Archiviazione e-mail per le aziende: che cosa conservare della posta inviata e per quanto

Della posta inviata conservi ciò che potrebbe servirti in seguito per dimostrare qualcosa, e non più a lungo di quanto serva a quello scopo. In pratica si riduce a tre tipi: i messaggi con valore probatorio (fatture, conferme contrattuali, disdette) li conservi finché dura l'obbligo sottostante; i registri di consegna li conservi poco, per poter indagare i problemi; la posta di marketing la conservi come modello, non per destinatario. Questo articolo dà la ripartizione pratica; per i tuoi termini concreti rivolgiti al tuo commercialista o al tuo consulente legale.

Perché "tutto per sempre" non è una politica

Un server di posta che tiene tutto dà un senso di sicurezza. Finché qualcuno esercita un diritto di accesso e devi cercare in dieci anni di posta in uscita tutto ciò che riguarda quella persona. O finché c'è una violazione dei dati e la sua portata è determinata da tutto ciò che hai mai conservato. Il GDPR lo chiama limitazione della conservazione: i dati personali non si conservano più a lungo di quanto serva per la finalità per cui li hai raccolti. Una conferma d'ordine di otto anni fa non serve più a nessuna finalità, ed è quindi solo rischio.

Anche il contrario è un problema. Chi dopo tre mesi cancella tutta la posta in uscita non può più mostrare, in una controversia su una consegna, che cosa era stato esattamente concordato.

Tre tipi di posta inviata, tre regimi

1. Messaggi con valore probatorio

Fatture, conferme d'ordine, conferme contrattuali, disdette, solleciti di pagamento. Qui la mail è spesso l'unica traccia di un accordo. Il termine deriva dall'obbligo sottostante: i documenti contabili hanno un termine di conservazione di legge (di norma più anni; il tuo commercialista conosce il termine attuale), e i contratti li conservi finché possono derivarne pretese.

In pratica: non conservare la mail ma il documento. Il PDF della fattura nel tuo gestionale è il documento probatorio; la mail attorno non va archiviata a parte. Conserva invece il fatto che sia stata inviata e consegnata, con data e indirizzo. È esattamente ciò che ti dà un registro di consegna.

2. Registri di consegna

Per ogni messaggio: a chi, quando, con quale oggetto e che cosa ha risposto il server destinatario (accettato, bounce, rifiuto). Quei registri ti servono per poter verificare in caso di reclamo che cosa è successo e per vedere gli schemi nei bounce. Contengono dati personali (l'indirizzo e-mail) e ricadono quindi negli stessi principi, ma la loro finalità è di breve durata. Qualche mese basta ampiamente alla maggior parte delle aziende; chi ne ha bisogno più a lungo deve saper dire perché.

Un SMTP relay che registra consegne, bounce e rifiuti ti dà tutto questo senza che tu debba costruire nulla. Esporta ciò che vuoi conservare come prova in una pratica specifica e lascia sparire il resto secondo il termine fisso.

3. Posta di marketing

Di una newsletter a 20.000 indirizzi non devi conservare 20.000 copie. Conserva il modello e la definizione della lista d'invio (quale segmento, quale data), più le statistiche. Ciò che invece devi poter mostrare per persona è il consenso: quando e come qualcuno si è iscritto, e quando eventualmente si è disiscritto. Non è un archivio di posta ma un registro dei consensi, e lo conservi finché scrivi a quella persona più un periodo ragionevole dopo, così da poter rispondere a un reclamo.

Una ripartizione pratica

• Documenti contabili (fatture, note di credito): nel gestionale contabile, secondo il termine di legge.
• Corrispondenza contrattuale (preventivi, conferme, disdette): nel fascicolo cliente o nel CRM, finché durano il rapporto e le possibili pretese.
• Registri di consegna: sulla piattaforma d'invio, con un termine breve e fisso; esporti solo ciò che colleghi a una pratica.
• Campagne: modelli e statistiche senza limite (nessun dato personale), registro dei consensi per indirizzo finché serve.
• Posta di sistema (ripristino password, codici di verifica): non conservare; solo il registro che sono state inviate, per poco tempo.

Che cosa mettere per iscritto

Scrivilo in una breve tabella: tipo di posta, finalità, dove viene conservata, per quanto e chi la elimina. È ciò che un'autorità di controllo o un cliente che chiede accesso vuole vedere, ed è anche l'unico modo per mantenerlo coerente dopo un cambio di personale. Aggiungi dove si trovano fisicamente i dati: la posta tramite una piattaforma europea con archiviazione nell'UE, come 2Mail, rende quella domanda facile da rispondere; con un responsabile fuori dall'UE devi giustificare a parte il trasferimento.

Un esempio

Un'azienda di installazioni invia preventivi e fatture tramite Odoo, e una newsletter mensile. L'azienda conserva le fatture in Odoo secondo il termine di legge, i preventivi e le conferme nel fascicolo cliente fino a due anni dopo l'ultimo incarico, i registri di consegna tre mesi sulla piattaforma d'invio e i dati d'iscrizione alla newsletter finché l'indirizzo è in lista. In una discussione su una fattura non ricevuta l'azienda mostra la fattura da Odoo e il registro che il messaggio è stato accettato quel giorno dal server di posta del cliente. Non serve altro.

Domande frequenti

Devo conservare il contenuto completo delle mail transazionali?

Di solito no. Il documento che conteneva, o i dati da cui la mail è stata generata, stanno già nel tuo sistema. Il registro che è stata inviata di norma basta. Con l'e-mail transazionale quel registro è esattamente ciò che ricevi.

Per quanto posso conservare i registri di consegna?

Finché sai indicare una finalità concreta. Per indagare reclami e problemi di consegna si tratta di norma di settimane o pochi mesi.

E se un cliente chiede di cancellare tutto?

Cancelli ciò che non sei tenuto per legge a conservare. Le fatture restano; l'iscrizione alla newsletter e i registri se ne vanno. Spiega quali dati conservi ancora e per quale motivo.