Zasady Gmaila i Yahoo dla masowych nadawców: co muszą Państwo mieć w porządku

Kto wysyła większe wolumeny na adresy w Gmailu i Yahoo, musi mieć w porządku trzy rzeczy: pełne uwierzytelnienie za pomocą SPF, DKIM i DMARC, wypisanie działające jednym kliknięciem oraz wskaźnik skarg wyraźnie poniżej pół procent. Kto tego nie spełnia, widzi, że jego poczta jest opóźniana, trafia do spamu albo zostaje odrzucona. Zasady nie są skomplikowane, ale wymagają, by przestrzegać ich wszystkich jednocześnie.

Kogo dotyczą te zasady

Obaj dostawcy rozróżniają zwykłych nadawców i nadawców masowych. Granica leży w okolicach kilku tysięcy wiadomości dziennie na ich adresy; dokładny próg i sposób jego mierzenia opisują we własnej dokumentacji i od czasu do czasu go zmieniają. Lepiej zaliczyć się do nadawców masowych za wcześnie niż za późno: newsletter do dziesięciu tysięcy adresów niemal na pewno się kwalifikuje, a sklep internetowy z kilkuset mailami zamówieniowymi dziennie jest blisko granicy. Podstawowe zasady, z uwierzytelnieniem na czele, obowiązują zresztą wszystkich.

Zasada 1: SPF, DKIM i DMARC, wszystkie trzy

Zwykłemu nadawcy wystarczy SPF albo DKIM. U nadawcy masowego oba muszą się zgadzać, a do tego w domenie musi istnieć rekord DMARC. Rekord ten może mieć najłagodniejsze ustawienie, byle w ogóle był. Ważne jest wyrównanie (alignment): domena w adresie nadawcy, którą widzi odbiorca, musi zgadzać się z domeną, dla której SPF lub DKIM przechodzi pomyślnie. Jeśli wysyłają Państwo z adresu newsletter@twojafirma.be, a narzędzie do wysyłki podpisuje wiadomości dla własnej domeny, wyrównanie się nie powiedzie. Jak to poprawnie skonfigurować, opisujemy na stronie o SPF, DKIM i DMARC.

Zasada 2: wypisanie jednym kliknięciem

Poczta marketingowa musi zawierać link do wypisania, który działa bez logowania, bez ekranu potwierdzenia i bez ankiety. Ponadto obaj dostawcy oczekują nagłówka List-Unsubscribe, dzięki któremu przycisk wypisania pojawia się u góry ich własnego interfejsu. Zgłoszenie z tego przycisku musi zostać obsłużone w ciągu dwóch dni. Wypisanie, które zaczyna działać dopiero po kolejnej wysyłce, się nie liczy. Dotyczy to wyraźnie poczty marketingowej i newsletterów; potwierdzenie zamówienia czy reset hasła nie potrzebują przycisku wypisania.

Zasada 3: niski wskaźnik skarg

Wskaźnik skarg to odsetek odbiorców, którzy klikają „zgłoś jako spam”. Obaj dostawcy chcą, by ta liczba pozostawała wyraźnie poniżej pół procent, a najlepiej jeszcze sporo niżej. Wydaje się, że to niewiele, ale to surowy wymóg: przy dziesięciu tysiącach wiadomości poskarżyć się może najwyżej kilkadziesiąt osób. Kto pisze do starej listy, która od dwóch lat nic nie dostała, od razu przekracza ten próg. Gmail oferuje bezpłatny panel, w którym można śledzić ten wskaźnik dla każdej domeny; warto go włączyć przed dużą wysyłką.

Czego jeszcze się oczekuje

• Poprawnego odwrotnego wpisu DNS dla wysyłającego adresu IP, o co dba Państwa relay.
• Wysyłki przez szyfrowane połączenie.
• Domeny nadawcy, która nie podszywa się pod darmowe adresy samych dostawców: poczta z adresu w Gmailu wysłana przez własny serwer nie przejdzie kontroli DMARC Gmaila.
• Żadnych adresów, które nigdy nie wyraziły zgody; to najszybsza droga do skarg.

Co to oznacza dla Państwa w praktyce

Proszę oddzielić pocztę marketingową od transakcyjnej. Newslettery dostają przycisk wypisania i nagłówek; potwierdzenia zamówień nie. Relay SMTP, który przy każdej wiadomości dołącza właściwe nagłówki i przygotowuje uwierzytelnienie domeny z poziomu panelu, zdejmuje z Państwa większość pracy technicznej. Zostaje lista: kto nie chce już na niej być, musi z niej rzeczywiście zniknąć.

Następnie proszę sprawdzić, na czym Państwo stoją. Wystarczy wysłać wiadomość testową na adres w Gmailu, otworzyć ją i w szczegółach wiadomości sprawdzić wyniki SPF, DKIM i DMARC. Jeśli trzy razy widnieje „PASS”, część techniczna jest w porządku. Potem co tydzień warto śledzić wskaźnik skarg i odsetek odbić w panelu relaya oraz w panelu Gmaila.

Co się dzieje, gdy nie spełniają Państwo wymogów

Zwykle nie od razu twarde odrzucenie. Najpierw poczta jest opóźniana, potem część trafia do spamu, a gdy skarg wciąż przybywa, wiadomości są odrzucane z komunikatem błędu odsyłającym do zasad. Problem w tym, że do tego czasu mają Państwo za sobą tygodnie słabej dostarczalności, nawet o tym nie wiedząc. Kto przestrzega zasad z góry, nigdy przez to nie przechodzi.

Najczęściej zadawane pytania

Czy te zasady dotyczą też Outlooka i innych dostawców?

Microsoft stawia dużym nadawcom podobne wymagania, a większość firmowych serwerów pocztowych zwraca uwagę na te same sygnały. Kto jest w porządku wobec Gmaila i Yahoo, zazwyczaj jest w porządku wszędzie.

Wysyłam niewiele. Czy muszę się tym zajmować?

Uwierzytelnieniem tak, zawsze. Przycisk wypisania należy do każdego newslettera, niezależnie od wolumenu. Jedynie formalnego progu nadawcy masowego być może Państwo nie osiągną.

Czy muszę od razu ustawić DMARC na odrzucanie?

Nie. Na potrzeby tych zasad wystarczy rekord z najłagodniejszym ustawieniem. Zaostrzają go Państwo później, krok po kroku, po przeczytaniu raportów.