Odoo-mail komt niet aan: de oorzaken herkennen en oplossen
Wanneer facturen, offertes of herinneringen uit Odoo niet aankomen, ligt het bijna altijd aan één van drie dingen: de uitgaande mailserver is niet of verkeerd ingesteld en de berichten blijven in de wachtrij hangen, het afzenderadres past niet bij het domein dat geauthenticeerd is, of de server waarvandaan Odoo verstuurt heeft geen reputatie. De oplossing is in de meeste gevallen dezelfde: koppel Odoo aan een SMTP relay met een eigen login en zet SPF en DKIM voor uw domein in orde.
Eerst kijken waar het vastloopt
Odoo verstuurt mail niet meteen, maar zet berichten in een wachtrij die een geplande taak periodiek afwerkt. Ga in de technische instellingen naar de lijst van uitgaande berichten. Daar ziet u per bericht een status. Drie situaties komen voor:
- Het bericht staat op "uitgaand" en blijft daar. De geplande taak draait niet, of de mailserver weigert de verbinding. Dit is een configuratieprobleem.
- Het bericht staat op "mislukt" met een foutmelding. Lees de melding: een authenticatiefout, een geweigerd afzenderadres of een verbinding die niet tot stand komt, wijzen elk naar een andere oorzaak.
- Het bericht staat op "verzonden" maar de klant heeft niets. Odoo heeft het afgegeven; het probleem ligt bij de aflevering: spam, weigering door de ontvanger, of een bounce die u nooit zag.
Oorzaak 1: geen of een verkeerde uitgaande mailserver
Een zelfgehoste Odoo heeft standaard geen uitgaande server, of gebruikt de lokale mailfunctie van de server waarop hij draait. Die server heeft geen reputatie en meestal geen correcte omgekeerde DNS, dus wat hij verstuurt, wordt met argwaan bekeken. Stel in de technische instellingen een uitgaande mailserver in met de gegevens van uw relay: servernaam, poort 587 met STARTTLS, en de login die u voor Odoo aanmaakte. Gebruik voor Odoo een eigen login, niet dezelfde als uw webshop: dan kunt u de toegang intrekken zonder de rest te raken, en ziet u in het logboek welke toepassing wat verstuurde.
Oorzaak 2: het afzenderadres klopt niet met het domein
Odoo verstuurt graag vanaf het adres van de medewerker die de actie uitvoerde. Werkt die medewerker met een adres op een ander domein dan het domein waarvoor u SPF en DKIM instelde, dan faalt de authenticatie voor dat bericht. Zet in de instellingen een vast afzenderdomein en, als uw versie dat ondersteunt, een filter dat bepaalt vanaf welke adressen deze mailserver mag versturen. Berichten van andere adressen krijgen dan automatisch een adres op uw eigen domein als afzender, met het oorspronkelijke adres als antwoordadres. Uw klant kan nog steeds gewoon antwoorden, en de authenticatie klopt.
Oorzaak 3: de reputatie van de verzendende server
Zelfs met correcte instellingen komt mail vanaf een server die nog nooit verstuurde slecht aan. Een relay verstuurt vanaf adressen met een opgebouwde reputatie en verwerkt tijdelijke weigeringen automatisch door opnieuw te proberen. Dat is het verschil tussen een factuur die een uur later alsnog aankomt en een factuur die stilletjes verdwijnt.
Oorzaak 4: bounces die niemand ziet
Odoo kan inkomende mail ophalen en bounces verwerken, maar enkel als het antwoordadres correct is ingesteld en er een inkomende mailserver geconfigureerd is. In de praktijk staat dat vaak niet, en dan verdwijnen bounces in het niets. Een relay houdt per bericht bij wat ermee gebeurde en toont dat in een dashboard, ook als Odoo het zelf niet verwerkt. Hoe u bounces daarna automatisch in uw contacten verwerkt, leest u op de pagina over transactionele e-mail.
Odoo Online of zelf gehost
Bij de onlineversie verzorgt Odoo de verzending zelf en kunt u meestal enkel het afzenderdomein en de DNS-records instellen; volg dan de aanwijzingen in uw beheeromgeving. Bij een zelfgehoste installatie, ook op een hostingpartij, zijn de uitgaande server en de authenticatie uw verantwoordelijkheid. Dit artikel gaat over die tweede situatie.
Testen zoals uw klant het ziet
Stuur vanuit Odoo een offerte naar een adres bij Gmail en een bij Outlook, en kijk in de berichtdetails bij de ontvanger of SPF, DKIM en DMARC op "PASS" staan. Kijk daarna in het logboek van uw relay of het bericht als afgeleverd staat. Test niet op uw eigen mailbox: die vertrouwt uw domein al en zegt dus niets.
Veelgestelde vragen
Moet ik iets aan Odoo zelf wijzigen?
Enkel de uitgaande mailserver en het afzenderdomein. Geen module, geen aanpassing aan de code.
Kan ik meerdere Odoo-databases op één relay koppelen?
Ja, met een eigen login per database, zodat u ze afzonderlijk kunt volgen en intrekken.
Waarom komt mail wel aan bij mij maar niet bij klanten?
Uw eigen mailserver vertrouwt uw domein of staat op dezelfde infrastructuur. Klanten zitten achter filters die authenticatie en reputatie wél controleren.