SMTP für Microsoft 365 — Versandlimits ohne Umwege umgehen
Microsoft 365 ist hervorragend für Post, die Ihre Mitarbeiter selbst schreiben, aber es ist keine Versandplattform. Es gelten strikte Limits pro Postfach für die Zahl der Empfänger und Nachrichten pro Tag, und diese Limits sind gewollt: Sie schützen die gemeinsame Reputation der Plattform.
Anwendungen, die automatisiert versenden — ein Onlineshop, ein CRM, eine Buchhaltungssoftware, ein Newsletter — gehören deshalb nicht in ein Microsoft-365-Postfach. Sie verlagern sie auf ein dafür vorgesehenes Relay, während Ihre Teams weiter in Microsoft 365 arbeiten.
Warum es ohne Relay schiefgeht
Es geht selten sofort schief. Es geht an dem Tag schief, an dem Sie etwas mehr versenden als üblich: Das Limit ist erreicht, die restlichen Nachrichten werden abgewiesen, und Sie merken es erst, wenn ein Kunde anruft. Eine eigene Route für automatisierte Post nimmt diese Spitze aus den Postfächern Ihrer Mitarbeiter heraus.
SMTP in Microsoft 365 einrichten
Zugangsdaten abrufen
Melden Sie sich in Ihrem 2mail-Konto an und rufen Sie dort Ihren SMTP-Server, Benutzernamen und Ihr Passwort ab.
In Microsoft 365 eintragen
An Microsoft 365 selbst ändern Sie nichts. In der Anwendung, die versendet, ersetzen Sie die SMTP-Einstellungen von Microsoft durch die von 2mail. Verwenden Sie bei Bedarf eine Absenderadresse auf derselben Domain, damit der Empfänger keinen Unterschied sieht — nur die Route darunter ändert sich.
Domain authentifizieren
Sorgen Sie dafür, dass SPF, DKIM und DMARC für Ihre Domain korrekt gesetzt sind, damit Empfänger verifizieren können, dass die Mail von Ihnen stammt.
Testen
Senden Sie eine Testnachricht an eine Adresse bei einem großen Provider und prüfen Sie, ob sie im Posteingang ankommt und nicht im Spam-Ordner.
Die Felder, die Microsoft 365 abfragt
Jede Plattform nennt sie etwas anders, aber es geht immer um dieselben fünf. Die konkreten Werte sind kontogebunden und finden Sie in Ihrem 2mail-Konto — rufen Sie sie dort ab, damit Sie sicher die richtigen verwenden.
| Feld | Was Sie eintragen |
|---|---|
| SMTP-Server (Host) | Der Servername aus Ihrem 2mail-Konto. |
| Port | Der Port, der zu Ihrer gewählten Verschlüsselung gehört; Ihr Konto zeigt, welcher. |
| Verschlüsselung | TLS. Senden Sie nie unverschlüsselt — sonst gehen Ihre Zugangsdaten lesbar über die Leitung. |
| Benutzername | Der SMTP-Login Ihres 2mail-Kontos. |
| Passwort | Das zugehörige Passwort. Verwenden Sie nie das Passwort eines Mitarbeiterpostfachs. |
Welche Mails Microsoft 365 sendet
Sobald das Relay eingerichtet ist, laufen diese alle über 2mail — Sie müssen sie nicht einzeln konfigurieren.
Stolperfallen bei Microsoft 365
Eine Domain, zwei Versandrouten
Wenn Sie von derselben Domain über Microsoft 365 <strong>und</strong> ein Relay senden, müssen beide in Ihrem SPF-Eintrag stehen. Vergessen Sie eines, fällt genau dieser Verkehr durch.
Verwenden Sie nicht das Passwort eines Postfachs
Ein Relay erhält eigene Zugangsdaten. Verwenden Sie nie Benutzername und Passwort eines Mitarbeiters: Sie laufen ab, ändern sich bei einem Weggang und geben bei einem Leck Zugriff auf das gesamte Postfach.
Antworten müssen irgendwo ankommen
Wenn eine Anwendung von einer Adresse sendet, die niemand liest, verschwinden die Antworten der Kunden. Richten Sie einen Absender ein, der zu einem echten Postfach oder einer Gruppe führt.
Andere Plattform?
SMTP ist ein Standardprotokoll: Jedes System, das SMTP spricht — ein CRM, ein ERP, eine eigene Anwendung oder ein Server —, kann über 2mail mit denselben fünf Feldern senden.