Jak długo przechowywać wysłane e-maile i statystyki?

Logi wysyłek i statystyki zawierają dane osobowe. Przechowywanie ich bez ograniczeń nie jest neutralnym wyborem.

Czego Państwo potrzebują i jak długo

Do celów dowodowych w przypadku poczty transakcyjnej potrzebny jest dłuższy okres niż dla statystyk kampanii. Warto określić go osobno dla każdego rodzaju danych, zamiast ustalać jeden termin dla wszystkiego.

Co znajduje się w logach

Adresy, znaczniki czasu, a często także informacja, kto co otworzył lub kliknął. To ostatnie to informacje o zachowaniu i ocenia się je surowiej niż sam adres.

Agregacja zamiast przechowywania

Do analizy trendów na przestrzeni lat nie są potrzebne pojedyncze rekordy. Wystarczy przechowywać podsumowane liczby i usuwać szczegóły — wtedy wiedza zostaje, a ryzyko znika.

Automatyczne czyszczenie

Termin, który ktoś musi egzekwować ręcznie, nie jest egzekwowany.

Kopie zapasowe

Dane usunięte z systemu często nadal znajdują się w kopiach zapasowych. Należy uwzględnić to w okresie przechowywania, zamiast udawać, że ich już nie ma.