Le regole di Gmail e Yahoo per i mittenti massivi: che cosa devi sistemare

Chi invia volumi consistenti verso indirizzi Gmail e Yahoo deve avere tre cose a posto: autenticazione completa con SPF, DKIM e DMARC, una disiscrizione che funziona con un solo clic e un tasso di reclami che resta ben sotto il mezzo punto percentuale. Chi non rispetta questi requisiti vede la propria posta rallentata, messa nello spam o rifiutata. Le regole non sono complicate, ma chiedono di essere rispettate tutte insieme.

Per chi valgono le regole

Entrambi i provider distinguono tra mittenti normali e mittenti massivi. La soglia si aggira intorno ad alcune migliaia di messaggi al giorno verso i loro indirizzi — il valore preciso e il modo in cui lo misurano stanno nella loro documentazione e ogni tanto cambiano. Conviene considerarti mittente massivo troppo presto piuttosto che troppo tardi: una newsletter verso diecimila indirizzi ci rientra quasi certamente, un e-commerce con qualche centinaio di mail d'ordine al giorno ci sta vicino. E le regole di base, a partire dall'autenticazione, valgono comunque per tutti.

Regola 1: SPF, DKIM e DMARC, tutti e tre

Per un mittente normale basta SPF o DKIM. Per un mittente massivo devono essere corretti entrambi, e sul tuo dominio deve inoltre esistere un record DMARC. Quel record può stare sull'impostazione più blanda, purché ci sia. Conta l'allineamento: il dominio nell'indirizzo mittente che il destinatario vede deve corrispondere al dominio su cui SPF o DKIM riesce. Se invii con newsletter@tuaazienda.be ma il tuo strumento d'invio firma per il proprio dominio, l'allineamento fallisce. Come impostarlo correttamente sta sulla nostra pagina su SPF, DKIM e DMARC.

Regola 2: disiscrizione con un clic

La posta di marketing deve contenere un link di disiscrizione che funziona senza accesso, senza schermata di conferma e senza questionario. Inoltre entrambi i provider si aspettano la cosiddetta intestazione List-Unsubscribe, che fa comparire il pulsante di disiscrizione in alto nella loro interfaccia. Quel pulsante va elaborato entro due giorni. Una disiscrizione che ha effetto solo dopo l'invio successivo non conta. Vale esplicitamente per la posta di marketing e per le newsletter; una conferma d'ordine o un ripristino password non ha bisogno di un pulsante di disiscrizione.

Regola 3: un tasso di reclami basso

Il tasso di reclami è la quota di destinatari che clicca su "segnala come spam". Entrambi i provider vogliono che quel valore resti ben sotto il mezzo punto percentuale, e preferibilmente parecchio più in basso. Sembra poco, ma è una soglia severa: su diecimila messaggi possono lamentarsi al massimo qualche decina di persone. Chi scrive a una vecchia lista che da due anni non riceve nulla ci sta subito sopra. Gmail offre un pannello gratuito in cui puoi seguire quel valore per dominio; conviene attivarlo prima di un grande invio.

Che cosa si aspettano ancora

• Una corretta voce DNS inversa per l'indirizzo IP mittente, cosa di cui si occupa il tuo relay.
• Invio su una connessione cifrata.
• Un dominio mittente che non somigli agli indirizzi gratuiti dei provider stessi: la posta da un indirizzo Gmail inviata tramite un server proprio non supera il controllo DMARC di Gmail.
• Nessun indirizzo che non abbia mai dato il consenso; è la via più rapida ai reclami.

Che cosa significa per te in pratica

Separa la posta di marketing da quella transazionale. Le newsletter ricevono il pulsante di disiscrizione e l'intestazione; le conferme d'ordine no. Un SMTP relay che invia per ogni messaggio le intestazioni giuste e che prepara dal pannello l'autenticazione per il tuo dominio toglie di mezzo la maggior parte del lavoro tecnico. Quello che resta è la tua lista: chi non vuole più starci dentro deve uscirne davvero.

Controlla poi a che punto sei. Manda un messaggio di prova a un indirizzo Gmail, aprilo e guarda nei dettagli del messaggio i risultati di SPF, DKIM e DMARC. Se compaiono tre "PASS", la parte tecnica è a posto. Segui poi ogni settimana il tuo tasso di reclami e la tua percentuale di bounce nel pannello del relay e in quello di Gmail.

Che cosa succede se non sei in regola

Di solito non un rifiuto netto e immediato. Prima la tua posta viene rallentata, poi una parte finisce nello spam, e quando i reclami continuano a salire arriva il rifiuto con un messaggio d'errore che rimanda alle regole. Il problema: a quel punto hai già alle spalle settimane di consegna scadente senza esserti accorto di nulla. Chi rispetta le regole in anticipo non ci passa mai.

Domande frequenti

Queste regole valgono anche per Outlook e altri provider?

Microsoft applica requisiti simili ai grandi mittenti, e la maggior parte dei server di posta aziendali guarda agli stessi segnali. Chi è in regola per Gmail e Yahoo di norma lo è ovunque.

Il mio volume è piccolo. Mi riguarda?

L'autenticazione sì, sempre. Il pulsante di disiscrizione va in ogni newsletter, a prescindere dal volume. È solo la soglia formale di mittente massivo che forse non raggiungi.

Devo mettere DMARC subito su rifiuto?

No. Un record sull'impostazione più blanda basta per queste regole. Stringi dopo, passo per passo, una volta letti i rapporti.