Pulire la lista prima del primo invio da una nuova piattaforma

Prima del primo invio da una nuova piattaforma togli dalla lista cinque cose: gli indirizzi che sulla vecchia piattaforma hanno fatto hard bounce, chi si è disiscritto e chi si è lamentato, gli indirizzi senza alcuna attività nell'ultimo anno, gli indirizzi non validi e quelli di ruolo (come info@ o noreply@), e i doppioni. Ciò che resta lo dividi per coinvolgimento, così i primi invii vanno solo ai tuoi destinatari migliori. Il motivo: il tuo nuovo ambiente d'invio non ha ancora una storia presso i provider, e le prime settimane decidono come ti tratteranno nei mesi a venire.

Perché proprio adesso

Sulla vecchia piattaforma portavi con te una reputazione costruita che assorbiva i piccoli errori. Sulla nuova il tuo dominio parte con una nuova firma DKIM da altri indirizzi IP; i provider destinatari vedono una combinazione nuova e guardano con più attenzione. Una vecchia lista con indirizzi morti e spam trap che sulla vecchia piattaforma "in fondo andava" è in quelle prime settimane un rischio che può costarti mesi.

Passo 1: porta con te la lista di soppressione

La cosa più importante da esportare dalla vecchia piattaforma non è la lista stessa ma l'elenco di chi non puoi più contattare: hard bounce, disiscritti e persone che ti hanno segnalato come spam. Praticamente ogni piattaforma sa esportarlo a parte. Importalo sulla nuova piattaforma come lista di soppressione prima di importare un solo indirizzo della lista normale. Così un disiscritto non potrà mai tornare in lista per sbaglio tramite una successiva importazione dal tuo CRM.

Passo 2: elimina ciò che non esiste più

Gli hard bounce degli ultimi dodici mesi stanno nella lista di soppressione del passo 1. Guarda inoltre:

• Indirizzi sintatticamente non validi. Chiocciola mancante, spazi, virgole al posto dei punti. Un semplice controllo in un foglio di calcolo li intercetta.
• Domini senza server di posta. Un dominio senza record MX non può ricevere posta. Una piattaforma d'invio o un piccolo script può verificarlo dominio per dominio; su una lista con molti vecchi indirizzi aziendali il risultato è sorprendente.

Passo 3: indirizzi di ruolo e sospetti

Indirizzi come info@, admin@, sales@, noreply@ o postmaster@ non sono persone. Vengono letti da più persone o da nessuno, e stanno spesso nelle liste senza che qualcuno abbia mai dato il consenso. Toglili dalla lista campagne; per la posta transazionale (una fattura a contabilita@) restano naturalmente validi.

Passo 4: attività e consenso

È il passo che rende di più e che suscita più resistenza. Agli indirizzi che nell'ultimo anno non hanno aperto né cliccato nulla e non hanno comprato nulla non scrivi sulla nuova piattaforma, almeno non nelle prime settimane. Abbassano i tuoi numeri di coinvolgimento presso i provider e contengono una parte delle spam trap che le vecchie liste accumulano: indirizzi un tempo reali e, dopo anni di inattività, riusati da un provider come trappola. Che cos'è esattamente una spam trap lo leggi nel nostro articolo dedicato; qui basta sapere che non le riconosci dall'indirizzo, solo dallo schema di un silenzio pluriennale.

Controlla subito anche il consenso. Di ogni indirizzo devi saper dire quando e dove si è iscritto. Gli indirizzi senza provenienza, da una vecchia esportazione di una fiera o da una lista comprata, non devono traslocare.

Passo 5: deduplica e normalizza

Metti tutti gli indirizzi in minuscolo e togli gli spazi iniziali e finali; altrimenti la tua piattaforma vede Gianni@esempio.be e gianni@esempio.be come due destinatari e Gianni riceve tutto doppio. Elimina i doppioni tra tutte le tue fonti (e-commerce, CRM, vecchio strumento newsletter) e conserva per ogni indirizzo la data d'iscrizione più antica e la provenienza.

Poi: dividere e costruire

Ciò che resta lo dividi in tre gruppi: attivi negli ultimi tre mesi, attivi negli ultimi sei mesi, attivi nell'ultimo anno. I primi invii vanno solo al gruppo uno; gli altri gruppi si aggiungono nelle settimane successive man mano che i numeri restano buoni. In sostanza è un warm-up del tuo dominio, ed è il motivo per cui la lista non va solo ripulita ma anche etichettata. Come impostarlo nello strumento di campagna sta sulla nostra pagina sulla segmentazione della lista.

Prima del primo invio prepara anche la tecnica: SPF, DKIM e DMARC per la nuova piattaforma, un link di disiscrizione funzionante e indirizzi di prova presso i grandi provider. Su un SMTP relay con gestione dei bounce e registrazione vedi dal primo invio che cosa succede per ogni dominio, e puoi calibrarci sopra la crescita.

Un esempio

Un grossista trasferisce una lista di 42.000 indirizzi. Dopo la lista di soppressione (3.100 bounce e disiscritti) e il controllo tecnico (900 indirizzi non validi e domini senza server di posta) ne restano 38.000. Di questi, 21.000 nell'ultimo anno non sono stati attivi in alcun modo. Il primo invio va ai 6.500 indirizzi che negli ultimi tre mesi hanno cliccato o ordinato. Tre settimane dopo il grossista scrive all'intero gruppo attivo di 17.000, con una percentuale di bounce che è una frazione di quella mostrata dalla vecchia piattaforma. I 21.000 indirizzi inattivi ricevono più avanti una sola mail di riattivazione; chi non risponde viene archiviato.

Domande frequenti

Devo usare un servizio a pagamento di verifica degli indirizzi?

Quei servizi controllano se una casella esiste senza mandarci posta. Sono utili con una lista grande e vecchia, ma non sostituiscono il passo 4: un indirizzo esistente che da anni non legge resta un cattivo indirizzo.

E se la vecchia piattaforma non sa esportare una lista di soppressione?

Esporta almeno i disiscritti e i bounce dai rapporti delle ultime campagne. Sulla nostra pagina su come confrontare le piattaforme e-mail trovi a che cosa fare attenzione in un passaggio.