SMTP per Microsoft 365 — aggirare i limiti di invio senza giri strani
Microsoft 365 è eccellente per la posta che i tuoi collaboratori scrivono di persona, ma non è una piattaforma di invio. Valgono limiti rigidi per casella sul numero di destinatari e di messaggi al giorno, e quei limiti sono voluti: proteggono la reputazione condivisa della piattaforma.
Le applicazioni che inviano in modo automatizzato — un e-commerce, un CRM, un gestionale contabile, una newsletter — non devono quindi passare da una casella Microsoft 365. Quelle le sposti su un relay pensato per questo, mentre le tue persone continuano a lavorare tranquillamente in Microsoft 365.
Perché senza relay le cose vanno storte
Raramente va male subito. Va male il giorno in cui invii un po' più del solito: il limite viene raggiunto, i messaggi restanti vengono rifiutati e te ne accorgi solo quando un cliente telefona. Una rotta separata per la posta automatizzata toglie quel picco dalle caselle dei tuoi collaboratori.
Configurare l'SMTP in Microsoft 365
Recupera i dati
Accedi al tuo account 2mail e recupera lì il tuo server SMTP, il nome utente e la password.
Inserisci in Microsoft 365
Non modifichi nulla in Microsoft 365. Nell'applicazione che invia, sostituisci i dati SMTP di Microsoft con quelli di 2mail. Se vuoi, lavora con un indirizzo mittente sullo stesso dominio, così il destinatario non nota alcuna differenza — cambia solo la rotta sottostante.
Autentica il dominio
Assicurati che SPF, DKIM e DMARC siano configurati correttamente per il tuo dominio, così i destinatari possono verificare che il messaggio provenga da te.
Prova
Invia un messaggio di prova a un indirizzo presso un grande provider e verifica che arrivi nella posta in arrivo e non nella cartella spam.
I campi richiesti da Microsoft 365
Ogni piattaforma li chiama in modo leggermente diverso, ma si tratta sempre degli stessi cinque. I valori concreti sono legati al tuo account e li trovi nel tuo account 2mail — recuperali da lì, così sei certo di usare quelli giusti.
| Campo | Che cosa inserire |
|---|---|
| Server SMTP (host) | Il nome del server dal tuo account 2mail. |
| Porta | La porta corrispondente alla cifratura scelta; il tuo account indica quale. |
| Cifratura | TLS. Non inviare mai in chiaro — altrimenti le tue credenziali viaggiano leggibili sulla rete. |
| Nome utente | Il login SMTP del tuo account 2mail. |
| Password | La password corrispondente. Non usare mai la password della casella di posta di un collaboratore. |
Quali e-mail invia Microsoft 365
Una volta configurato il relay, tutte queste passano tramite 2mail — non devi configurarle una per una.
Insidie con Microsoft 365
Un dominio, due rotte di invio
Se invii dallo stesso dominio sia tramite Microsoft 365 sia tramite un relay, <strong>entrambi</strong> devono comparire nel tuo record SPF. Se ne dimentichi uno, sarà proprio quel traffico a non superare il controllo.
Non usare la password della casella
Un relay riceve un accesso proprio. Non usare mai il nome utente e la password di un collaboratore: scadono, cambiano quando la persona se ne va e, in caso di fuga di dati, danno accesso all'intera casella.
Le risposte devono arrivare da qualche parte
Se un'applicazione invia da un indirizzo che nessuno legge, le risposte dei clienti spariscono. Imposta un mittente che porti a una casella o a un gruppo reale.
Un'altra piattaforma?
L'SMTP è un protocollo standard: ogni sistema che parla SMTP — un CRM, un ERP, un'applicazione proprietaria o un server — può inviare tramite 2mail con gli stessi cinque campi.