Accordo sul trattamento dei dati per il tuo invio di e-mail tramite 2Mail
Un accordo sul trattamento dei dati è il contratto richiesto dal GDPR (articolo 28) non appena un altro soggetto tratta dati personali per tuo conto. Se invii e-mail tramite 2Mail, JAAN bv tratta gli indirizzi e il contenuto dei tuoi messaggi su tuo incarico: tu sei titolare del trattamento, JAAN bv è responsabile del trattamento. L'accordo di 2Mail mette per iscritto quella ripartizione dei ruoli e gli impegni correlati ed è disponibile su richiesta.
In questa pagina leggi che cosa contiene l'accordo, come richiederlo e che cosa devi comunque gestire tu. La pagina è una spiegazione; solo l'accordo firmato è vincolante.
Che cos'è un accordo sul trattamento dei dati e perché ti serve
Ogni e-mail che invii contiene dati personali: quantomeno un indirizzo e-mail, spesso anche un nome, un numero d'ordine o l'importo di una fattura. Non appena quei dati passano da un servizio di un'altra azienda, quell'azienda è un responsabile del trattamento ai sensi del GDPR. L'articolo 28 ti obbliga allora a un accordo scritto che stabilisca che cosa il responsabile può fare con i dati, come li protegge e che cosa succede quando la collaborazione termina.
Vale tanto per un e-commerce che invia conferme d'ordine quanto per un'associazione con una newsletter mensile. Senza un accordo sul trattamento dei dati, in caso di controllo o di reclamo non puoi dimostrare di aver coinvolto correttamente il tuo responsabile — ed è una mancanza tua in quanto titolare, non del responsabile.
Tu: titolare del trattamento
Sei tu a stabilire perché e a chi invii, quali dati contengono i messaggi e per quanto tempo conservi le tue liste. Ti occupi della base giuridica (consenso o rapporto contrattuale) e rispondi alle richieste degli interessati.
JAAN bv: responsabile del trattamento
JAAN bv tratta i dati esclusivamente per inviare, recapitare e registrare le tue e-mail e per mostrare le statistiche che vedi nella dashboard. Non per finalità proprie e solo secondo le tue istruzioni.
Che cosa disciplina l'accordo di 2Mail
L'accordo segue la struttura prevista dall'articolo 28 GDPR. Questi sono gli otto elementi, in parole semplici.
Oggetto e durata
Il trattamento comprende l'invio di e-mail tramite l'SMTP relay, l'API e la gestione delle campagne, per la durata del tuo abbonamento 2Mail.
Natura e finalità
Invio, recapito, registrazione di recapiti e bounce e rilevazione delle statistiche di apertura e clic — esclusivamente perché tu possa seguire il tuo invio.
Categorie di dati e interessati
Indirizzi e-mail, nomi e il contenuto dei tuoi messaggi; gli interessati sono i tuoi clienti, iscritti, soci o utenti. Integri tu ciò che vale per la tua situazione.
Misure di sicurezza
Trattamento su server propri di JAAN bv in Belgio, connessioni cifrate (TLS), accessi separati per applicazione e monitoraggio 24/7. L'elenco completo è allegato all'accordo.
Sub-responsabili
Un nuovo sub-responsabile viene coinvolto solo previa comunicazione, così puoi opporti. L'elenco aggiornato fa parte dell'accordo.
Assistenza in caso di richieste e violazioni dei dati
In caso di richiesta di un interessato o di violazione dei dati, JAAN bv fornisce le informazioni che ti servono per rispondere entro i termini di legge. Una violazione dei dati te la comunichiamo senza ingiustificato ritardo.
Restituzione o cancellazione al termine
Al termine i tuoi dati vengono, a tua scelta, restituiti o cancellati, salvo dove vige un obbligo legale di conservazione. Il periodo di conservazione dei log è indicato nell'accordo.
Audit
Hai il diritto di verificare il rispetto degli obblighi e JAAN bv presta la propria collaborazione, in un modo che non disturbi il servizio agli altri clienti.
Ecco come richiedere l'accordo sul trattamento dei dati
Quattro passaggi, nessun ufficio legale necessario. Calcola alcuni giorni lavorativi tra la richiesta e l'esemplare firmato.
Richiedilo tramite il modulo di contatto
Indica la tua ragione sociale, la partita IVA e l'indirizzo e-mail della persona autorizzata a firmare. Se non sei ancora cliente, precisalo: puoi consultare il testo in anticipo.
Ricevi l'accordo via e-mail
Ricevi il testo con gli allegati (misure di sicurezza e sub-responsabili) come documento. Rileggi soprattutto le categorie di dati e integra ciò che è particolare per la tua organizzazione.
Poni le tue domande prima di firmare
Non ti è chiaro che cosa significa una clausola per te? Chiama il +32 9 328 03 83 o rispondi all'e-mail. Le modifiche sono discutibili finché rispettano il nucleo dell'articolo 28.
Firma e conserva il tuo esemplare
Firma, restituisci e conserva l'esemplare firmato da entrambe le parti con il tuo registro dei trattamenti. In caso di controllo è il documento che verrà richiesto.
Che cosa devi comunque gestire tu
Un accordo sul trattamento dei dati copre il responsabile. Questi punti restano una tua responsabilità in quanto titolare — e ti servono per compilare correttamente l'accordo.
Hai dubbi su quale base giuridica valga per un determinato invio? A quella domanda risponde il tuo DPO o consulente legale. JAAN bv può spiegare come funziona la piattaforma, ma non giudica il tuo trattamento.
Perché con 2Mail resta tutto breve
Poiché invio, archiviazione, log e assistenza sono gestiti da JAAN bv stessa, su server propri in Belgio, la catena resta corta: un responsabile, un paese, un referente. Ciò rende l'accordo più breve e il tuo registro dei trattamenti più chiaro.