esa pregunta dice mucho sobre cómo mira un proveedor a sus datos.
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