WooCommerce-Bestellmails im Spam: warum das passiert und die Checkliste

Bestellmails von WooCommerce landen im Spam, weil WordPress sie standardmäßig direkt vom Webserver versendet, ohne Authentifizierung und ohne Reputation. Der Empfänger sieht eine Nachricht, die behauptet, von Ihrer Domain zu stammen, von einem Server, der darüber nichts beweisen kann. Die Lösung besteht aus vier Schritten: Versenden Sie über ein SMTP-Relay mit eigenem Login, verwenden Sie eine Absenderadresse auf Ihrer eigenen Domain, bringen Sie SPF und DKIM in Ordnung und testen Sie bei Gmail und Outlook statt in Ihrem eigenen Postfach.

Was standardmäßig passiert

WooCommerce nutzt die Mailfunktion von WordPress, und die reicht die Nachricht an die Mailfunktion des Webservers weiter. Bei den meisten Hosting-Anbietern ist das ein Server, den Hunderte Websites teilen, von denen manche gehackt sind und Spam versenden. Diese IP-Adresse hat also eine wechselnde Reputation, und sie steht nicht in Ihrem SPF-Eintrag. Außerdem wird die Nachricht nicht mit DKIM für Ihre Domain signiert. Drei negative Signale auf einmal, noch bevor jemand auf den Inhalt sieht.

Warum Sie es selbst nicht merken

Die Testbestellung, die Sie aufgeben, kommt an. Ihr eigenes Postfach läuft auf Ihrer eigenen Domain oder beim selben Hosting-Anbieter und vertraut der Nachricht. Der Kunde mit einer Gmail-Adresse bekommt sie im Spam, oder gar nicht. Sie merken es erst an den Anrufen: „Ist meine Bestellung überhaupt durchgegangen?“ und an den doppelten Bestellungen von Kunden, die es noch einmal versucht haben.

Die Checkliste

1. Versenden Sie über SMTP mit Login. Installieren Sie ein SMTP-Plugin und tragen Sie die Daten Ihres Relays ein: Servername, Port 587 mit STARTTLS und einen Login, den Sie eigens für diesen Onlineshop anlegen. Ab dann geht jede Nachricht von WordPress über einen Server mit Reputation hinaus.
2. Verwenden Sie eine Absenderadresse auf Ihrer eigenen Domain. Keine kostenlose Adresse eines großen Anbieters und nicht die Adresse des Kunden. Legen Sie in den WooCommerce-Einstellungen eine feste Adresse wie bestellungen@ihrshop.be fest. Manche Plugins setzen bei Formularen die Adresse des Kunden als Absender; schalten Sie das aus und nutzen Sie die Antwortadresse.
3. Richten Sie SPF und DKIM für Ihre Domain ein. Fügen Sie das Relay Ihrem SPF-Eintrag hinzu und veröffentlichen Sie den DKIM-Schlüssel. Bei einem Relay, das das im Dashboard vorbereitet, heißt das zwei DNS-Einträge kopieren. Fügen Sie DMARC auf der mildesten Stufe hinzu, damit Sie Berichte erhalten.
4. Prüfen Sie den Inhalt. Eine Bestellmail, die nur aus einem großen Bild besteht, verkürzte Links enthält oder Dutzende Produktfotos von einer anderen Domain lädt, schneidet schlechter ab. Die Standardvorlagen von WooCommerce sind in Ordnung; Probleme kommen meist von angepassten Vorlagen.
5. Testen Sie bei verschiedenen Anbietern. Geben Sie eine Testbestellung mit einer Adresse bei Gmail, bei Outlook und bei einem belgischen Anbieter auf. Öffnen Sie die Nachricht und sehen Sie in den Nachrichtendetails nach, ob SPF, DKIM und DMARC bestehen.
6. Sehen Sie ins Protokoll. Im Dashboard Ihres Relays sehen Sie pro Nachricht, ob sie zugestellt, gebounct oder abgewiesen wurde, mit dem Grund. Tun Sie das nach der Umstellung eine Woche lang täglich.

Trennen Sie Bestellmails von Ihrem Newsletter

Viele Onlineshops versenden ihren Newsletter aus demselben WordPress mit denselben Einstellungen. Das ist ein Risiko: Ein Newsletter, der Spam-Beschwerden auslöst, zieht die Reputation Ihrer Bestellmails mit hinunter. Verwenden Sie für den Newsletter einen separaten Login auf dem Relay, oder besser noch eine eigene Subdomain, damit die Bestellbestätigung immer den Weg des geringsten Widerstands bekommt. Warum diese Unterscheidung so wichtig ist, lesen Sie auf unserer Seite über transaktionale E-Mails.

Die Fallstricke nach der Umstellung

Ein Plugin, das nach einem Update auf die Standardeinstellung zurückfällt. Ein Hosting-Anbieter, der ausgehende Verbindungen auf Port 587 blockiert; bitten Sie dann darum, diesen Port freizugeben. Ein Cache-Plugin, das den Versand verzögert. Und der Klassiker: Jemand ändert die Absenderadresse auf eine Adresse einer anderen Domain, und die Authentifizierung scheitert ab diesem Moment. Tragen Sie sich einmal im Monat eine Testbestellung in den Kalender ein.

Was es bringt

Weniger Anrufe, weniger doppelte Bestellungen und Kunden, die ihre Versandbestätigung finden, ohne im Spam-Ordner zu suchen. Für einen Onlineshop ist die Bestellbestätigung die wichtigste E-Mail, die Sie versenden; es lohnt sich, einen Nachmittag darauf zu verwenden.

Häufig gestellte Fragen

Welches SMTP-Plugin soll ich verwenden?

Jedes Plugin, das WordPress über einen SMTP-Server mit Login versenden lässt, funktioniert. Wählen Sie eines, das aktiv gepflegt wird und eine Testnachricht versenden kann.

Mein Hosting-Anbieter sagt, E-Mails funktionieren einfach. Stimmt das?

Sie gehen hinaus, das schon. Ob sie bei Gmail oder Outlook ankommen, ist eine andere Frage, und die beantworten Sie mit einer Testbestellung an eine solche Adresse.

Muss ich etwas an den WooCommerce-Vorlagen ändern?

Meist nicht. Prüfen Sie aber, dass Absenderadresse und Shopname in den Einstellungen stimmen; das ist, was der Empfänger sieht.