WooCommerce-bestelmail in spam: waarom het gebeurt en de checklist

Bestelmails van WooCommerce belanden in de spam omdat WordPress ze standaard rechtstreeks vanaf de webserver verstuurt, zonder authenticatie en zonder reputatie. De ontvanger ziet een bericht dat beweert van uw domein te komen, van een server die daar niets over kan bewijzen. De oplossing bestaat uit vier stappen: verstuur via een SMTP relay met een eigen login, gebruik een afzenderadres op uw eigen domein, zet SPF en DKIM in orde en test bij Gmail en Outlook in plaats van in uw eigen mailbox.

Wat er standaard gebeurt

WooCommerce gebruikt de mailfunctie van WordPress, en die geeft het bericht door aan de mailfunctie van de webserver. Bij de meeste hostingpartijen is dat een server die door honderden websites gedeeld wordt, waarvan sommige gehackt zijn en spam versturen. Dat IP-adres heeft dus een wisselende reputatie, en het staat niet in uw SPF-record. Bovendien wordt het bericht niet met DKIM ondertekend voor uw domein. Drie negatieve signalen tegelijk, nog voor iemand naar de inhoud kijkt.

Waarom u het zelf niet merkt

De testbestelling die u plaatst, komt aan. Uw eigen mailbox draait op uw eigen domein of bij dezelfde hostingpartij, en vertrouwt het bericht. De klant met een Gmail-adres krijgt het in de spam, of helemaal niet. U merkt het pas aan de telefoontjes: "Is mijn bestelling wel doorgegaan?" en aan de dubbele bestellingen van klanten die het nog eens probeerden.

De checklist

1. Verstuur via SMTP met een login. Installeer een SMTP-plugin en vul de gegevens van uw relay in: servernaam, poort 587 met STARTTLS, en een login die u speciaal voor deze webshop aanmaakt. Vanaf dan vertrekt elk bericht van WordPress via een server met reputatie.
2. Gebruik een afzenderadres op uw eigen domein. Niet een gratis adres van een grote provider, en niet het adres van de klant. Zet in de WooCommerce-instellingen een vast adres zoals bestellingen@uwwinkel.be. Sommige plugins zetten het adres van de klant als afzender bij formulieren; schakel dat uit en gebruik het antwoordadres.
3. Zet SPF en DKIM voor uw domein. Voeg de relay toe aan uw SPF-record en publiceer de DKIM-sleutel. Bij een relay die dat vanuit het dashboard klaarzet, is dat twee DNS-records kopiëren. Voeg DMARC toe op de mildste stand, zodat u rapporten krijgt.
4. Controleer de inhoud. Een bestelmail die enkel uit één grote afbeelding bestaat, verkorte links bevat of tientallen productfoto's van een ander domein laadt, scoort slechter. De standaardsjablonen van WooCommerce zijn in orde; problemen komen meestal van aangepaste sjablonen.
5. Test bij verschillende providers. Plaats een testbestelling met een adres bij Gmail, bij Outlook en bij een Belgische provider. Open het bericht en kijk bij de berichtdetails of SPF, DKIM en DMARC slagen.
6. Kijk naar het logboek. In het dashboard van uw relay ziet u per bericht of het afgeleverd, gebounced of geweigerd werd, met de reden. Doe dat een week lang dagelijks na de omschakeling.

Scheid bestelmails van uw nieuwsbrief

Veel webshops versturen hun nieuwsbrief vanuit dezelfde WordPress met dezelfde instellingen. Dat is een risico: een nieuwsbrief die spamklachten oplevert, sleept de reputatie van uw bestelmails mee. Gebruik voor de nieuwsbrief een aparte login op de relay, of beter nog een apart subdomein, zodat de bestelbevestiging altijd de weg van de minste weerstand krijgt. Waarom dat onderscheid zo belangrijk is, leest u op onze pagina over transactionele e-mail.

De valkuilen na de omschakeling

Een plugin die na een update terugvalt op de standaardinstelling. Een hostingpartij die uitgaande verbindingen op poort 587 blokkeert; vraag dan om die poort vrij te geven. Een cacheplugin die de verzending vertraagt. En de klassieker: iemand wijzigt het afzenderadres in een adres op een ander domein, en de authenticatie faalt vanaf dat moment. Zet één keer per maand een testbestelling in uw agenda.

Wat het oplevert

Minder telefoontjes, minder dubbele bestellingen, en klanten die hun verzendbevestiging vinden zonder in de spammap te zoeken. Voor een webshop is de bestelbevestiging de belangrijkste mail die u verstuurt; het is de moeite om er een namiddag aan te besteden.

Veelgestelde vragen

Welke SMTP-plugin moet ik gebruiken?

Elke plugin die WordPress via een SMTP-server met login laat versturen, werkt. Kies er een die actief onderhouden wordt en die een testbericht kan versturen.

Mijn hostingpartij zegt dat mail gewoon werkt. Klopt dat?

Ze vertrekt, dat wel. Of ze aankomt bij Gmail of Outlook is een andere vraag, en die beantwoordt u met een testbestelling naar zo'n adres.

Moet ik iets veranderen aan de WooCommerce-sjablonen?

Meestal niet. Controleer wel dat het afzenderadres en de winkelnaam in de instellingen kloppen; dat is wat de ontvanger ziet.