Een Europees e-mailplatform: waar uw gegevens staan, telt mee
Een Europees e-mailplatform is een verzenddienst waarvan de servers, de opslag en het beheer binnen de Europese Unie liggen, zodat de persoonsgegevens in uw e-mails de EU niet verlaten. Dat telt mee omdat elke verzending persoonsgegevens bevat — minstens een e-mailadres — en u moet kunnen aantonen waar die terechtkomen.
2Mail is het e-mailmerk van JAAN bv, een Belgisch bedrijf dat sinds 2000 zijn eigen platformen bouwt en beheert. Verzending, opslag, statistieken en support zitten in België, niet bij een tussenpartij buiten de EU.
Vier redenen waarom de vestigingsplaats van uw platform meetelt
Niet als principekwestie, maar praktisch: dit zijn de punten waarop het verschil zichtbaar wordt zodra er iets misloopt of iemand ernaar vraagt.
Elke e-mail bevat persoonsgegevens
Een verzendlijst is per definitie een verzameling persoonsgegevens: e-mailadressen, vaak namen, soms bestel- of dossiernummers in de inhoud. Wie ze verwerkt en waar, is een vraag die u moet kunnen beantwoorden — ook als u alleen facturen verstuurt.
Doorgifte buiten de EU is geen detail
Zodra een aanbieder gegevens buiten de EU verwerkt, hebt u voor die doorgifte een geldige grondslag nodig en moet u ze kunnen documenteren. Blijft alles binnen de EU, dan valt die hele laag weg — minder papierwerk, en minder discussie bij een controle.
Wie kan er bij uw logs?
Een verzendplatform bewaart meer dan de mail zelf: wie opende wat, vanaf welk toestel, op welk moment. Vraag wie die logs kan inkijken, hoelang ze bewaard blijven en of tracking bij derden terechtkomt. Bij 2Mail gebeurt open- en kliktracking op eigen Belgische servers, zonder uw data bij derden te plaatsen.
U blijft verwerkingsverantwoordelijke
Uw aanbieder is verwerker; u bent verantwoordelijke. Bij een datalek of een verzoek van een betrokkene bent u degene die binnen de termijn moet antwoorden, met informatie die u van uw aanbieder moet krijgen. Een aanspreekpunt in uw eigen taal en tijdzone is dan geen luxe.
Ga in vier stappen na hoe het bij u geregeld is
U hoeft daarvoor niet te wachten op een audit. Deze vier stappen kosten samen een halve dag en leveren meteen bruikbare antwoorden op.
Zoek op waar uw verzending vandaag draait
Kijk in de voorwaarden of het privacybeleid van uw aanbieder naar de plaats van verwerking en naar de subverwerkers. Staat er enkel een moedermaatschappij zonder locatie, vraag het dan schriftelijk op — dat antwoord hebt u sowieso nodig voor uw verwerkingsregister.
Breng in kaart welke gegevens u effectief verstuurt
Loop uw mailsoorten af: nieuwsbrief, orderbevestiging, factuur, herinnering. Noteer per soort welke persoonsgegevens erin staan. Vaak blijkt er minder nodig dan er nu in zit, en dat schrappen is de goedkoopste maatregel die u kunt nemen.
Vraag de verwerkersovereenkomst op
Elke aanbieder die persoonsgegevens voor u verwerkt, hoort er een te kunnen voorleggen, met de subverwerkers erbij. Lees ze vóór u tekent en niet nadat er iets misging. Bij 2Mail is die op aanvraag beschikbaar.
Bij een overstap: zet de authenticatie opnieuw op
Verhuist uw verzending, dan verandert uw verzendend kanaal. Pas het SPF-record aan, publiceer de nieuwe DKIM-sleutel en controleer of DMARC blijft slagen. Bouw het volume de eerste weken geleidelijk op, zodat de reputatie van uw domein meeverhuist.
Zes vragen die u elke aanbieder kunt stellen
Deze pagina zet geen enkele andere aanbieder neer als de norm en noemt er bewust geen bij naam. Wat we u wel geven, zijn de vragen waarmee u ze zelf naast elkaar legt. De antwoorden horen kort en schriftelijk te zijn.
Krijgt u op de eerste vraag een regio in plaats van een land, dan is dat op zich al informatie: een regio-aanduiding sluit verwerking elders niet uit.
Hoe 2Mail het invult
Wat hieronder staat, gaat uitsluitend over ons eigen platform. Het is navraagbaar, en u mag ons erop aanspreken.
