Eine europäische E-Mail-Plattform: wo Ihre Daten liegen, zählt

Eine europäische E-Mail-Plattform ist ein Versanddienst, bei dem Server, Speicherung und Verwaltung innerhalb der Europäischen Union liegen, sodass die personenbezogenen Daten in Ihren E-Mails die EU nicht verlassen. Das zählt, weil jeder Versand personenbezogene Daten enthält — mindestens eine E-Mail-Adresse — und Sie nachweisen können müssen, wo diese landen.

2Mail ist die E-Mail-Marke von JAAN bv, einem belgischen Unternehmen, das seit 2000 seine eigenen Plattformen baut und betreibt. Versand, Speicherung, Statistiken und Support sitzen in Belgien, nicht bei einem Zwischenhändler außerhalb der EU.

Vier Gründe, warum der Standort Ihrer Plattform zählt

Nicht als Prinzipienfrage, sondern praktisch: das sind die Punkte, an denen der Unterschied sichtbar wird, sobald etwas schiefgeht oder jemand danach fragt.

Jede E-Mail enthält personenbezogene Daten

Eine Versandliste ist per Definition eine Sammlung personenbezogener Daten: E-Mail-Adressen, oft Namen, manchmal Bestell- oder Vorgangsnummern im Inhalt. Wer sie verarbeitet und wo, ist eine Frage, die Sie beantworten können müssen — auch wenn Sie nur Rechnungen versenden.

Übermittlung außerhalb der EU ist kein Detail

Sobald ein Anbieter Daten außerhalb der EU verarbeitet, brauchen Sie für diese Übermittlung eine gültige Rechtsgrundlage und müssen sie dokumentieren können. Bleibt alles innerhalb der EU, entfällt diese ganze Ebene — weniger Papierkram und weniger Diskussion bei einer Prüfung.

Wer kann auf Ihre Logs zugreifen?

Eine Versandplattform speichert mehr als die Mail selbst: wer was geöffnet hat, von welchem Gerät, zu welchem Zeitpunkt. Fragen Sie, wer diese Logs einsehen kann, wie lange sie aufbewahrt werden und ob Tracking bei Dritten landet. Bei 2Mail erfolgt Öffnungs- und Klick-Tracking auf eigenen belgischen Servern, ohne Ihre Daten bei Dritten abzulegen.

Sie bleiben Verantwortlicher

Ihr Anbieter ist Auftragsverarbeiter; Sie sind Verantwortlicher. Bei einer Datenpanne oder einer Anfrage eines Betroffenen sind Sie derjenige, der innerhalb der Frist antworten muss, mit Informationen, die Sie von Ihrem Anbieter bekommen müssen. Ein Ansprechpartner in Ihrer Sprache und Zeitzone ist dann kein Luxus.

Prüfen Sie in vier Schritten, wie es bei Ihnen geregelt ist

Dafür müssen Sie nicht auf ein Audit warten. Diese vier Schritte kosten zusammen einen halben Tag und liefern sofort brauchbare Antworten.

1

Finden Sie heraus, wo Ihr Versand heute läuft

Schauen Sie in den Bedingungen oder der Datenschutzerklärung Ihres Anbieters nach dem Ort der Verarbeitung und den Subunternehmern. Steht dort nur eine Muttergesellschaft ohne Standort, fragen Sie schriftlich nach — diese Antwort brauchen Sie ohnehin für Ihr Verarbeitungsverzeichnis.

2

Erfassen Sie, welche Daten Sie tatsächlich versenden

Gehen Sie Ihre Mailtypen durch: Newsletter, Bestellbestätigung, Rechnung, Erinnerung. Notieren Sie pro Typ, welche personenbezogenen Daten darin stehen. Oft zeigt sich, dass weniger nötig ist, als jetzt drinsteht, und das zu streichen ist die günstigste Maßnahme, die Sie ergreifen können.

3

Fordern Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag an

Jeder Anbieter, der personenbezogene Daten für Sie verarbeitet, sollte einen vorlegen können, mit den Subunternehmern dazu. Lesen Sie ihn, bevor Sie unterschreiben, und nicht, nachdem etwas schiefgegangen ist. Bei 2Mail ist er auf Anfrage erhältlich.

4

Bei einem Wechsel: richten Sie die Authentifizierung neu ein

Zieht Ihr Versand um, ändert sich Ihr Versandkanal. Passen Sie den SPF-Eintrag an, veröffentlichen Sie den neuen DKIM-Schlüssel und prüfen Sie, ob DMARC weiterhin besteht. Bauen Sie das Volumen in den ersten Wochen schrittweise auf, damit die Reputation Ihrer Domain mit umzieht.

Sechs Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen können

Diese Seite stellt keinen anderen Anbieter als Norm hin und nennt bewusst keinen beim Namen. Was wir Ihnen geben, sind die Fragen, mit denen Sie sie selbst vergleichen. Die Antworten sollten kurz und schriftlich sein.

1 In welchem Land stehen die Server, die meine E-Mails verarbeiten und versenden?
2 Wo werden Statistik- und Tracking-Daten gespeichert, und wie lange bleiben sie erhalten?
3 Welche Subunternehmer gibt es, und wo sitzen die?
4 Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und kann ich ihn vorab einsehen?
5 Mit wem spreche ich bei einer Störung oder Datenpanne, in welcher Sprache und innerhalb welcher Frist?
6 Welche Listen, Logs und Statistiken kann ich exportieren, wenn ich gehe, und in welchem Format?

Bekommen Sie auf die erste Frage eine Region statt eines Landes, ist das an sich schon eine Information: eine Regionsangabe schließt Verarbeitung anderswo nicht aus.

Wie 2Mail es umsetzt

Was unten steht, betrifft ausschließlich unsere eigene Plattform. Es ist nachprüfbar, und Sie dürfen uns darauf ansprechen.

Versand, Speicherung und Statistiken laufen auf eigener Infrastruktur in belgischen Rechenzentren, innerhalb der EU.
Öffnungs- und Klick-Tracking erfolgt auf denselben Servern, ohne Ihre Daten bei Dritten abzulegen.
Sie senden von Ihrer eigenen Domain, mit korrekt eingerichtetem SPF, DKIM und DMARC.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist auf Anfrage erhältlich.
JAAN bv ist ein belgisches Unternehmen mit Sitz in Zelzate, aktiv seit 2000.
Support auf Niederländisch, Französisch und Englisch, telefonisch unter +32 9 328 03 83.
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Häufig gestellte Fragen

Ein Versanddienst, dessen Server, Speicherung und Verwaltung innerhalb der Europäischen Union liegen, sodass die personenbezogenen Daten in Ihren E-Mails die EU nicht verlassen. Bei 2Mail läuft das auf eigener Infrastruktur in belgischen Rechenzentren.
Nein. Die DSGVO verbietet die Verarbeitung außerhalb der EU nicht, verlangt für eine solche Übermittlung aber eine gültige Rechtsgrundlage, die Sie dokumentieren und begründen können müssen. Bleibt alles innerhalb der EU, entfällt diese Pflicht — das erspart Papierkram und Diskussionen bei einer Prüfung.
Ja. Eine E-Mail-Adresse identifiziert eine Person direkt oder indirekt und fällt damit unter die DSGVO. Das gilt auch für eine Liste, die ausschließlich geschäftliche Adressen enthält.
In belgischen Rechenzentren, auf eigener Hardware von JAAN bv. Versand, Speicherung und die Statistiken Ihrer Kampagnen bleiben dort, und das Öffnungs- und Klick-Tracking läuft auf denselben Servern. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist auf Anfrage erhältlich.
Vor allem die Authentifizierung Ihrer Domain: Passen Sie den SPF-Eintrag an, veröffentlichen Sie den DKIM-Schlüssel Ihres neuen Anbieters und prüfen Sie, ob DMARC weiterhin besteht. Steigern Sie das Volumen danach schrittweise statt in einer einzigen Spitze, damit die Reputation Ihrer Domain mitzieht.
Fragen Sie das, bevor Sie anfangen, nicht erst beim Abschied: welche Listen, Protokolle und Statistiken Sie exportieren können und in welchem Format. Die Antwort auf diese Frage sagt viel darüber aus, wie ein Anbieter Ihre Daten betrachtet.
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