Contrato de encargado del tratamiento para su envío de correo con 2Mail
Un contrato de encargado del tratamiento es el contrato que el RGPD (artículo 28) exige en cuanto otra parte trata datos personales por usted. Si envía correo a través de 2Mail, JAAN bv trata las direcciones y el contenido de sus mensajes por encargo suyo: usted es el responsable del tratamiento y JAAN bv es el encargado del tratamiento. El contrato de encargado del tratamiento de 2Mail deja por escrito ese reparto de papeles y los acuerdos que lo acompañan, y está disponible bajo petición.
En esta página puede leer qué contiene el contrato, cómo lo solicita y qué queda además en sus manos. La página es una explicación; solo el contrato firmado es vinculante.
Qué es un contrato de encargado del tratamiento y por qué necesita uno
Cada correo que envía contiene datos personales: como mínimo una dirección de correo, a menudo también un nombre, un número de pedido o el importe de una factura. En cuanto esos datos pasan por el servicio de otra empresa, esa empresa es un encargado del tratamiento en el sentido del RGPD. El artículo 28 le obliga entonces a firmar un contrato escrito que fije qué puede hacer el encargado con los datos, cómo los protege y qué ocurre cuando termina la colaboración.
Eso vale igual para una tienda online que envía confirmaciones de pedido que para una asociación con una newsletter mensual. Sin contrato de encargado del tratamiento, ante una inspección o una reclamación no puede demostrar que contrató correctamente a su encargado, y esa es una carencia suya como responsable, no del encargado.
Usted: responsable del tratamiento
Usted decide por qué y a quién envía correo, qué datos incluye y cuánto tiempo conserva sus listas. Se ocupa de la base jurídica (consentimiento o relación con el cliente) y responde a las solicitudes de los interesados.
JAAN bv: encargado del tratamiento
JAAN bv trata los datos únicamente para enviar sus correos, entregarlos, registrarlos y mostrar las estadísticas que usted ve en el panel. No para fines propios, y solo siguiendo sus instrucciones.
Qué regula el contrato de encargado del tratamiento de 2Mail
El contrato sigue la estructura que prescribe el artículo 28 del RGPD. Estas son sus ocho partes, en lenguaje llano.
Objeto y duración
El tratamiento comprende el envío de correo mediante el SMTP relay, la API y la gestión de campañas, durante la vigencia de su suscripción a 2Mail.
Naturaleza y finalidad
Enviar, entregar, registrar las entregas y los rebotes, y llevar las estadísticas de aperturas y clics, únicamente para que usted pueda seguir sus envíos.
Categorías de datos e interesados
Direcciones de correo, nombres y el contenido de sus mensajes; los interesados son sus clientes, suscriptores, socios o usuarios. Usted mismo completa lo que se aplique a su situación.
Medidas de seguridad
Tratamiento en servidores propios de JAAN bv en Bélgica, conexiones cifradas (TLS), acceso separado por aplicación y monitorización 24/7. La lista completa figura como anexo al contrato.
Subencargados
Un nuevo subencargado solo se contrata previa notificación a usted, de modo que pueda oponerse. La lista actual forma parte del contrato.
Asistencia ante solicitudes y violaciones de datos
Ante una solicitud de un interesado o una violación de datos, JAAN bv le facilita la información que necesita para responder dentro del plazo legal. Le comunicamos una violación de datos sin dilación indebida.
Devolución o supresión al finalizar
Al término, sus datos se devuelven o se suprimen, a su elección, salvo cuando exista una obligación legal de conservación. El plazo de conservación de los registros figura en el contrato.
Auditoría
Tiene derecho a comprobar el cumplimiento y JAAN bv presta su colaboración para ello, de una manera que no perturbe el servicio a otros clientes.
Así solicita el contrato de encargado del tratamiento
Cuatro pasos, sin necesidad de un departamento jurídico. Cuente con unos días laborables entre la solicitud y el ejemplar firmado.
Solicítelo mediante el formulario de contacto
Indique el nombre de su empresa, su número de IVA y la dirección de correo de la persona autorizada a firmar. Si todavía no es cliente, dígalo: puede consultar el texto de antemano.
Recibe el contrato por correo
Recibe el texto con los anexos (medidas de seguridad y subencargados) como documento. Revise sobre todo las categorías de datos y complete lo que sea particular de su organización.
Plantee sus preguntas antes de firmar
¿No tiene claro qué significa una cláusula para usted? Llame al +32 9 328 03 83 o responda al correo. Los ajustes son negociables siempre que respeten el núcleo del artículo 28.
Firme y guarde su ejemplar
Firme, devuélvalo y guarde el ejemplar firmado por ambas partes junto a su registro de actividades de tratamiento. Ante una inspección, ese es el documento que le pedirán.
Qué queda además en sus manos
Un contrato de encargado del tratamiento cubre al encargado. Estos puntos siguen siendo su responsabilidad como responsable del tratamiento, y los necesita para rellenar correctamente el contrato.
¿Tiene dudas sobre qué base jurídica se aplica a un determinado envío? Esa pregunta la responde su DPO o su asesor jurídico. JAAN bv puede explicar cómo funciona la plataforma, pero no juzga sobre su tratamiento.
Por qué esto es breve en 2Mail
Como el envío, el almacenamiento, el registro y el soporte están en manos de JAAN bv, en servidores propios en Bélgica, la cadena es corta: un encargado, un país, un interlocutor. Eso hace el contrato más corto y su registro de tratamientos más claro.