Usare il server SMTP del tuo provider per la posta aziendale: perché va storto

Il server SMTP del tuo provider internet è fatto per la casella privata di una famiglia, non per la posta di un'azienda. Appena il tuo e-commerce, il gestionale contabile o il CRM ci inviano sopra, ti scontri con i limiti d'invio, con una reputazione che condividi con migliaia di altri clienti e con la mancanza di autenticazione per il tuo dominio. Per tutto ciò che invia posta in automatico la soluzione è un SMTP relay con un accesso proprio per ogni applicazione.

Perché ci si prova comunque

È allettante. Le impostazioni stanno sul sito del provider, funzionano subito sul portatile del titolare e non costano niente in più. Così qualcuno inserisce lo stesso nome di server nel sistema di cassa, nell'e-commerce e nel programma di fatturazione. Per le prime settimane sembra funzionare. I problemi arrivano solo quando il volume cresce o quando un destinatario diventa più severo.

Problema 1: i limiti d'invio

I provider limitano di norma il numero di messaggi all'ora o al giorno che un cliente può inviare tramite il loro server, e a volte anche il numero di destinatari per messaggio. Quei limiti sono ampi per chi scrive alla famiglia e strettissimi per un e-commerce in una giornata intensa o per un gestionale che il primo del mese manda fuori cento fatture. Ciò che supera il limite viene rifiutato o rallentato in silenzio. Il tuo cliente si accorge che la fattura non è arrivata; tu te ne accorgi quando telefona.

Problema 2: una reputazione che non è tua

Il server in uscita di un provider invia contemporaneamente a nome di centinaia di migliaia di abbonati. La reputazione di quell'indirizzo IP è determinata da tutti quei clienti insieme, compreso il computer infetto che manda spam all'insaputa del proprietario. Se quel server viene bloccato temporaneamente presso un grande destinatario, non arriva nemmeno la tua conferma d'ordine. Non ci puoi fare nulla e non ne vieni informato.

Problema 3: nessuna autenticazione per il tuo dominio

È il punto centrale. Se invii da info@tuaazienda.be tramite il server del tuo provider, quel messaggio dichiara di venire dal tuo dominio pur partendo da un server che nel tuo record SPF non è indicato. Una firma DKIM per il tuo dominio quel server non la mette proprio. Per Gmail, Outlook e la maggior parte dei server di posta aziendali è esattamente lo schema di una falsificazione. Il messaggio finisce nello spam o viene rifiutato, senza che dipenda dal tuo testo. Come funzionano insieme quei tre record lo leggi sulla pagina su SPF, DKIM e DMARC.

Problema 4: non vedi nulla

Il server di un provider non ti dà un registro. Non sai quali messaggi sono stati accettati, quali hanno fatto bounce e quali sono finiti in quarantena presso un destinatario. In caso di reclamo non puoi verificare nulla. Per la posta privata non è un ostacolo; per un'azienda che invia fatture e conferme d'ordine sì.

Problema 5: funziona solo dalla propria connessione

Molti provider consentono il proprio server SMTP solo dalla loro rete, oppure chiedono altrimenti un accesso separato. Se il tuo e-commerce si sposta presso un hoster o il tuo CRM gira nel cloud, il collegamento salta. È spesso il momento in cui qualcuno scopre che la posta dell'azienda era da mesi appesa a una connessione domestica.

Quando un relay è la soluzione

Appena a inviare posta è qualcosa che non è una persona. Un relay è un server d'invio che le tue applicazioni usano con un accesso proprio e che invia con corretta autenticazione SPF e DKIM per il tuo dominio. In concreto significa:

• Nessun limite giornaliero od orario che blocchi la tua fatturazione il primo del mese, ma uno scaglione di volume adatto alla tua azienda.
• Un accesso separato per applicazione: e-commerce, contabilità e CRM hanno ciascuno il proprio, che puoi revocare singolarmente se cambi fornitore.
• Un registro per messaggio: accettato, consegnato, rimbalzato o rifiutato, con il motivo.
• Autenticazione a posto dal pannello, così il tuo dominio può dimostrare al destinatario che il messaggio viene davvero da te.
• Connessione da qualsiasi posizione, anche dall'hosting del tuo e-commerce o da un'applicazione cloud.

I tuoi collaboratori intanto possono continuare a usare il programma di posta di sempre. Un relay serve alla posta automatica, non alla corrispondenza quotidiana.

Che cosa puoi verificare oggi

Apri le impostazioni del tuo e-commerce, del tuo gestionale contabile e del tuo CRM e guarda quale server in uscita è indicato. Se c'è il server del tuo provider internet, hai trovato la causa dei tuoi problemi di consegna, anche se oggi sembra ancora funzionare. Manda poi un messaggio di prova a un indirizzo Gmail e a uno Outlook e guarda dove finisce. La tua casella non è una buona prova: si fida già del tuo dominio.

Domande frequenti

Allora non posso proprio usare il server SMTP del mio provider?

Per la posta di una connessione domestica va benissimo. Per la posta automatica di un'azienda, con il tuo dominio come mittente, no.

Devo cambiare provider?

No. La tua connessione internet resta quella che è. Cambi soltanto il server in uscita nelle applicazioni che inviano posta in automatico.

Devo modificare qualcosa nel mio DNS?

Sì: il relay va nel tuo record SPF e firma la tua posta con DKIM. Entrambe le cose le prepari dal pannello; è lavoro che si fa una volta sola.