Czyszczenie listy przed pierwszą wysyłką przez nową platformę

Przed pierwszą wysyłką przez nową platformę usuwają Państwo z listy pięć rzeczy: adresy, które na starej platformie dały twarde odbicie, osoby wypisane i te, które złożyły skargę, adresy bez żadnej aktywności w ostatnim roku, adresy nieprawidłowe i funkcyjne (takie jak info@ czy noreply@) oraz duplikaty. To, co zostanie, dzielą Państwo według zaangażowania, tak aby pierwsze wysyłki trafiały wyłącznie do najlepszych odbiorców. Powód: nowe środowisko wysyłkowe nie ma jeszcze historii u dostawców, a pierwsze tygodnie decydują o tym, jak będą Państwa traktować przez kolejne miesiące.

Dlaczego właśnie teraz

Na starej platformie mieli Państwo wypracowaną reputację, która amortyzowała drobne błędy. Na nowej platformie Państwa domena startuje z nowym podpisem DKIM z innych adresów IP; dostawcy odbiorców widzą nową kombinację i przyglądają się uważniej. Stara lista z martwymi adresami i pułapkami spamowymi, która na starej platformie „jakoś przechodziła”, w tych pierwszych tygodniach jest ryzykiem, które może kosztować miesiące.

Krok 1: zabrać ze sobą listę wykluczeń

Najważniejsze, co eksportują Państwo ze starej platformy, to nie sama lista, lecz lista osób, do których nie wolno już pisać: twarde odbicia, osoby wypisane i te, które zgłosiły spam. Niemal każda platforma potrafi wyeksportować ją osobno. Proszę zaimportować ją na nowej platformie jako listę wykluczeń, zanim zaimportują Państwo choćby jeden adres ze zwykłej listy. Dzięki temu osoba wypisana nigdy przypadkiem nie wróci na listę przez późniejszy import z CRM.

Krok 2: usunąć to, co już nie istnieje

Twarde odbicia z ostatnich dwunastu miesięcy są już na liście wykluczeń z kroku 1. Poza tym warto sprawdzić:

• Adresy nieprawidłowe składniowo. Brakująca małpa, spacje, przecinki zamiast kropek. Wychwyci je prosta kontrola w arkuszu kalkulacyjnym.
• Domeny bez serwera pocztowego. Domena bez rekordu MX nie może odbierać poczty. Platforma wysyłkowa albo prosty skrypt może to sprawdzić dla każdej domeny; przy liście z wieloma starymi adresami firmowymi daje to zaskakująco dużo.

Krok 3: adresy funkcyjne i podejrzane

Adresy takie jak info@, admin@, sales@, noreply@ czy postmaster@ nie należą do osób. Czyta je kilka osób albo nikt i często trafiają na listy, choć nikt nigdy nie wyraził zgody. Proszę usunąć je z listy kampanijnej; w przypadku poczty transakcyjnej (faktura na adres ksiegowosc@) są oczywiście w porządku.

Krok 4: aktywność i zgoda

To krok, który daje najwięcej i budzi największy opór. Do adresów, które w ostatnim roku niczego nie otworzyły, nie kliknęły i nic nie kupiły, na nowej platformie Państwo nie piszą, przynajmniej nie w pierwszych tygodniach. Obniżają one wskaźniki zaangażowania u dostawców i zawierają część pułapek spamowych, które gromadzą się na starych listach: adresów, które kiedyś były prawdziwe, a po latach nieaktywności zostały przez dostawcę ponownie wykorzystane jako pułapka. Czym dokładnie jest pułapka spamowa, przeczytają Państwo w naszym artykule na ten temat; tutaj wystarczy wiedzieć, że nie da się jej rozpoznać po samym adresie, a jedynie po wzorcu wieloletniej ciszy.

Przy okazji proszę sprawdzić zgody. Dla każdego adresu trzeba umieć powiedzieć, kiedy i gdzie się zapisał. Adresy bez pochodzenia, ze starego eksportu z targów czy z kupionej listy, nie powinny się przeprowadzać razem z resztą.

Krok 5: usunąć duplikaty i znormalizować

Proszę zapisać wszystkie adresy małymi literami i usunąć spacje na początku i na końcu; inaczej platforma potraktuje Jan@przyklad.be i jan@przyklad.be jako dwóch odbiorców, a Jan dostanie wszystko podwójnie. Proszę usunąć duplikaty ze wszystkich źródeł (sklep internetowy, CRM, stare narzędzie do newsletterów) i zachować dla każdego adresu najwcześniejszą datę zapisu oraz pochodzenie.

Potem: podział i stopniowe budowanie

To, co zostanie, dzielą Państwo na trzy grupy: aktywni w ostatnich trzech miesiącach, aktywni w ostatnich sześciu miesiącach, aktywni w ostatnim roku. Pierwsze wysyłki trafiają tylko do grupy pierwszej; pozostałe grupy dochodzą w kolejnych tygodniach, o ile liczby pozostają dobre. W istocie to rozgrzewanie domeny i właśnie dlatego listę nie tylko się czyści, ale i oznacza. Jak skonfigurować to w narzędziu do kampanii, opisujemy na naszej stronie o segmentacji listy.

Przed pierwszą wysyłką proszę też przygotować technikę: SPF, DKIM i DMARC dla nowej platformy, działający link do wypisania i adresy testowe u dużych dostawców. Na relayu SMTP z przetwarzaniem odbić i rejestrowaniem zdarzeń od pierwszej wysyłki widać, co dzieje się w każdej domenie, i można do tego dostosować tempo budowania.

Przykład

Hurtownia przenosi listę 42 000 adresów. Po zastosowaniu listy wykluczeń (3100 odbić i wypisań) i kontroli technicznej (900 nieprawidłowych adresów i domen bez serwera pocztowego) zostaje 38 000. Z nich 21 000 nie wykazało w ostatnim roku żadnej aktywności. Pierwsza wysyłka trafia do 6500 adresów, które w ostatnich trzech miesiącach kliknęły lub coś zamówiły. Trzy tygodnie później hurtownia wysyła do całej aktywnej grupy 17 000 adresów, z odsetkiem odbić stanowiącym ułamek tego, co pokazywała stara platforma. 21 000 nieaktywnych adresów dostaje później jeden mail reaktywacyjny; kto nie zareaguje, zostaje zarchiwizowany.

Najczęściej zadawane pytania

Czy warto skorzystać z płatnej usługi weryfikacji adresów?

Takie usługi sprawdzają, czy skrzynka istnieje, bez wysyłania do niej poczty. Są przydatne przy dużej, starej liście, ale nie zastępują kroku 4: istniejący adres, z którego od lat nikt nie czyta, pozostaje złym adresem.

Co, jeśli moja stara platforma nie potrafi wyeksportować listy wykluczeń?

Wtedy proszę wyeksportować przynajmniej osoby wypisane i odbicia z raportów ostatnich kampanii. Na naszej stronie o porównaniu platform e-mail opisujemy, na co zwrócić uwagę przy zmianie platformy.