Usar el servidor SMTP de Proximus o Telenet para el correo de empresa: por qué falla
El servidor SMTP de su proveedor de internet está pensado para el buzón privado de una familia, no para el correo de una empresa. En cuanto su tienda online, su programa de contabilidad o su CRM envían por él, choca con límites de envío, con una reputación que comparte con miles de clientes más y con la ausencia de autenticación para su propio dominio. Para todo lo que envía correo de forma automática, la solución es un relay SMTP con credenciales propias por aplicación.
Por qué aun así se intenta
Resulta tentador. Los ajustes están en la web de su proveedor, funcionan al momento en el portátil del gerente y no cuestan nada más. Así que alguien pone el mismo nombre de servidor en el sistema de caja, en la tienda online y en el programa de facturación. Las primeras semanas parece funcionar. Los problemas llegan cuando sube el volumen o cuando un destinatario se vuelve más estricto.
Problema 1: los límites de envío
Proveedores como Proximus y Telenet suelen limitar el número de mensajes por hora o por día que un cliente puede enviar por su servidor, y a veces también el número de destinatarios por mensaje. Esos límites son de sobra para quien escribe a su familia, y demasiado justos para una tienda online en un día de mucho tráfico o un programa de contabilidad que el día uno del mes saca cien facturas. Lo que pasa del límite se rechaza o se retrasa en silencio. Su cliente nota que su factura no llegó; usted lo nota cuando le llama.
Problema 2: una reputación que no es suya
El servidor saliente de un proveedor envía en nombre de cientos de miles de abonados a la vez. La reputación de esa dirección IP la determinan todos esos clientes juntos, incluido el ordenador infectado que envía spam sin que su dueño lo sepa. Si ese servidor se bloquea temporalmente en un gran destinatario, su confirmación de pedido tampoco llega. Usted no puede hacer nada al respecto y no se le informa.
Problema 3: sin autenticación para su dominio
Este es el núcleo. Si envía desde info@suempresa.be a través del servidor de su proveedor, ese mensaje dice venir de su dominio mientras sale de un servidor que no figura en su registro SPF. Y una firma DKIM para su dominio ese servidor no la pone en absoluto. Para Gmail, Outlook y la mayoría de los servidores de correo corporativos ese es justo el patrón de una falsificación. El mensaje acaba en el spam o se rechaza, sin que tenga nada que ver con su texto. Puede leer más sobre cómo trabajan juntos esos tres registros en la página sobre SPF, DKIM y DMARC.
Problema 4: usted no ve nada
Un servidor de proveedor no le da ningún registro. No sabe qué mensajes se aceptaron, cuáles rebotaron y cuáles desaparecieron en la cuarentena de un destinatario. Ante una reclamación no puede comprobar nada. Para el correo privado eso no es un inconveniente; para una empresa que envía facturas y confirmaciones de pedido, sí.
Problema 5: solo funciona desde la propia conexión
Muchos proveedores admiten su servidor SMTP únicamente desde su propia red, o exigen credenciales aparte en otro caso. Si su tienda online se muda a un proveedor de alojamiento o su CRM funciona en la nube, la conexión se cae. Ese suele ser el momento en que alguien descubre que el correo de la empresa llevaba meses colgando de una conexión doméstica.
Cuándo un relay es la solución
En cuanto envía correo algo que no es una persona. Un relay es un servidor de envío que usan sus aplicaciones con credenciales propias, y que envía con autenticación SPF y DKIM correcta para su dominio. En concreto significa:
- Ningún límite diario u horario que bloquee su facturación el día uno del mes, sino un tramo de volumen ajustado a su empresa.
- Credenciales propias por aplicación: la tienda online, la contabilidad y el CRM reciben cada uno su acceso, que puede revocar por separado si cambia de proveedor.
- Un registro por mensaje: aceptado, entregado, rebotado o rechazado, con el motivo.
- Autenticación en orden desde el panel, para que su dominio pueda demostrar al destinatario que el mensaje viene realmente de usted.
- Conexión desde cualquier ubicación, también desde el alojamiento de su tienda online o desde una aplicación en la nube.
Entretanto, sus empleados pueden seguir usando su programa de correo de siempre. Un relay es para el correo automático, no para la correspondencia diaria.
Qué puede comprobar hoy
Abra los ajustes de su tienda online, de su programa de contabilidad y de su CRM y mire qué servidor saliente figura. Si ahí aparece el servidor de su proveedor de internet, ha encontrado la causa de sus problemas de entrega, aunque hoy todavía parezca funcionar. Envíe después un mensaje de prueba a una dirección de Gmail y a otra de Outlook y mire dónde acaba. Su propio buzón no es una buena prueba: ya confía en su dominio.
Preguntas frecuentes
¿Entonces no puedo usar en absoluto el servidor SMTP de mi proveedor?
Para el correo de una conexión doméstica está bien. Para el correo automático de una empresa, con su propio dominio como remitente, no.
¿Tengo que cambiar de proveedor?
No. Su conexión a internet sigue igual. Solo cambia el servidor saliente en las aplicaciones que envían correo de forma automática.
¿Tengo que cambiar algo en mi DNS?
Sí: el relay debe figurar en su registro SPF y firma su correo con DKIM. Ambas cosas se preparan desde el panel; es un trabajo que se hace una vez.