Wat is een verzendend subdomein en waarom gebruik je er een?
Een verzendend subdomein is een aparte naam onder uw hoofddomein, bijvoorbeeld nieuws.uwbedrijf.be of mail.uwbedrijf.be, waarvan u uw automatische of commerciële e-mail verstuurt in plaats van rechtstreeks vanaf uwbedrijf.be. U gebruikt er een omdat reputatie deels aan het verzendende domein hangt: loopt een campagne verkeerd, dan raakt dat het subdomein en niet de mail waarmee u dagelijks met klanten en leveranciers correspondeert.
Waarom reputatie per domein telt
Ontvangende providers houden per verzendend domein bij hoe hun gebruikers reageren: openen, negeren, verwijderen, als spam melden. Die geschiedenis bepaalt mee waar uw volgende bericht belandt. Verstuurt u alles vanaf één domein, dan delen uw offertes, uw facturen en uw nieuwsbrief één en dezelfde reputatie. Eén slecht getimede promotie naar een oude lijst kost dan ook de mail van uw boekhouding. Met een subdomein bouwt elk soort mail zijn eigen geschiedenis op, en blijft schade waar ze hoort.
De typische opzet
Drie lagen, elk met een eigen doel:
- Het hoofddomein (uwbedrijf.be) voor persoonlijke correspondentie: mail die mensen schrijven en beantwoorden.
- Een subdomein voor transactionele mail (bijvoorbeeld mail.uwbedrijf.be) voor bestelbevestigingen, wachtwoordherstel, facturen en meldingen. Mail die aan moet komen, en die zelden gemeld wordt.
- Een subdomein voor campagnes (bijvoorbeeld nieuws.uwbedrijf.be) voor nieuwsbrieven en promoties. Mail met een hoger klachtenrisico.
Zo kan een campagne uw bestelbevestigingen niet meeslepen, en kan een gehackt contactformulier uw nieuwsbrief niet besmetten. Wat het onderscheid tussen die twee soorten mail precies inhoudt, leest u bij transactionele e-mail.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een groothandel verstuurt maandelijks een promotie naar twintigduizend adressen en dagelijks enkele honderden orderbevestigingen en facturen. Alles vertrekt vanaf het hoofddomein. Na een promotie naar een slecht onderhouden lijst zakt de aflevering bij één grote provider, en de week erna melden klanten dat facturen in de spam belanden. Was de promotie vanaf nieuws.groothandel.be vertrokken, dan had die provider enkel dat subdomein een tik gegeven en waren de facturen gewoon aangekomen.
Wat u er niet mee oplost
Een slechte lijst blijft een slechte lijst. Het subdomein verhuist het probleem naar een aparte kamer, maar het probleem zelf blijft bestaan. En de reputatie van uw hoofddomein weegt nog steeds mee: providers zien dat nieuws.uwbedrijf.be bij uwbedrijf.be hoort. Het is een scheiding, geen ontsnapping. Wie een subdomein gebruikt om spamgedrag te verbergen, ontdekt snel dat het niet werkt.
Waar u op let
- Elk subdomein heeft eigen SPF-, DKIM- en DMARC-instellingen nodig. Records op het hoofddomein gelden niet automatisch voor het subdomein. Wat u per domein in de DNS zet, leest u bij SPF, DKIM en DMARC.
- Elk subdomein moet apart opgewarmd worden. Een nieuw subdomein begint zonder geschiedenis. Overstappen op maandag en dinsdag de volledige nieuwsbrief versturen, is precies wat u niet doet.
- Kies een naam die vertrouwen wekt. "nieuws", "mail", "info" of "shop" zijn herkenbaar. Cryptische namen als "mta3" of "srv-out" ogen voor de lezer als phishing.
- Het antwoordadres mag op het hoofddomein blijven. Wie op uw nieuwsbrief antwoordt, komt dan gewoon bij uw team terecht.
- Verzendplatforms rekenen doorgaans per verzenddomein. Elk subdomein telt dan als een domein; hoe dat bij 2Mail zit, leest u op de pagina met tarieven.
Zo herkent u dat u er een nodig hebt
Uw facturen of bevestigingen komen slechter aan in de week na elke grote campagne. Of omgekeerd: u durft geen campagne meer te versturen omdat u bang bent voor uw dagelijkse mail. Beide zijn het signaal dat twee soorten mail te dicht op elkaar zitten.
Voor wie het overdreven is
Verstuurt u enkele honderden berichten per maand vanaf één domein, en vooral persoonlijke correspondentie, dan levert deze scheiding weinig op. De extra DNS-records en het opwarmen kosten meer dan ze opbrengen. De scheiding begint te tellen zodra marketing en systeemmail beide serieus volume draaien, of zodra meerdere systemen namens u versturen.
Veelgestelde vragen
Ziet de ontvanger het verschil?
Nauwelijks. De afzendernaam blijft uw merk; alleen het adres achter de naam verandert van info@uwbedrijf.be naar info@nieuws.uwbedrijf.be. De meeste lezers merken het niet.
Kan ik een volledig ander domein gebruiken in plaats van een subdomein?
Dat kan, maar het is minder goed. Een los domein als uwbedrijf-nieuws.be heeft geen band met uw merk en oogt voor filters én lezers verdachter. Een subdomein erft een deel van het vertrouwen van het hoofddomein.
Moet ik een subdomein per applicatie maken?
Nee. Eén per soort mail volstaat. Meerdere applicaties die transactionele mail versturen, delen hetzelfde subdomein, elk met een eigen SMTP-login zodat u ze apart kunt volgen en intrekken.