Poczta z Odoo nie dociera: jak rozpoznać przyczyny i je usunąć
Gdy faktury, oferty lub przypomnienia z Odoo nie docierają, niemal zawsze winna jest jedna z trzech rzeczy: serwer poczty wychodzącej nie jest skonfigurowany albo jest skonfigurowany źle i wiadomości utknęły w kolejce, adres nadawcy nie pasuje do uwierzytelnionej domeny albo serwer, z którego wysyła Odoo, nie ma reputacji. Rozwiązanie jest w większości przypadków takie samo: proszę podłączyć Odoo do relaya SMTP z osobnym loginem i uporządkować SPF i DKIM dla swojej domeny.
Najpierw sprawdzić, gdzie się zatrzymuje
Odoo nie wysyła poczty od razu, tylko umieszcza wiadomości w kolejce, którą cyklicznie przetwarza zaplanowane zadanie. W ustawieniach technicznych proszę przejść do listy wiadomości wychodzących. Przy każdej wiadomości widać tam status. Możliwe są trzy sytuacje:
- Wiadomość ma status „wychodząca” i tak zostaje. Zaplanowane zadanie się nie uruchamia albo serwer pocztowy odrzuca połączenie. To problem konfiguracji.
- Wiadomość ma status „nieudana” z komunikatem błędu. Proszę przeczytać komunikat: błąd uwierzytelnienia, odrzucony adres nadawcy czy połączenie, którego nie da się nawiązać, wskazują na różne przyczyny.
- Wiadomość ma status „wysłana”, ale klient nic nie dostał. Odoo ją przekazało; problem leży w dostarczeniu: spam, odrzucenie przez odbiorcę albo odbicie, którego Państwo nigdy nie zobaczyli.
Przyczyna 1: brak serwera poczty wychodzącej lub niewłaściwy serwer
Samodzielnie hostowane Odoo domyślnie nie ma serwera wychodzącego albo korzysta z lokalnej funkcji pocztowej serwera, na którym działa. Taki serwer nie ma reputacji i zwykle nie ma poprawnego odwrotnego DNS, więc to, co wysyła, jest traktowane z podejrzliwością. W ustawieniach technicznych proszę skonfigurować serwer poczty wychodzącej z danymi relaya: nazwa serwera, port 587 ze STARTTLS i login utworzony dla Odoo. Proszę użyć dla Odoo osobnego loginu, a nie tego samego co w sklepie internetowym: wtedy można cofnąć dostęp bez naruszania reszty, a w dzienniku widać, która aplikacja co wysłała.
Przyczyna 2: adres nadawcy nie zgadza się z domeną
Odoo chętnie wysyła z adresu pracownika, który wykonał daną czynność. Jeśli ten pracownik korzysta z adresu w innej domenie niż ta, dla której skonfigurowali Państwo SPF i DKIM, uwierzytelnienie tej wiadomości się nie powiedzie. Proszę ustawić w konfiguracji stałą domenę nadawcy oraz, jeśli Państwa wersja to obsługuje, filtr określający, z jakich adresów ten serwer pocztowy może wysyłać. Wiadomości z innych adresów automatycznie dostają wtedy jako nadawcę adres w Państwa domenie, a oryginalny adres trafia do pola odpowiedzi. Klient nadal może normalnie odpowiedzieć, a uwierzytelnienie się zgadza.
Przyczyna 3: reputacja serwera wysyłającego
Nawet przy poprawnych ustawieniach poczta z serwera, który nigdy wcześniej nic nie wysyłał, dociera słabo. Relay wysyła z adresów o wypracowanej reputacji i automatycznie obsługuje tymczasowe odrzucenia, ponawiając próby. To różnica między fakturą, która dociera godzinę później, a fakturą, która po cichu znika.
Przyczyna 4: odbicia, których nikt nie widzi
Odoo potrafi pobierać pocztę przychodzącą i przetwarzać odbicia, ale tylko wtedy, gdy adres odpowiedzi jest poprawnie ustawiony, a serwer poczty przychodzącej skonfigurowany. W praktyce często tak nie jest i odbicia znikają bez śladu. Relay rejestruje dla każdej wiadomości, co się z nią stało, i pokazuje to w panelu, nawet jeśli Odoo samo tego nie przetwarza. Jak następnie automatycznie przenosić odbicia do kontaktów, przeczytają Państwo na stronie o poczcie transakcyjnej.
Odoo Online czy własny hosting
W wersji online wysyłką zajmuje się samo Odoo, a Państwo zazwyczaj mogą ustawić tylko domenę nadawcy i rekordy DNS; w takim przypadku proszę postępować według wskazówek w panelu administracyjnym. Przy instalacji hostowanej samodzielnie, również u firmy hostingowej, serwer wychodzący i uwierzytelnienie leżą w Państwa gestii. Ten artykuł dotyczy tej drugiej sytuacji.
Testować tak, jak widzi to klient
Proszę wysłać z Odoo ofertę na adres w Gmailu i w Outlooku i w szczegółach wiadomości u odbiorcy sprawdzić, czy SPF, DKIM i DMARC mają status „PASS”. Następnie w dzienniku relaya warto sprawdzić, czy wiadomość figuruje jako dostarczona. Proszę nie testować na własnej skrzynce: ona już ufa Państwa domenie, więc niczego nie dowodzi.
Najczęściej zadawane pytania
Czy muszę coś zmieniać w samym Odoo?
Tylko serwer poczty wychodzącej i domenę nadawcy. Żadnego modułu, żadnych zmian w kodzie.
Czy mogę podłączyć kilka baz danych Odoo do jednego relaya?
Tak, z osobnym loginem dla każdej bazy, dzięki czemu można je śledzić i wyłączać niezależnie.
Dlaczego poczta dociera do mnie, a do klientów nie?
Państwa własny serwer pocztowy ufa Państwa domenie albo działa na tej samej infrastrukturze. Klienci są za filtrami, które sprawdzają uwierzytelnienie i reputację.