Inbox placement bij Proximus, Telenet, Gmail en Outlook: hoe u per provider test
Proximus, Telenet, Gmail en Outlook beoordelen dezelfde mail elk op hun eigen manier: de Belgische providers leunen sterker op klassieke filters en reputatielijsten, Gmail en Outlook vooral op het gedrag van hun gebruikers. Een mail die bij de ene in de inbox komt, kan bij de andere in de spam belanden. De enige betrouwbare manier om dat te weten is testen met een echt adres bij elke provider afzonderlijk.
Waarom dezelfde mail anders behandeld wordt
Elke provider bouwt zijn filter met andere gegevens. Gmail en Outlook zien enorme volumes per dag en weten precies wat hun gebruikers openen, verwijderen, archiveren en als spam melden. Hun filter is daardoor grotendeels gedragsgestuurd: hoe uw vorige mails onthaald werden, weegt zwaar. Belgische providers als Proximus (met de domeinen proximus.be en skynet.be) en Telenet zijn kleiner en gebruiken doorgaans een combinatie van spamfilterproducten, reputatielijsten van derden en eigen regels. Dat maakt hen niet strenger of milder, wel anders: technische signalen zoals een ontbrekend DKIM-record, een verzendend IP-adres op een zwarte lijst of een afwijkende reverse DNS wegen daar relatief zwaarder.
Voor u betekent dat: één campagne, vier uitkomsten. Wie enkel in zijn eigen mailbox controleert, ziet er maar één.
Wat alle providers gemeen hebben
Drie zaken controleert iedereen. Ten eerste authenticatie: SPF, DKIM en DMARC moeten kloppen, en sinds de grote providers hun eisen voor bulkverzenders aanscherpten, is dat geen optie meer. Ten tweede de reputatie van het verzendende domein en de IP-adressen. Ten derde de lijstkwaliteit, zichtbaar via bounces en klachten. Wie die drie op orde heeft, haalt bij alle vier de providers een goede basis. De verschillen zitten in wat er daarna gebeurt.
Lees hoe u SPF, DKIM en DMARC in enkele minuten instelt als dat nog niet gebeurd is; alles wat volgt heeft daar weinig zin zonder.
De typische verschillen per provider
Gmail
Gmail sorteert niet alleen in inbox of spam, maar ook in tabbladen zoals Promoties. Een nieuwsbrief in Promoties is geen afleveringsprobleem, wel een zichtbaarheidsprobleem. Gmail reageert bovendien sterk op betrokkenheid: adressen die uw mail al maanden niet openen, drukken de plaatsing bij alle andere Gmail-adressen. Gmail biedt een eigen Postmaster-tool waarin u de reputatie van uw domein bij hen kunt volgen.
Outlook en Microsoft 365
Microsoft gebruikt eigen reputatiesystemen en zet mail van onbekende afzenders eerder stil in de map Ongewenste e-mail, zeker bij bedrijfsmailboxen waar beheerders extra regels instellen. Bij zakelijke ontvangers komt daar vaak nog een externe spamfilter bij die de organisatie zelf koos. Ook Microsoft biedt een tool om de reputatie van uw IP-adressen te volgen.
Proximus en Telenet
Beide zijn consumentenproviders met veel oudere, weinig gebruikte adressen. Dat heeft twee gevolgen. Uw lijst bevat bij deze domeinen relatief veel adressen die niet meer gelezen worden, wat uw betrokkenheidscijfers drukt. En technische afwijkingen worden er eerder afgestraft: een verzendende server zonder correcte reverse DNS of een IP-adres op een veelgebruikte zwarte lijst wordt vaak al bij de aanbieding geweigerd in plaats van in de spam gezet. Dat ziet u dan als bounce met een weigeringscode, niet als een stille spamplaatsing. Kijk bij deze providers daarom eerst naar uw weigeringen.
Zo test u per provider
- Maak per provider een testadres aan. Een gratis Gmail- en Outlook-adres, plus een adres bij Proximus en Telenet als u dat kunt bemachtigen (een klant of collega met zo'n adres helpt u graag). Zet ze in een apart testsegment.
- Verstuur de echte campagne, niet een testversie. Een test vanuit de editor gaat vaak langs een andere weg. U wilt weten hoe het echte bericht, met echte trackinglinks en echte afzender, behandeld wordt.
- Kijk niet alleen naar aankomst maar naar de map. Inbox, Promoties, spam, of helemaal niets? Noteer het per provider.
- Vergelijk met uw logboek. Staat het bericht als afgeleverd in uw verzendlog maar zit het in de spam, dan is het een plaatsingsprobleem. Staat het als geweigerd, dan is het een technisch of reputatieprobleem.
- Herhaal het bij elke wijziging. Nieuw domein, nieuwe template, nieuwe afzendernaam: telkens opnieuw testen.
In het dashboard van 2Mail ziet u per verzenddomein hoe aanbiedingen, bounces en weigeringen verdeeld zijn. Combineer dat met de kliks per ontvangend domein: een provider waar de aflevering normaal is maar de kliks opvallend achterblijven, is bijna zeker een provider waar u in de spam zit.
Wat u beter niet doet
Ga niet af op één gratis spamscore-tool die een cijfer op tien geeft. Die tools controleren technische zaken (nuttig) maar kunnen het gedrag van de echte filters niet nabootsen. Verstuur ook niet per provider een andere inhoud om de filter te slim af te zijn; dat werkt hooguit even en maakt uw meting waardeloos. Werk aan de basis: deliverability is bij alle vier de providers dezelfde combinatie van authenticatie, reputatie en lijstkwaliteit.
Veelgestelde vragen
Welke provider is het strengst?
Dat verschilt per afzender en per moment. Een afzender met een technisch probleem botst eerder bij Proximus of Telenet; een afzender met een slapende lijst eerder bij Gmail. Test, in plaats van te gokken.
Kan ik zien in welke map mijn mail terechtkwam?
Niet vanuit uw verzendlog; de ontvanger meldt dat niet terug. Daarom hebt u eigen testadressen nodig, en gebruikt u kliks per ontvangend domein als indirecte maatstaf.
Helpt een apart verzenddomein per provider?
Nee. Wat wel helpt, is transactionele mail en campagnes scheiden, zodat een slecht onthaalde nieuwsbrief uw bestelbevestigingen niet meesleept.