Archiwizacja poczty w firmie: co zachować z wysłanych wiadomości i jak długo
Z wysłanej poczty zachowują Państwo to, co może się później przydać do udowodnienia czegoś, i nie dłużej, niż jest to do tego potrzebne. W praktyce sprowadza się to do trzech rodzajów: wiadomości o wartości dowodowej (faktury, potwierdzenia umów, wypowiedzenia) przechowuje się tak długo, jak trwa zobowiązanie, którego dotyczą; dzienniki dostarczania przechowuje się krótko, by móc badać problemy; pocztę marketingową przechowuje się jako szablon, a nie osobno dla każdego odbiorcy. Ten artykuł przedstawia praktyczny podział; konkretne terminy proszę ustalić z księgowym lub prawnikiem.
Dlaczego „wszystko na zawsze” to nie jest polityka
Serwer pocztowy, który przechowuje wszystko, daje poczucie bezpieczeństwa. Do czasu, aż ktoś złoży wniosek o dostęp do danych i trzeba będzie przeszukać dziesięć lat poczty wychodzącej w poszukiwaniu wszystkiego, co dotyczy tej osoby. Albo do czasu wycieku danych, którego skalę wyznacza wszystko, co kiedykolwiek zachowano. RODO nazywa to ograniczeniem przechowywania: danych osobowych nie przechowuje się dłużej, niż jest to potrzebne do celu, w którym je zebrano. Potwierdzenie zamówienia sprzed ośmiu lat nie służy już żadnemu celowi, jest więc tylko ryzykiem.
Odwrotna sytuacja też jest problemem. Kto po trzech miesiącach usuwa całą pocztę wychodzącą, w sporze o dostawę nie będzie w stanie pokazać, co dokładnie zostało uzgodnione.
Trzy rodzaje wysłanej poczty, trzy reżimy
1. Wiadomości o wartości dowodowej
Faktury, potwierdzenia zamówień, potwierdzenia umów, wypowiedzenia, wezwania do zapłaty. Tutaj e-mail jest często jedynym śladem ustaleń. Termin wynika z zobowiązania, którego dotyczy: dokumenty księgowe mają w Belgii ustawowy okres przechowywania (zwykle kilka lat; aktualny termin zna Państwa księgowy), a umowy przechowuje się tak długo, jak mogą z nich jeszcze wynikać roszczenia.
W praktyce: proszę przechowywać nie sam e-mail, lecz dokument. Plik PDF faktury w programie księgowym jest dowodem; otaczającego go e-maila nie trzeba osobno archiwizować. Warto natomiast zachować fakt, że został wysłany i dostarczony, z datą i adresem. Dokładnie to daje dziennik dostarczania.
2. Dzienniki dostarczania
Dla każdej wiadomości: do kogo, kiedy, jaki temat i co odpowiedział serwer odbiorcy (przyjęto, odbicie, odrzucenie). Te dzienniki są potrzebne, by przy reklamacji sprawdzić, co się stało, i by dostrzec wzorce w odbiciach. Zawierają dane osobowe (adres e-mail), więc podlegają tym samym zasadom, ale ich cel jest krótkoterminowy. Dla większości firm kilka miesięcy w zupełności wystarcza; kto potrzebuje ich dłużej, musi umieć uzasadnić dlaczego.
Relay SMTP, który rejestruje dostarczenia, odbicia i odrzucenia, zapewnia to bez konieczności budowania czegokolwiek samodzielnie. Proszę wyeksportować to, co chcą Państwo zachować jako dowód w konkretnej sprawie, a resztę pozostawić do usunięcia po upływie ustalonego terminu.
3. Poczta marketingowa
Z newslettera wysłanego do 20 000 adresów nie trzeba przechowywać 20 000 kopii. Proszę zachować szablon i definicję listy wysyłkowej (który segment, jaka data) oraz statystyki. Tym, co trzeba umieć wykazać dla każdej osoby, jest natomiast zgoda: kiedy i jak ktoś się zapisał, a ewentualnie kiedy się wypisał. To nie archiwum poczty, lecz rejestr zgód, który przechowuje się tak długo, jak wysyłają Państwo do tej osoby, plus rozsądny okres po tym, aby móc odpowiedzieć na skargę.
Praktyczny podział
- Dokumenty księgowe (faktury, noty korygujące): w programie księgowym, zgodnie z ustawowym terminem.
- Korespondencja umowna (oferty, potwierdzenia, wypowiedzenia): w teczce klienta lub w CRM, dopóki trwa relacja i możliwe roszczenia.
- Dzienniki dostarczania: na platformie wysyłkowej, przez ustalony krótki okres; eksportuje się tylko to, co wiąże się z konkretną sprawą.
- Kampanie: szablony i statystyki bez ograniczeń (bez danych osobowych), rejestr zgód dla każdego adresu tak długo, jak to potrzebne.
- Poczta systemowa (reset hasła, kody weryfikacyjne): nie przechowywać; tylko krótkoterminowy dziennik, że zostały wysłane.
Co warto spisać
Proszę zapisać to w krótkiej tabeli: rodzaj poczty, cel, miejsce przechowywania, okres i osoba odpowiedzialna za usunięcie. Tego właśnie chce organ nadzorczy albo klient, który prosi o dostęp do danych, i to jedyny sposób, by zachować spójność po zmianach kadrowych. Warto dodać, gdzie fizycznie znajdują się dane: poczta wysyłana przez europejską platformę z przechowywaniem danych w UE, taką jak 2Mail, sprawia, że odpowiedź na to pytanie jest prosta; w przypadku podmiotu przetwarzającego spoza UE przekazanie danych trzeba uzasadnić osobno.
Przykład
Firma instalacyjna wysyła oferty i faktury przez Odoo oraz comiesięczny newsletter. Faktury przechowuje w Odoo przez ustawowy okres, oferty i potwierdzenia w teczce klienta do dwóch lat po ostatnim zleceniu, dzienniki dostarczania przez trzy miesiące na platformie wysyłkowej, a dane zapisu do newslettera tak długo, jak adres jest na liście. W sporze o nieotrzymaną fakturę firma pokazuje fakturę z Odoo oraz dziennik potwierdzający, że tego dnia serwer pocztowy klienta przyjął wiadomość. Więcej nie trzeba.
Najczęściej zadawane pytania
Czy muszę przechowywać pełną treść wiadomości transakcyjnych?
Zazwyczaj nie. Dokument, który był w wiadomości, albo dane, z których wiadomość wygenerowano, są już w Państwa systemie. Dziennik potwierdzający wysyłkę zwykle wystarcza. Przy poczcie transakcyjnej właśnie taki dziennik Państwo otrzymują.
Jak długo mogę przechowywać dzienniki dostarczania?
Tak długo, jak potrafią Państwo wskazać konkretny cel. Do badania reklamacji i problemów z dostarczaniem to zwykle kwestia od kilku tygodni do kilku miesięcy.
Co, jeśli klient poprosi o usunięcie wszystkiego?
Wtedy usuwają Państwo to, czego nie trzeba przechowywać z mocy prawa. Faktury zostają; zapis do newslettera i dzienniki są usuwane. Proszę wyjaśnić, jakie dane i z jakiego powodu nadal są przechowywane.