Rebote blando o rebote duro: la diferencia y qué hacer con cada uno

Un rebote duro significa que la dirección es definitivamente inalcanzable: no existe, o el dominio no existe. Un rebote blando es temporal: buzón lleno, servidor momentáneamente inaccesible, mensaje demasiado grande. Ante un rebote duro elimine la dirección al momento; ante uno blando reintente un número limitado de veces y elimínela solo si el problema persiste a lo largo de varios envíos.

Cómo ver la diferencia: el código de error

El servidor receptor responde con un código de tres cifras. Los códigos que empiezan por 5 (por ejemplo 550 o 553) son permanentes: el servidor dice que no va a funcionar, tampoco más tarde. Los que empiezan por 4 (por ejemplo 421 o 452) son temporales: inténtelo de nuevo más tarde. Detrás de ese código suele figurar un estado más detallado, como 5.1.1 (usuario desconocido) o 4.2.2 (buzón lleno), más un texto en lenguaje llano.

Ese texto es más importante que el código por sí solo. Algunos ejemplos de la práctica:

• 550 5.1.1 User unknown: duro. La dirección ya no existe. Eliminar.
• 550 5.1.2 Domain not found: duro. Errata en el dominio o la empresa ya no existe. Eliminar.
• 452 4.2.2 Mailbox full: blando. Es probable que esa persona lleve tiempo sin leer. Reintentar y, si se repite, eliminar.
• 421 4.7.0 Try again later: blando, pero no sobre la dirección. El servidor receptor le está frenando (greylisting o limitación de ritmo). Esperar un poco y volver a entregar suele resolverlo.
• 550 5.7.1 Message rejected due to policy: duro según el código, pero no sobre la dirección. Es un rechazo por reputación o autenticación. Eliminar la dirección no ayuda; tiene que mirar en su propio lado.

Qué hacer con un rebote duro

Saque la dirección de su lista y asegúrese de que no vuelva a entrar por una importación o por una conexión con su CRM. Esto último se olvida a menudo: la tienda online elimina la dirección del boletín, pero el programa de contabilidad le envía una factura tres meses después. Una lista de supresión central en la plataforma de envío lo ataja, sea cual sea la aplicación que envíe.

¿Por qué tanta severidad? Los proveedores receptores cuentan cuántas veces envía a direcciones inexistentes. Un remitente que sigue haciéndolo claramente no mantiene su lista, y eso hunde la entregabilidad de todos los mensajes que envía, también a las direcciones correctas.

Qué hacer con un rebote blando

Deje que la plataforma de envío reintente automáticamente. Un planteamiento habitual son unos cuantos intentos a lo largo de uno a varios días, con intervalos crecientes. Si aun así no sale bien, el mensaje se cierra como no entregado. Eso es un rebote blando.

Más importante es qué hace a lo largo de varias campañas. Una dirección que da un rebote blando en tres envíos consecutivos se comporta en la práctica como un rebote duro: ahí no lee nadie. Fije por tanto un umbral, por ejemplo tres o cuatro rebotes blandos consecutivos, y trate después la dirección como si hubiera rebotado de forma dura. Sin esa regla arrastrará durante años los buzones llenos de empleados que ya se marcharon.

El rebote que no es un problema de dirección

Hay una tercera categoría que se clasifica mal a menudo: el bloqueo. Si ve decenas de rebotes del mismo dominio receptor dentro del mismo envío, con un texto sobre reputación, política o una lista negra, esas direcciones no están muertas. El destinatario le rechaza a usted. Esas direcciones no debe eliminarlas; tiene que resolver la causa en su lado (autenticación, reputación de IP, ritmo de envío) y volver a enviar después.

Una plataforma de envío que procesa los rebotes automáticamente, como hace 2Mail por IMAP, hace esa distinción por usted y le muestra por rechazo qué respondió exactamente el servidor receptor. Eso le ahorra leer a mano cientos de mensajes de error.

Un ejemplo práctico

Una tienda online envía cada mes un boletín a 8.000 direcciones. Tras el envío hay 120 rebotes en el resumen. Mirándolo de cerca: 70 rebotes duros con «user unknown» (clientes antiguos cuya dirección de empresa ya no existe), 35 rebotes blandos de «mailbox full» y 15 rechazos de un único dominio corporativo con un texto de política. La reacción correcta es triple: eliminar los 70, marcar los 35 y vigilarlos en los dos envíos siguientes, y para los 15 comprobar si el registro SPF de la tienda incluye el servidor de envío. Quien borrara sin más los 120 tiraría a la basura 15 buenos clientes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos rebotes son normales?

Depende de la antigüedad de su lista. Una lista que mantiene de forma activa se queda muy por debajo de lo que los proveedores consideran sospechoso. Si la cifra se dispara de repente, algo ha cambiado: una importación antigua, o un bloqueo en un proveedor.

¿Debo eliminar también los rebotes blandos en el correo transaccional?

No de forma automática. Una confirmación de pedido que choca tres veces con un buzón lleno es un cliente al que quizá conviene llamar. En el correo transaccional decide caso por caso; en las campañas deja que trabaje el umbral.

¿Puedo procesar los rebotes yo mismo?

Se puede, pero en la práctica no se hace de forma constante. Deje que lo haga la plataforma y revise el resumen cada mes.