Serwer SMTP Proximus lub Telenet do poczty firmowej: dlaczego to się nie sprawdza

Serwer SMTP Państwa dostawcy internetu jest przeznaczony do prywatnej skrzynki rodziny, a nie do poczty firmy. Gdy tylko sklep internetowy, program księgowy albo CRM zaczyna przez niego wysyłać, napotykają Państwo limity wysyłki, reputację dzieloną z tysiącami innych klientów i brak uwierzytelnienia dla własnej domeny. Dla wszystkiego, co wysyła pocztę automatycznie, rozwiązaniem jest relay SMTP z osobnym loginem dla każdej aplikacji.

Dlaczego mimo to się próbuje

To kuszące. Ustawienia są na stronie dostawcy, od razu działają na laptopie szefa i nic dodatkowo nie kosztują. Ktoś wpisuje więc tę samą nazwę serwera w systemie kasowym, sklepie internetowym i programie do fakturowania. Przez pierwsze tygodnie wszystko wydaje się działać. Problemy pojawiają się dopiero wtedy, gdy rośnie wolumen albo gdy któryś odbiorca zaostrza reguły.

Problem 1: limity wysyłki

Dostawcy tacy jak Proximus i Telenet zwykle ograniczają liczbę wiadomości na godzinę lub na dobę, jaką klient może wysłać przez ich serwer, a czasem także liczbę odbiorców jednej wiadomości. Te limity w zupełności wystarczą komuś, kto pisze do rodziny, i są o wiele za ciasne dla sklepu internetowego w gorący dzień albo programu księgowego, który pierwszego dnia miesiąca wysyła sto faktur. To, co przekracza limit, zostaje odrzucone albo po cichu opóźnione. Klient zauważa, że faktura do niego nie dotarła; Państwo dowiadują się o tym dopiero, gdy zadzwoni.

Problem 2: reputacja, która nie jest Państwa

Serwer wychodzący dostawcy wysyła jednocześnie w imieniu setek tysięcy abonentów. Reputację tego adresu IP kształtują wszyscy ci klienci razem, łącznie z zainfekowanym komputerem, który bez wiedzy właściciela rozsyła spam. Jeśli ten serwer zostanie tymczasowo zablokowany u dużego odbiorcy, Państwa potwierdzenie zamówienia też nie dotrze. Nie mają Państwo na to wpływu i nikt Państwa o tym nie poinformuje.

Problem 3: brak uwierzytelnienia dla Państwa domeny

To sedno sprawy. Gdy wysyłają Państwo z adresu info@twojafirma.be przez serwer dostawcy, wiadomość twierdzi, że pochodzi z Państwa domeny, a wychodzi z serwera, którego nie ma w rekordzie SPF. Podpisu DKIM dla Państwa domeny ten serwer w ogóle nie dodaje. Dla Gmaila, Outlooka i większości firmowych serwerów pocztowych to dokładnie wzorzec fałszerstwa. Wiadomość trafia do spamu albo zostaje odrzucona, choć treść nie ma z tym nic wspólnego. Więcej o tym, jak te trzy rekordy ze sobą współpracują, przeczytają Państwo na stronie o SPF, DKIM i DMARC.

Problem 4: nic Państwo nie widzą

Serwer dostawcy nie daje żadnego dziennika. Nie wiedzą Państwo, które wiadomości zostały przyjęte, które się odbiły, a które zniknęły w kwarantannie u odbiorcy. Przy reklamacji nie mają Państwo czego sprawdzić. Przy poczcie prywatnej to żaden problem; dla firmy, która wysyła faktury i potwierdzenia zamówień, już tak.

Problem 5: działa tylko z własnego łącza

Wielu dostawców dopuszcza swój serwer SMTP wyłącznie z własnej sieci, a w innym przypadku wymaga osobnego loginu. Gdy sklep internetowy przeniesie się do firmy hostingowej albo CRM zacznie działać w chmurze, połączenie przestaje działać. Często właśnie wtedy ktoś odkrywa, że poczta firmy od miesięcy wisiała na domowym łączu.

Kiedy rozwiązaniem jest relay

Gdy tylko pocztę wysyła coś innego niż człowiek. Relay to serwer wysyłkowy, z którego Państwa aplikacje korzystają z własnym loginem i który wysyła z poprawnym uwierzytelnieniem SPF i DKIM dla Państwa domeny. W praktyce oznacza to:

• Żadnego limitu dobowego ani godzinowego, który blokuje fakturowanie pierwszego dnia miesiąca, tylko próg wolumenu dopasowany do Państwa firmy.
• Osobny login dla każdej aplikacji: sklep internetowy, księgowość i CRM dostają własny dostęp, który można cofnąć niezależnie od reszty, gdy zmienia się dostawca.
• Dziennik dla każdej wiadomości: przyjęta, dostarczona, odbita lub odrzucona, wraz z powodem.
• Uwierzytelnienie skonfigurowane z poziomu panelu, dzięki czemu Państwa domena może udowodnić odbiorcy, że wiadomość naprawdę pochodzi od Państwa.
• Połączenie z dowolnego miejsca, także z hostingu sklepu internetowego lub z aplikacji w chmurze.

Pracownicy mogą przy tym nadal korzystać ze swojego dotychczasowego programu pocztowego. Relay służy do poczty automatycznej, nie do codziennej korespondencji.

Co mogą Państwo sprawdzić już dziś

Proszę otworzyć ustawienia sklepu internetowego, programu księgowego i CRM i sprawdzić, jaki serwer wychodzący jest tam wpisany. Jeśli widnieje tam serwer dostawcy internetu, znaleźli Państwo przyczynę problemów z dostarczaniem, nawet jeśli dziś wszystko jeszcze pozornie działa. Następnie proszę wysłać wiadomość testową na adres w Gmailu i w Outlooku i zobaczyć, gdzie trafi. Własna skrzynka nie jest dobrym testem: ona już ufa Państwa domenie.

Najczęściej zadawane pytania

Czyli w ogóle nie mogę korzystać z serwera SMTP mojego dostawcy?

Do poczty z domowego łącza nadaje się świetnie. Do automatycznej poczty firmy, z własną domeną jako nadawcą, już nie.

Czy muszę zmienić dostawcę internetu?

Nie. Połączenie internetowe zostaje takie, jakie jest. Zmieniają Państwo tylko serwer wychodzący w aplikacjach, które automatycznie wysyłają pocztę.

Czy muszę coś zmienić w DNS?

Tak: relay musi znaleźć się w rekordzie SPF i podpisuje Państwa pocztę kluczem DKIM. Oba elementy przygotowują Państwo w panelu; to praca jednorazowa.