SMTP in Outlook einrichten

In Outlook stellen Sie den Postausgangsserver (SMTP) eines POP- oder IMAP-Kontos auf den Servernamen aus Ihrem 2mail-Konto ein, mit Port 587, STARTTLS und einem eigenen SMTP-Login. Wo dieser Bildschirm liegt, hängt von Ihrem Outlook ab: Das klassische Outlook für Windows, das neue Outlook und Outlook für Mac lösen es jeweils anders. Liegt Ihr Postfach bei Microsoft 365, gibt es dieses Feld nicht, und der Weg führt über einen Connector. Ihre eingehenden E-Mails bleiben in jedem Fall dort, wo sie sind.

Zuerst: welches Outlook und welche Art von Konto?

• Klassisches Outlook für Windows — erkennbar am Menü Datei oben links. Hier finden Sie die vollständigen Servereinstellungen eines POP- oder IMAP-Kontos.
• Das neue Outlook für Windows — kein Menü Datei, dafür ein Zahnrad oben rechts. Die SMTP-Angaben machen Sie beim Hinzufügen des Kontos.
• Outlook für Mac — die Konten stehen unter dem Menü Outlook, bei den Einstellungen.
• Ein Microsoft 365- oder Exchange-Postfach — in keinem Outlook gibt es ein Feld für einen Postausgangsserver, denn Ihre Post geht über Exchange Online raus. Der richtige Weg steht weiter unten.

Sind Sie unsicher, welche Art von Konto Sie haben? Im klassischen Outlook zeigt die Liste unter Datei, Kontoeinstellungen je Konto den Typ: IMAP oder POP beziehungsweise Microsoft Exchange.

Was Sie bereitlegen

• den Servernamen aus Ihrem 2mail-Konto
• einen SMTP-Login mit Passwort, den Sie im Dashboard für Outlook anlegen. Nehmen Sie je Anwendung einen eigenen Login, dann können Sie ihn später widerrufen, ohne dass Ihr Onlineshop oder Ihr CRM stillsteht
• die Absenderadresse, die Sie verwenden möchten; deren Domain muss in Ihrem Konto als Versanddomain hinterlegt sein

Klassisches Outlook für Windows

1. Gehen Sie zu Datei, Kontoeinstellungen, wählen Sie das Konto und öffnen Sie die Servereinstellungen. In älteren Versionen wählen Sie Kontoeinstellungen, markieren das Konto, klicken auf Ändern und danach auf Weitere Einstellungen; die Felder stehen dann auf den Registerkarten Postausgangsserver und Erweitert.
2. Tragen Sie bei den ausgehenden E-Mails als Server den Servernamen aus Ihrem 2mail-Konto ein und stellen Sie den Port auf 587.
3. Wählen Sie als Verschlüsselungsmethode STARTTLS. Ältere Versionen nennen dieselbe Methode TLS. Wählen Sie nicht SSL/TLS: Diese Methode passt nicht zu Port 587, und die Verbindung bleibt dann hängen.
4. Haken Sie an, dass der Postausgangsserver (SMTP) eine Authentifizierung erfordert, und wählen Sie die Anmeldung mit eigenem Benutzernamen und Passwort. Tragen Sie dort den SMTP-Login und das Passwort aus Ihrem 2mail-Konto ein. Lassen Sie die Auswahl, dieselben Einstellungen wie für den Posteingangsserver zu verwenden, nicht stehen: Outlook meldet sich dann mit Ihrem Postfachpasswort bei unserem Relay an, und das wird abgelehnt.
5. Lassen Sie die Option für die gesicherte Kennwortauthentifizierung (SPA) ausgeschaltet.
6. Speichern Sie und senden Sie eine Test-E-Mail.

Das neue Outlook für Windows

1. Öffnen Sie die Einstellungen über das Zahnrad und gehen Sie zu den Konten.
2. Fügen Sie das Konto neu hinzu, tippen Sie die E-Mail-Adresse ein, wählen Sie die erweiterte oder manuelle Einrichtung und dann IMAP. Klappen Sie die zusätzlichen Optionen auf: Sie tragen den SMTP-Postausgangsserver, den Port, die Art der sicheren Verbindung sowie einen eigenen SMTP-Benutzernamen und ein eigenes SMTP-Passwort ein. Verwenden Sie den Servernamen aus Ihrem 2mail-Konto, Port 587, STARTTLS und Ihren SMTP-Login.
3. Gibt es das Konto bereits, wählen Sie bei diesem Konto Verwalten. Lassen sich die SMTP-Angaben dort nicht ändern, entfernen Sie das Konto aus Outlook und fügen Sie es wie in Schritt 2 neu hinzu. Bei IMAP bleibt Ihre Post auf dem Server; Sie verlieren also nichts.

Outlook für Mac

1. Öffnen Sie das Menü Outlook, wählen Sie die Einstellungen und danach Konten. Markieren Sie das Konto.
2. Tragen Sie beim Postausgangsserver den Servernamen aus Ihrem 2mail-Konto ein. Haken Sie an, dass Sie den Standardport überschreiben möchten, und tippen Sie 587. Haken Sie außerdem die verschlüsselte Verbindung (SSL) an; auf Port 587 verwendet Outlook für Mac dann STARTTLS.
3. Klicken Sie auf Weitere Optionen, wählen Sie als Authentifizierung Benutzername und Kennwort und tragen Sie den SMTP-Login aus Ihrem 2mail-Konto ein.

Ein Microsoft 365-Postfach: kein SMTP-Feld, dafür ein Connector

Bei einem Microsoft 365- oder Exchange-Konto bestimmt nicht Outlook, sondern Exchange Online, wie Ihre Post rausgeht. Sie können dort in Outlook also keinen externen SMTP-Server einstellen, in keiner Version. Möchten Sie die ausgehende Post Ihres Tenants, oder nur die bestimmter Absender, über 2Mail laufen lassen, richtet ein Administrator das mit einem ausgehenden Connector ein: siehe einen Microsoft 365-Connector zum Relay einrichten. Oft ist das gar nicht nötig. Die gewöhnliche Büropost bleibt dann bei Microsoft, und nur die Anwendungen, die automatisch mailen, etwa Ihr Onlineshop, Ihr CRM, Ihr Scanner oder Ihr Rechnungsprogramm, bekommen das Relay als SMTP-Server.

Testen

Senden Sie eine Test-E-Mail an eine Adresse außerhalb Ihrer eigenen Domain, zum Beispiel an eine private Adresse. Schauen Sie danach ins Dashboard von 2Mail: Die Nachricht erscheint innerhalb weniger Minuten im Zustellprotokoll, mit dem Status des empfangenden Servers. Steht sie dort, funktioniert die Verbindung. Steht sie nicht dort, hat die Nachricht uns nie erreicht, und der Fehler liegt in Outlook oder in Ihrem Netzwerk.

Fehlermeldungen und was sie bedeuten

• 0x800CCC0E — Outlook kann keine Verbindung zum Server herstellen. Ursache: ein Tippfehler im Servernamen, ein anderer Port als 587 oder eine Firewall, ein Virenscanner oder ein Netzwerk, das Port 587 blockiert. Lösung: Prüfen Sie Name und Port und testen Sie in einem anderen Netzwerk, zum Beispiel über den Hotspot Ihres Telefons. Klappt es dort, lassen Sie Port 587 in Ihrem Netzwerk freigeben.
• 0x80042109 — Outlook kann keine Verbindung zum Postausgangsserver (SMTP) herstellen. Dieselben Ursachen, aber jetzt wissen Sie sicher, dass es um die ausgehende Seite geht. Oft steht der Port noch auf 25, und den blockieren viele Internetanbieter. Stellen Sie ihn auf 587.
• 0x800CCC0F — die Verbindung zum Server wurde unterbrochen. Ursache: ein Virenscanner, der ausgehende Post prüft, eine Firewall, die die Verbindung kappt, oder eine falsche Verschlüsselungsmethode. Lösung: Stellen Sie die Verschlüsselung auf STARTTLS und schalten Sie die Mailprüfung Ihres Virenscanners zum Testen vorübergehend aus.
• 0x800CCC1A — der Server unterstützt den angegebenen Verschlüsselungstyp nicht. Auf Port 587 ist SSL/TLS eingestellt. Wählen Sie STARTTLS (in älteren Versionen TLS).
• 0x800CCC79 — der Server lehnt den Empfänger ab oder meldet, dass das Weiterleiten (Relaying) nicht erlaubt ist. Outlook hat sich nicht angemeldet: Die Authentifizierung für den Postausgangsserver ist nicht angehakt.
• 0x800CCC78 — der Absender wird abgelehnt. Die Domain Ihrer Absenderadresse ist in Ihrem 2mail-Konto noch nicht als Versanddomain hinterlegt. Fügen Sie sie hinzu und bringen Sie danach die Einträge in Ordnung; lesen Sie dazu SPF, DKIM und DMARC.
• Outlook fragt immer wieder nach Benutzername und Passwort — die Authentifizierung wird abgelehnt. Sie verwenden die Daten Ihres Postfachs statt des SMTP-Logins, es steckt ein Tippfehler darin, oder der Login wurde widerrufen. Legen Sie im Dashboard einen neuen Login an und tragen Sie ihn ein.
• Die Nachricht bleibt ohne Meldung im Postausgang liegen — Outlook steht auf Offline arbeiten, oder ein sehr großer Anhang hält die Warteschlange auf.

Wie das Relay hinter den Kulissen arbeitet, lesen Sie auf wie ein SMTP-Relay funktioniert.

Häufige Fragen

Muss ich auch meinen Posteingangsserver anpassen?

Nein. 2Mail kümmert sich nur um die ausgehende Post. Ihr Postfach, Ihre Ordner und die Einstellungen für eingehende E-Mails bleiben unverändert bei Ihrem bisherigen Anbieter.

Kann ich Port 465 oder Port 25 verwenden?

Nein. 2Mail versendet ausschließlich über Port 587 mit STARTTLS. Bietet Ihr Outlook diese Kombination nicht an, aktualisieren Sie das Programm.

Ich habe ein Microsoft 365-Konto und finde nirgends einen SMTP-Server. Stimmt das?

Ja. Bei einem Exchange-Konto gibt es dieses Feld nicht. Der Weg führt über einen Connector im Exchange Admin Center, oder Sie lassen die Büropost bei Microsoft und binden nur Ihre Anwendungen an das Relay an.

Warum ein eigener SMTP-Login für Outlook?

Weil Sie ihn dann einzeln widerrufen können. Geht ein Laptop verloren oder verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, widerrufen Sie diesen einen Login, und Ihr Onlineshop und Ihre anderen Geräte versenden einfach weiter.

Klappt es nicht?

Schicken Sie uns über Kontakt einen Screenshot der Fehlermeldung und die Uhrzeit Ihres Tests. Wir schauen mit Ihnen ins Protokoll und sagen Ihnen genau, was fehlt.