E-Mail-Glossar: die Begriffe hinter der E-Mail-Zustellung
E-Mail hat einen eigenen Fachjargon, und dieser Jargon taucht genau dann auf, wenn etwas schiefgeht: eine Nachricht, die 'deferred' ist, eine Adresse, die 'hard bounct', eine Domain ohne DKIM. Dieses Glossar erklärt diese Begriffe in einem Satz pro Begriff, ohne dass Sie dafür einen weiteren Artikel brauchen.
31 Begriffe, gruppiert vom Fundament (Authentifizierung) bis zur Praxis (Listenverwaltung und Technik). Jeder Begriff hat einen eigenen Anker, sodass Sie direkt darauf verweisen können.
Authentifizierung & DNS
SPF #
SPF (Sender Policy Framework) ist ein DNS-Eintrag, in dem der Inhaber einer Domain festlegt, welche Server im Namen dieser Domain E-Mails versenden dürfen.
Der empfangende Server vergleicht die sendende IP-Adresse mit dieser Liste. Eine Domain darf nur einen SPF-Eintrag haben; wer mehrere Dienste hinzufügt und pro Dienst einen eigenen Eintrag anlegt, zerstört die Prüfung vollständig.
Ausführliche Erklärung →DKIM #
DKIM (DomainKeys Identified Mail) ist eine digitale Signatur, die der sendende Server jeder ausgehenden E-Mail hinzufügt und die der Empfänger mit einem öffentlichen Schlüssel aus dem DNS prüft.
Sie belegt, dass die Nachricht unterwegs nicht verändert wurde. DKIM ist robuster als SPF, weil es nicht an einer IP-Adresse hängt: eine weitergeleitete Nachricht bleibt gültig, während SPF dabei oft scheitert.
Ausführliche Erklärung →DKIM-Selector #
Ein DKIM-Selector ist die Kennung in der Signatur, die angibt, welcher DNS-Eintrag den zugehörigen öffentlichen Schlüssel enthält.
Dank des Selectors kann eine Domain mehrere DKIM-Schlüssel gleichzeitig veröffentlichen — zum Beispiel einen je sendendem Dienst — und Schlüssel ohne Unterbrechung ersetzen.
DMARC #
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) ist ein DNS-Eintrag, der festlegt, was ein Empfänger mit E-Mails tun soll, die die SPF- und DKIM-Prüfung nicht bestehen.
Die Richtlinie steht auf p=none (nur berichten), p=quarantine (in den Spam-Ordner) oder p=reject (abweisen). DMARC verlangt zudem, dass die sichtbare Absenderdomain mit der Domain übereinstimmt, die SPF oder DKIM validiert hat.
Return-Path (Envelope-Absender) #
Der Return-Path ist die Adresse, an die Fehlermeldungen zu einer E-Mail zurückgeschickt werden, und zugleich die Adresse, auf der SPF geprüft wird.
Er ist unabhängig von der From-Adresse, die der Empfänger sieht. Dieser Unterschied erklärt, warum SPF bestehen kann und DMARC trotzdem scheitert: DMARC verlangt, dass beide Domains zusammengehören.
BIMI #
BIMI (Brand Indicators for Message Identification) ist ein DNS-Eintrag, mit dem eine Domain ein Logo veröffentlicht, das unterstützende Postfächer neben der Nachricht anzeigen.
BIMI funktioniert nur oberhalb einer DMARC-Richtlinie auf quarantine oder reject. Manche Anbieter verlangen zusätzlich ein geprüftes Markenzertifikat.
MTA-STS #
MTA-STS (SMTP MTA Strict Transport Security) ist eine Richtlinie, mit der eine Domain erzwingt, dass eingehende E-Mails ausschließlich über eine geprüfte TLS-Verbindung zugestellt werden.
Ohne MTA-STS kann ein Angreifer die Verschlüsselung unterwegs wegfallen lassen. Der zugehörige TLS-RPT-Eintrag lässt Absender melden, wenn das geschieht.
Zustellung & Reputation
Zustellbarkeit (Deliverability) #
Zustellbarkeit ist der Anteil versendeter E-Mails, der tatsächlich im Posteingang des Empfängers landet, statt im Spam-Ordner zu landen oder abgewiesen zu werden.
Sie unterscheidet sich von der reinen Zustellung: eine Nachricht kann vom empfangenden Server angenommen worden sein (Zustellung gelungen) und trotzdem im Spam-Ordner liegen.
Ausführliche Erklärung →IP-Reputation #
IP-Reputation ist das Urteil, das sich Mailbox-Anbieter über eine sendende IP-Adresse bilden, auf Basis von Sendevolumen, Beschwerden, Bounces und dem Verhalten der Empfänger.
Eine neue oder lange ungenutzte IP-Adresse hat keine Reputation, und das ist nicht dasselbe wie eine gute Reputation: im Zweifel filtern Anbieter strenger.
Domain-Reputation #
Domain-Reputation ist das Urteil, das sich Mailbox-Anbieter über die sendende Domain selbst bilden, unabhängig von der IP-Adresse, von der aus versendet wird.
Weil die Reputation an der Domain hängt, zieht sie zu einem neuen Versanddienst mit um. Eine beschädigte Domain-Reputation lösen Sie also nicht durch einen Wechsel der IP-Adresse.
IP-Warm-up #
IP-Warm-up ist das kontrollierte Steigern des Sendevolumens von einer neuen IP-Adresse oder Domain aus, damit Mailbox-Anbieter den Absender kennenlernen, bevor das Volumen hoch wird.
Ohne Warm-up liest sich ein plötzlicher Anstieg von einer unbekannten Adresse wie ein Spam-Ausbruch. Ein Warm-up läuft in der Regel über einige Wochen und beginnt bei den engagiertesten Empfängern.
Ausführliche Erklärung →Dedicated IP und Shared IP #
Eine Dedicated IP ist eine sendende IP-Adresse, die von einem einzigen Absender genutzt wird; bei einer Shared IP teilen sich mehrere Absender dieselbe Adresse und damit dieselbe Reputation.
Eine Dedicated IP gibt volle Kontrolle, verlangt aber genügend und regelmäßiges Volumen, um eine Reputation aufzubauen und zu halten. Bei geringen Volumina schneidet eine gut verwaltete Shared IP meist besser ab.
Greylisting #
Greylisting ist eine Abwehr, bei der der empfangende Server einen ersten Zustellversuch eines unbekannten Absenders vorübergehend abweist und erst einen weiteren Versuch annimmt.
Echte Mailserver versuchen es automatisch erneut, viele Spam-Versender nicht. Die Folge ist eine Verzögerung von einigen Minuten bei der ersten E-Mail an einen solchen Empfänger.
Throttling (Rate Limiting) #
Throttling ist das Begrenzen der Anzahl E-Mails, die innerhalb eines Zeitfensters an eine einzelne empfangende Partei gesendet werden.
Mailbox-Anbieter setzen es selbst ein, um Spitzen abzuflachen; Absender setzen es ein, um nicht gegen diese Grenzen zu laufen. Ein Überschreiten führt zu Verzögerung oder vorübergehender Abweisung.
Deferral (4xx) #
Ein Deferral ist eine vorübergehende Abweisung mit einem 4xx-Statuscode, bei der der empfangende Server darum bittet, die Nachricht später erneut anzubieten.
Ein Deferral ist kein Bounce. Hält er an, ist es meist ein Reputations- oder Volumensignal und kein technisches Problem.
Blocklist (DNSBL) #
Eine Blocklist ist eine veröffentlichte Liste von IP-Adressen oder Domains, die als Spamquelle eingestuft sind und die empfangende Server über DNS abfragen.
Nicht jede Liste wiegt gleich schwer: einige große Listen bestimmen den Großteil der Blockaden, während obskure Listen von fast niemandem abgefragt werden.
Spam-Falle (Spam Trap) #
Eine Spam-Falle ist eine E-Mail-Adresse, die ausschließlich dazu besteht, unerwünschte Post abzufangen, und die nie freiwillig eingetragen wurde.
Neben Adressen, die nie einer echten Person gehörten, werden auch lange verlassene Postfächer zu Spam-Fallen umgebaut. Das ist der Grund, warum eine alte, nie bereinigte Adressliste gefährlich ist.
Bounces & Listenpflege
Hard Bounce #
Ein Hard Bounce ist eine endgültige Abweisung mit einem 5xx-Statuscode, weil die Adresse nicht existiert oder die Domain keine E-Mails annimmt.
Eine hart bouncende Adresse gehört sofort von der Liste. Weiter an nicht existierende Adressen zu senden, ist für Mailbox-Anbieter das deutlichste Signal, dass eine Liste nicht gepflegt wird.
Soft Bounce #
Ein Soft Bounce ist eine vorübergehende Abweisung, zum Beispiel weil das Postfach voll ist oder der empfangende Server zeitweise nicht erreichbar ist.
Ein Soft Bounce rechtfertigt einen neuen Versuch. Wiederholt er sich über mehrere Versendungen, behandeln Sie die Adresse besser als endgültig unbrauchbar.
Bounce-Verarbeitung #
Bounce-Verarbeitung ist das automatische Auslesen von Fehlermeldungen und das darauf gestützte Deaktivieren oder erneute Testen von Adressen.
Ohne Verarbeitung bleiben ungültige Adressen auf der Liste und erzeugen weiter Bounces — mit einer sinkenden Reputation als Folge.
Opt-in und Double Opt-in #
Opt-in ist die Einwilligung, die jemand gibt, um E-Mails zu erhalten; beim Double Opt-in wird diese Einwilligung danach noch über einen Link in einer Bestätigungsmail bestätigt.
Double Opt-in ergibt eine kleinere, aber nachweislich gültige Liste und filtert Tippfehler und eingetragene Adressen Dritter sofort heraus.
Ausführliche Erklärung →List-Unsubscribe (One-Click) #
List-Unsubscribe ist ein E-Mail-Header, mit dem das Postfach selbst eine Abmeldeschaltfläche anzeigen kann, ohne dass der Empfänger die E-Mail öffnen muss.
Die One-Click-Variante erledigt die Abmeldung mit einer einzigen Anfrage, ohne Zwischenseite und ohne Bestätigung. Große Anbieter erwarten diesen Header beim Massenversand.
Spam-Beschwerde und Feedback Loop #
Eine Spam-Beschwerde entsteht, wenn ein Empfänger auf die Spam-Schaltfläche drückt; über eine Feedback Loop meldet der Mailbox-Anbieter diese Beschwerde an den Absender zurück.
Eine Spam-Beschwerde wiegt bei Anbietern viel schwerer als eine Abmeldung. Das ist der Grund, warum ein versteckter Abmeldelink schädlicher ist als ein gut sichtbarer.
Listenhygiene #
Listenhygiene ist die Pflege einer Adressliste: Bounces entfernen, Abmeldungen verarbeiten, Dubletten zusammenführen und lange inaktive Empfänger aussortieren.
Eine kleinere, engagierte Liste bringt in der Regel mehr als eine große Liste mit vielen toten Adressen — und schützt die Reputation, auf der alle Versendungen ruhen.
Versand & Technik
SMTP #
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist das Protokoll, mit dem Mailserver E-Mails aneinander weitergeben und mit dem Anwendungen ihre ausgehenden E-Mails übergeben.
Weil das Protokoll universell ist, kann jede Anwendung, die SMTP spricht, über jeden SMTP-Dienst versenden — die Einstellungen unterscheiden sich, das Protokoll nicht.
SMTP-Relay #
Ein SMTP-Relay ist ein zwischengeschalteter Mailserver, der ausgehende E-Mails von Anwendungen annimmt und in deren Namen bei den empfangenden Servern zustellt.
Das Relay bringt Authentifizierung, Reputation, Wiederholversuche und Protokollierung an einer Stelle zusammen, statt bei jeder Anwendung einzeln.
Ausführliche Erklärung →Port 587 und STARTTLS #
Port 587 ist der Standardport, auf dem Anwendungen ihre ausgehenden E-Mails mit Authentifizierung übergeben, wobei STARTTLS die Verbindung verschlüsselt.
Port 25 ist für den Verkehr zwischen Mailservern untereinander gedacht und wird von vielen Anbietern und Netzen für ausgehenden Verkehr blockiert.
Ausführliche Erklärung →MTA #
Ein MTA (Mail Transfer Agent) ist die Serversoftware, die E-Mails annimmt, in die Warteschlange stellt und an den nächsten Server weitergibt.
Der MTA entscheidet über Wiederholversuche bei vorübergehenden Fehlern und erzeugt die Fehlermeldungen, die als Bounce beim Absender ankommen.
ESP #
Ein ESP (Email Service Provider) ist ein Dienst, der E-Mails im Namen von Kunden versendet und dabei Infrastruktur, Reputationsmanagement und Berichte liefert.
Der Begriff wird sowohl für Kampagnenplattformen als auch für reine Versanddienste verwendet; der Unterschied liegt darin, ob auch eine Redaktions- und Listenverwaltungsumgebung dazugehört.
Öffnungs-Tracking #
Öffnungs-Tracking erfasst, dass eine E-Mail geöffnet wurde, indem beim Anzeigen der Nachricht eine kleine, unsichtbare Bilddatei geladen wird.
Seit Mailbox-Anbieter Bilder vorab laden, um den Empfänger abzuschirmen, ist eine Öffnung kein zuverlässiger Beleg mehr dafür, dass jemand die Nachricht gelesen hat.
Klick-Tracking #
Klick-Tracking erfasst, welche Links in einer E-Mail angeklickt werden, indem die Links über eine zwischengeschaltete URL laufen.
Klicks sind ein stärkeres Signal als Öffnungen, weil sie eine bewusste Handlung erfordern. Sie zählen bei Mailbox-Anbietern auch als Zeichen von Engagement.
Ausführliche Erklärung →Weiterlesen
Eine Definition sagt, was ein Begriff bedeutet, nicht, was Sie damit tun sollen. Diese drei Seiten behandeln die Themen dieser Liste im Ganzen: die drei Authentifizierungseinträge, die Zustellung als Ganzes und die praktischen Schritte eines konkreten Versands.