Den SMTP-Server von Proximus oder Telenet für Firmen-Mails nutzen: warum das schiefgeht
Der SMTP-Server Ihres Internetanbieters ist für das private Postfach einer Familie gemacht, nicht für die E-Mails eines Unternehmens. Sobald Ihr Onlineshop, Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr CRM darüber versendet, stoßen Sie auf Versandlimits, auf eine Reputation, die Sie mit Tausenden anderen Kunden teilen, und auf fehlende Authentifizierung für Ihre eigene Domain. Für alles, was automatisch E-Mails verschickt, ist ein SMTP-Relay mit einem eigenen Login pro Anwendung die Lösung.
Warum es trotzdem versucht wird
Es ist verlockend. Die Einstellungen stehen auf der Website Ihres Anbieters, sie funktionieren sofort auf dem Laptop des Geschäftsführers, und sie kosten nichts extra. Also trägt jemand denselben Servernamen im Kassensystem, im Onlineshop und im Rechnungsprogramm ein. In den ersten Wochen scheint das zu funktionieren. Die Probleme kommen erst, wenn das Volumen steigt oder ein Empfänger strenger wird.
Problem 1: die Versandlimits
Anbieter wie Proximus und Telenet begrenzen in der Regel die Anzahl der Nachrichten pro Stunde oder pro Tag, die ein Kunde über ihren Server versenden darf, und manchmal auch die Anzahl der Empfänger pro Nachricht. Diese Grenzen sind großzügig genug für jemanden, der seiner Familie schreibt, und viel zu eng für einen Onlineshop an einem starken Tag oder eine Buchhaltungssoftware, die am Ersten des Monats hundert Rechnungen hinausschickt. Was über die Grenze geht, wird abgewiesen oder stillschweigend verzögert. Ihr Kunde merkt, dass seine Rechnung nicht angekommen ist; Sie merken es erst, wenn er anruft.
Problem 2: eine Reputation, die nicht Ihnen gehört
Der Ausgangsserver eines Anbieters versendet gleichzeitig im Namen von Hunderttausenden Abonnenten. Die Reputation dieser IP-Adresse wird von all diesen Kunden zusammen bestimmt, einschließlich des infizierten Computers, der ohne Wissen seines Besitzers Spam verschickt. Wird dieser Server bei einem großen Empfänger vorübergehend blockiert, kommt auch Ihre Bestellbestätigung nicht an. Sie können nichts dagegen tun, und Sie werden nicht darüber informiert.
Problem 3: keine Authentifizierung für Ihre Domain
Das ist der Kern. Wenn Sie von info@ihrefirma.be über den Server Ihres Anbieters versenden, behauptet diese Nachricht, von Ihrer Domain zu stammen, während sie von einem Server abgeht, der in Ihrem SPF-Eintrag nicht vorkommt. Eine DKIM-Signatur für Ihre Domain setzt dieser Server erst recht nicht. Für Gmail, Outlook und die meisten Firmen-Mailserver ist das genau das Muster einer Fälschung. Die Nachricht landet im Spam oder wird abgewiesen, ohne dass es an Ihrem Text liegt. Mehr darüber, wie diese drei Einträge zusammenspielen, lesen Sie auf der Seite über SPF, DKIM und DMARC.
Problem 4: Sie sehen nichts
Ein Anbieterserver gibt Ihnen kein Protokoll. Sie wissen nicht, welche Nachrichten angenommen wurden, welche gebounct sind und welche beim Empfänger in der Quarantäne verschwunden sind. Bei einer Beschwerde können Sie nichts nachprüfen. Für private E-Mails ist das kein Problem; für ein Unternehmen, das Rechnungen und Auftragsbestätigungen versendet, schon.
Problem 5: es funktioniert nur vom eigenen Anschluss aus
Viele Anbieter lassen ihren SMTP-Server nur aus dem eigenen Netz zu oder verlangen sonst einen separaten Login. Zieht Ihr Onlineshop zu einem Hosting-Anbieter um oder läuft Ihr CRM in der Cloud, bricht die Verbindung weg. Das ist oft der Moment, in dem jemand entdeckt, dass die E-Mails des Unternehmens seit Monaten an einem Privatanschluss hingen.
Wann ein Relay die Lösung ist
Sobald etwas anderes als ein Mensch E-Mails versendet. Ein Relay ist ein Versandserver, den Ihre Anwendungen mit einem eigenen Login nutzen und der mit korrekter SPF- und DKIM-Authentifizierung für Ihre Domain versendet. Konkret bedeutet das:
- Kein Tages- oder Stundenlimit, das Ihre Fakturierung am Ersten des Monats blockiert, sondern eine Volumenstufe, die zu Ihrem Unternehmen passt.
- Ein separater Login pro Anwendung: Onlineshop, Buchhaltung und CRM erhalten jeweils einen eigenen Zugang, den Sie einzeln widerrufen können, wenn ein Lieferant wechselt.
- Ein Protokoll pro Nachricht: angenommen, zugestellt, gebounct oder abgewiesen, mit dem Grund.
- Authentifizierung direkt aus dem Dashboard, damit Ihre Domain dem Empfänger beweisen kann, dass die Nachricht wirklich von Ihnen stammt.
- Verbindung von jedem Standort aus, auch vom Hosting Ihres Onlineshops oder einer Cloud-Anwendung.
Ihre Mitarbeiter können unterdessen einfach ihr gewohntes E-Mail-Programm weiter nutzen. Ein Relay ist für die automatischen E-Mails da, nicht für die tägliche Korrespondenz.
Was Sie heute prüfen können
Öffnen Sie die Einstellungen Ihres Onlineshops, Ihrer Buchhaltungssoftware und Ihres CRM und sehen Sie nach, welcher Ausgangsserver dort steht. Steht dort der Server Ihres Internetanbieters, haben Sie die Ursache Ihrer Zustellprobleme gefunden, auch wenn es heute noch zu funktionieren scheint. Senden Sie anschließend eine Testnachricht an eine Adresse bei Gmail und bei Outlook und sehen Sie nach, wo sie landet. Ihr eigenes Postfach ist kein guter Test: Es vertraut Ihrer Domain bereits.
Häufig gestellte Fragen
Darf ich den SMTP-Server meines Anbieters dann gar nicht mehr nutzen?
Für die E-Mails eines Privatanschlusses ist er völlig in Ordnung. Für die automatischen E-Mails eines Unternehmens, mit Ihrer eigenen Domain als Absender, nicht.
Muss ich den Anbieter wechseln?
Nein. Ihre Internetverbindung bleibt, wie sie ist. Sie ändern nur den Ausgangsserver in den Anwendungen, die automatisch E-Mails versenden.
Muss ich etwas an meinem DNS ändern?
Ja: Das Relay gehört in Ihren SPF-Eintrag und signiert Ihre E-Mails mit DKIM. Beides bereiten Sie im Dashboard vor; es ist einmalige Arbeit.