Verwerkersovereenkomst voor uw e-mailverzending via 2Mail
Een verwerkersovereenkomst is het contract dat de AVG (artikel 28) vereist zodra een andere partij persoonsgegevens voor u verwerkt. Verstuurt u e-mail via 2Mail, dan verwerkt JAAN bv de adressen en de inhoud van uw berichten in uw opdracht: u bent verwerkingsverantwoordelijke, JAAN bv is verwerker. De 2Mail-verwerkersovereenkomst legt die rolverdeling en de bijbehorende afspraken schriftelijk vast en is op aanvraag beschikbaar.
Op deze pagina leest u wat er in de overeenkomst staat, hoe u ze aanvraagt en wat u daarnaast zelf nog regelt. De pagina is een toelichting; enkel de ondertekende overeenkomst is bindend.
Wat een verwerkersovereenkomst is en waarom u er een nodig hebt
Elke e-mail die u verstuurt bevat persoonsgegevens: minstens een e-mailadres, vaak ook een naam, een bestelnummer of een factuurbedrag. Zodra die gegevens via een dienst van een ander bedrijf passeren, is dat bedrijf een verwerker in de zin van de AVG. Artikel 28 verplicht u dan tot een schriftelijke overeenkomst die vastlegt wat de verwerker met de gegevens mag doen, hoe hij ze beveiligt en wat er gebeurt als de samenwerking stopt.
Dat geldt voor een webshop die orderbevestigingen verstuurt net zo goed als voor een vereniging met een maandelijkse nieuwsbrief. Zonder verwerkersovereenkomst kunt u bij een controle of een klacht niet aantonen dat u uw verwerker correct hebt ingeschakeld — en dat is een tekortkoming van u als verantwoordelijke, niet van de verwerker.
U: verwerkingsverantwoordelijke
U bepaalt waarom en aan wie u mailt, welke gegevens erin staan en hoelang u uw lijsten bewaart. U zorgt voor de grondslag (toestemming of klantrelatie) en beantwoordt de verzoeken van betrokkenen.
JAAN bv: verwerker
JAAN bv verwerkt de gegevens uitsluitend om uw e-mails te verzenden, af te leveren, te loggen en de statistieken te tonen die u in het dashboard ziet. Niet voor eigen doeleinden, en enkel volgens uw instructies.
Wat de 2Mail-verwerkersovereenkomst regelt
De overeenkomst volgt de opbouw die artikel 28 AVG voorschrijft. Dit zijn de acht onderdelen, in gewone taal.
Onderwerp en duur
De verwerking omvat het verzenden van e-mail via de SMTP relay, de API en het campagnebeheer, voor de looptijd van uw 2Mail-abonnement.
Aard en doel
Verzenden, afleveren, loggen van afleveringen en bounces, en het bijhouden van open- en klikstatistieken — uitsluitend zodat u uw verzending kunt opvolgen.
Categorieën gegevens en betrokkenen
E-mailadressen, namen en de inhoud van uw berichten; betrokkenen zijn uw klanten, abonnees, leden of gebruikers. U vult zelf aan wat op uw situatie van toepassing is.
Beveiligingsmaatregelen
Verwerking op eigen servers van JAAN bv in België, versleutelde verbindingen (TLS), aparte toegang per applicatie en 24/7 monitoring. De volledige lijst staat als bijlage bij de overeenkomst.
Sub-verwerkers
Een nieuwe sub-verwerker wordt enkel ingeschakeld met kennisgeving aan u, zodat u bezwaar kunt maken. De actuele lijst maakt deel uit van de overeenkomst.
Bijstand bij verzoeken en datalekken
Bij een verzoek van een betrokkene of bij een datalek levert JAAN bv de informatie die u nodig hebt om binnen de wettelijke termijn te reageren. Een datalek melden we u zonder onredelijke vertraging.
Teruggave of verwijdering bij het einde
Na afloop worden uw gegevens op uw keuze teruggegeven of verwijderd, behalve waar een wettelijke bewaarplicht geldt. De bewaartermijn van logs staat in de overeenkomst.
Audit
U hebt het recht om de naleving te controleren en JAAN bv verleent daaraan zijn medewerking, op een manier die de dienstverlening aan andere klanten niet verstoort.
Zo vraagt u de verwerkersovereenkomst aan
Vier stappen, geen juridische afdeling nodig. Reken op enkele werkdagen tussen de aanvraag en het ondertekende exemplaar.
Vraag ze aan via het contactformulier
Vermeld uw bedrijfsnaam, btw-nummer en het e-mailadres van de persoon die mag ondertekenen. Bent u nog geen klant, zeg dat er dan bij: u mag de tekst vooraf inzien.
U ontvangt de overeenkomst per e-mail
U krijgt de tekst met de bijlagen (beveiligingsmaatregelen en sub-verwerkers) als document. Lees vooral de categorieën gegevens na en vul aan wat voor uw organisatie bijzonder is.
Stel uw vragen vóór u tekent
Onduidelijk wat een clausule voor u betekent? Bel +32 9 328 03 83 of antwoord op de e-mail. Aanpassingen zijn bespreekbaar zolang ze de kern van artikel 28 respecteren.
Onderteken en bewaar uw exemplaar
Onderteken, stuur terug en bewaar het door beide partijen getekende exemplaar bij uw verwerkingsregister. Bij een controle is dat het document waar men naar vraagt.
Wat u daarnaast zelf regelt
Een verwerkersovereenkomst dekt de verwerker. Deze punten blijven uw verantwoordelijkheid als verwerkingsverantwoordelijke — en u hebt ze nodig om de overeenkomst correct in te vullen.
Twijfelt u welke grondslag geldt voor een bepaalde mailing? Die vraag beantwoordt uw DPO of juridisch adviseur. JAAN bv kan uitleggen hoe het platform werkt, maar oordeelt niet over uw verwerking.
Waarom dit bij 2Mail kort blijft
Omdat verzending, opslag, logging en support bij JAAN bv zelf zitten, op eigen servers in België, blijft de keten kort: één verwerker, één land, één aanspreekpunt. Dat maakt de overeenkomst korter en uw verwerkingsregister overzichtelijker.