Archivo de correo para empresas: qué conservar del correo enviado y durante cuánto tiempo
Del correo enviado conserva lo que pueda necesitar más adelante para demostrar algo, y no más tiempo del necesario para eso. En la práctica se reduce a tres tipos: los mensajes con valor probatorio (facturas, confirmaciones de contrato, bajas) se conservan mientras dure la obligación subyacente; los registros de entrega se conservan poco tiempo, para poder investigar incidencias; y el correo de marketing se conserva como plantilla, no por destinatario. Este artículo da la clasificación práctica; para sus plazos concretos consulte a su contable o a su asesor jurídico.
Por qué «todo para siempre» no es una política
Un servidor de correo que lo guarda todo transmite seguridad. Hasta que alguien ejerce un derecho de acceso y usted tiene que buscar en diez años de correo saliente todo lo que se refiera a esa persona. O hasta que hay una filtración de datos y el alcance lo determina todo lo que conservó alguna vez. El RGPD llama a eso limitación del plazo de conservación: los datos personales no se conservan más tiempo del necesario para el fin para el que se recogieron. Una confirmación de pedido de hace ocho años ya no sirve a ningún fin y, por tanto, solo es riesgo.
Lo contrario también es un problema. Quien borra al cabo de tres meses todo el correo saliente no puede mostrar, ante una disputa por una entrega, qué se acordó exactamente.
Tres tipos de correo enviado, tres regímenes
1. Mensajes con valor probatorio
Facturas, confirmaciones de pedido, confirmaciones de contrato, bajas, recordatorios de pago. Aquí el correo suele ser el único rastro de un acuerdo. El plazo se deriva de la obligación subyacente: los documentos contables tienen en Bélgica un plazo legal de conservación (por lo general varios años; su contable conoce el plazo vigente), y los contratos se conservan mientras puedan derivarse reclamaciones de ellos.
En la práctica: no conserve el correo en sí, sino el documento. El PDF de la factura en su programa de contabilidad es la prueba; el correo que la acompañaba no hace falta archivarlo aparte. Sí conserve el hecho de que se envió y se entregó, con fecha y dirección. Eso es justo lo que le da un registro de entrega.
2. Registros de entrega
Por mensaje: a quién, cuándo, con qué asunto y qué respondió el servidor receptor (aceptado, rebote, rechazo). Esos registros los necesita para poder averiguar qué ocurrió ante una reclamación y para ver patrones en los rebotes. Contienen datos personales (la dirección de correo) y quedan por tanto bajo los mismos principios, pero su finalidad es de corta duración. Unos meses son de sobra para la mayoría de las empresas; quien los necesite más tiempo debe poder decir por qué.
Un relay SMTP que registra entregas, rebotes y rechazos le da esto sin que tenga que construir nada. Exporte lo que quiera conservar como prueba en un expediente concreto y deje que el resto desaparezca según el plazo fijado.
3. Correo de marketing
De un boletín a 20.000 direcciones no hace falta conservar 20.000 copias. Conserve la plantilla y la definición de la lista de envío (qué segmento, qué fecha), más las estadísticas. Lo que sí debe poder mostrar por persona es el consentimiento: cuándo y cómo se dio de alta alguien, y cuándo se dio de baja en su caso. Eso no es un archivo de correo, sino un registro de consentimientos, y se conserva mientras escriba a esa persona más un periodo razonable después, para poder responder a una reclamación.
Una clasificación práctica
- Documentos contables (facturas, notas de crédito): en el programa de contabilidad, según el plazo legal.
- Correspondencia contractual (presupuestos, confirmaciones, bajas): en el expediente del cliente o en el CRM, mientras duren la relación y las posibles reclamaciones.
- Registros de entrega: en la plataforma de envío, con un plazo corto fijo; solo lo que vincule a un expediente lo exporta.
- Campañas: plantillas y estadísticas sin límite (no son datos personales), y registro de consentimientos por dirección mientras haga falta.
- Correo del sistema (restablecimiento de contraseña, códigos de verificación): no conservar; solo el registro de que se enviaron, y poco tiempo.
Qué dejar por escrito
Anótelo en una tabla breve: tipo de correo, finalidad, dónde se conserva, cuánto tiempo y quién lo elimina. Es lo que quiere ver una autoridad de control o un cliente que pide acceso, y es también la única forma de mantenerlo coherente tras un cambio de personal. Añada dónde están físicamente los datos: el correo a través de una plataforma europea con almacenamiento dentro de la UE, como 2Mail, hace esa pregunta fácil de responder; con un encargado fuera de la UE debe justificar la transferencia por separado.
Un ejemplo
Una empresa de instalaciones envía presupuestos y facturas por Odoo, y un boletín mensual. La empresa conserva las facturas en Odoo según el plazo legal, los presupuestos y las confirmaciones en el expediente del cliente hasta dos años después del último encargo, los registros de entrega tres meses en la plataforma de envío, y los datos de alta del boletín mientras la dirección esté en la lista. Ante una discusión por una factura no recibida, la empresa muestra la factura de Odoo y el registro de que el mensaje fue aceptado en esa fecha por el servidor de correo del cliente. No hace falta más.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que conservar el contenido completo de los correos transaccionales?
Normalmente no. El documento que iba dentro, o los datos con los que se generó el correo, ya están en su sistema. El registro de que se envió suele bastar. En el correo transaccional ese registro es justo lo que recibe.
¿Cuánto puedo conservar los registros de entrega?
Mientras pueda nombrar una finalidad concreta. Para investigar reclamaciones y problemas de entrega, eso suele ser cuestión de semanas a unos meses.
¿Y si un cliente pide que se borre todo?
Entonces borra lo que no esté legalmente obligado a conservar. Las facturas se quedan; el alta del boletín y los registros se van. Explique qué datos sigue conservando y por qué motivo.