Odoo-Mails kommen nicht an: die Ursachen erkennen und beheben

Wenn Rechnungen, Angebote oder Erinnerungen aus Odoo nicht ankommen, liegt es fast immer an einem von drei Dingen: Der Postausgangsserver ist nicht oder falsch eingerichtet und die Nachrichten bleiben in der Warteschlange hängen, die Absenderadresse passt nicht zur authentifizierten Domain, oder der Server, von dem Odoo versendet, hat keine Reputation. Die Lösung ist in den meisten Fällen dieselbe: Verbinden Sie Odoo mit einem SMTP-Relay mit eigenem Login und bringen Sie SPF und DKIM für Ihre Domain in Ordnung.

Zuerst nachsehen, wo es hakt

Odoo versendet E-Mails nicht sofort, sondern legt Nachrichten in eine Warteschlange, die eine geplante Aufgabe regelmäßig abarbeitet. Gehen Sie in den technischen Einstellungen zur Liste der ausgehenden Nachrichten. Dort sehen Sie pro Nachricht einen Status. Drei Situationen kommen vor:

• Die Nachricht steht auf „ausgehend“ und bleibt dort. Die geplante Aufgabe läuft nicht, oder der Mailserver verweigert die Verbindung. Das ist ein Konfigurationsproblem.
• Die Nachricht steht auf „fehlgeschlagen“ mit einer Fehlermeldung. Lesen Sie die Meldung: Ein Authentifizierungsfehler, eine abgewiesene Absenderadresse oder eine Verbindung, die nicht zustande kommt, weisen jeweils auf eine andere Ursache hin.
• Die Nachricht steht auf „gesendet“, aber der Kunde hat nichts. Odoo hat sie übergeben; das Problem liegt bei der Zustellung: Spam, Ablehnung durch den Empfänger oder ein Bounce, den Sie nie gesehen haben.

Ursache 1: kein oder ein falscher Postausgangsserver

Ein selbst gehostetes Odoo hat standardmäßig keinen Ausgangsserver oder nutzt die lokale Mailfunktion des Servers, auf dem es läuft. Dieser Server hat keine Reputation und meist kein korrektes Reverse-DNS, also wird alles, was er versendet, mit Argwohn betrachtet. Richten Sie in den technischen Einstellungen einen Postausgangsserver mit den Daten Ihres Relays ein: Servername, Port 587 mit STARTTLS und den Login, den Sie für Odoo angelegt haben. Verwenden Sie für Odoo einen eigenen Login, nicht denselben wie für Ihren Onlineshop: Dann können Sie den Zugang widerrufen, ohne den Rest zu berühren, und sehen im Protokoll, welche Anwendung was versendet hat.

Ursache 2: die Absenderadresse passt nicht zur Domain

Odoo versendet gerne von der Adresse des Mitarbeiters, der die Aktion ausgeführt hat. Arbeitet dieser Mitarbeiter mit einer Adresse auf einer anderen Domain als der, für die Sie SPF und DKIM eingerichtet haben, scheitert die Authentifizierung für diese Nachricht. Legen Sie in den Einstellungen eine feste Absenderdomain fest und, falls Ihre Version das unterstützt, einen Filter, der bestimmt, von welchen Adressen dieser Mailserver versenden darf. Nachrichten von anderen Adressen erhalten dann automatisch eine Adresse auf Ihrer eigenen Domain als Absender, mit der ursprünglichen Adresse als Antwortadresse. Ihr Kunde kann weiterhin einfach antworten, und die Authentifizierung stimmt.

Ursache 3: die Reputation des versendenden Servers

Selbst mit korrekten Einstellungen kommen E-Mails von einem Server, der noch nie versendet hat, schlecht an. Ein Relay versendet von Adressen mit aufgebauter Reputation und verarbeitet vorübergehende Ablehnungen automatisch durch erneute Versuche. Das ist der Unterschied zwischen einer Rechnung, die eine Stunde später doch noch ankommt, und einer Rechnung, die stillschweigend verschwindet.

Ursache 4: Bounces, die niemand sieht

Odoo kann eingehende E-Mails abrufen und Bounces verarbeiten, aber nur, wenn die Antwortadresse korrekt eingestellt und ein Posteingangsserver konfiguriert ist. In der Praxis ist das oft nicht der Fall, und dann verschwinden Bounces im Nichts. Ein Relay hält pro Nachricht fest, was damit geschehen ist, und zeigt das in einem Dashboard, auch wenn Odoo es selbst nicht verarbeitet. Wie Sie Bounces anschließend automatisch in Ihren Kontakten verarbeiten, lesen Sie auf der Seite über transaktionale E-Mails.

Odoo Online oder selbst gehostet

Bei der Online-Version übernimmt Odoo den Versand selbst, und Sie können meist nur die Absenderdomain und die DNS-Einträge einstellen; folgen Sie dann den Anweisungen in Ihrer Verwaltungsumgebung. Bei einer selbst gehosteten Installation, auch bei einem Hosting-Anbieter, liegen Ausgangsserver und Authentifizierung in Ihrer Verantwortung. Dieser Artikel behandelt diese zweite Situation.

Testen, wie Ihr Kunde es sieht

Senden Sie aus Odoo ein Angebot an eine Adresse bei Gmail und eine bei Outlook und sehen Sie in den Nachrichtendetails beim Empfänger nach, ob SPF, DKIM und DMARC auf „PASS“ stehen. Prüfen Sie danach im Protokoll Ihres Relays, ob die Nachricht als zugestellt geführt wird. Testen Sie nicht mit Ihrem eigenen Postfach: Das vertraut Ihrer Domain bereits und sagt daher nichts aus.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich etwas an Odoo selbst ändern?

Nur den Postausgangsserver und die Absenderdomain. Kein Modul, keine Anpassung am Code.

Kann ich mehrere Odoo-Datenbanken an ein Relay anbinden?

Ja, mit einem eigenen Login pro Datenbank, damit Sie sie getrennt verfolgen und widerrufen können.

Warum kommen E-Mails bei mir an, aber nicht bei Kunden?

Ihr eigener Mailserver vertraut Ihrer Domain oder steht auf derselben Infrastruktur. Kunden sitzen hinter Filtern, die Authentifizierung und Reputation sehr wohl prüfen.